试论实现财务管理信息化的探讨

　　[论文摘要]企业财务运行的状况，直接决定企业的发展空间。因此，现代企业都极为重视财务管理制度的建设，把财务管理当成企业发展的重要基石。文章主要从财务管理信息化的角度，去探讨企业财务管理。
　　[论文关键词]财务管理 管理信息化 管理制度

　　随着现代企业制度的建立，企业管理也在不断的变化发展。在信息时代，作为企业管理的核心内容，财务管理也需要适应时代的发展，在管理制度和方式上，实现管理的信息化。事实上，现代企业财务管理信息化的核心，就是如何建立起财务管理的计算机系统。通过现代技术和信息处理，结合企业的发展情况，通过财务问题分析、列举可能方案、估计各种不确定方案的结果、预测未来状况等方式，对企业财务管理手段进行结构化和升级，为企业提供先进的管理思想、管理方法及管理措施，最终建立起一套行之有效的财务信息化管理体系。
　　一、实施前的准备工作

　　（一）宏观分析与制定战略
　　在信息时代，管理信息化是必然的趋势，尤其是对财务管理而言，建立信息化的系统更是极为迫切。事实上，建立信息化的财务管理系统，不仅是满足企业管理的需要，更是取决于企业在市场环境下的竞争需求。因为有竞争作为动力，才会促使企业产生实施财务信息化的动力。因此，要实现企业财务管理信息化，首先就要在宏观需求上进行认真分析。我们进行宏观需求分析，主要是为了解决企业是否要进行财务信息化的问题，以及如何实现，资金和人力是否充足，预期效益是否达到既定目标等问题。同时，更重要的一点就是要对企业的竞争状况与主要竞争对手进行逐项对比，确定竞争对手的财务管理是否都达到先进水平。只有在知己知彼的情况下，制定相应的财务信息管理体系，才是有效的，才能让财务信息化的管理目标与企业发展战略目标保持一致，才能确保企业的财务得到健康发展，才能确保这一体系能够真正促使企业不断进步发展。
　　（二）招标与需求分析
　　在确定实施企业财务管理信息化之后，企业就需要在原有信息化管理系统之上，建立财务管理信息系统项目的目标，并根据企业的自身实力提出工程范围和技术要求、报价额度等。然后，再根据企业自身的状况完成需求分析。
　　第一，企业管理基础是否扎实。企业的管理基础，直接影响到财务信息化管理的执行。一般来说，假如企业的管理基础扎实，那么财务的信息化系统的建立和执行也就有了较好的基础，执行起来也就更为简单快捷。我们所说的管理基础，一方面是指文件档案齐全、数据可靠，另一方面也包括对各种规章制度、政令实施是否达到现代企业管理标准的考察。假如基础不扎实，就需要进一步夯实管理基础。
　　第二，认真分析企业整个管理系统，尤其是信息管理系统存在的问题。只有发现问题、才能解决问题，才能为财务管理的信息化奠定基础。
　　第三，根据信息化管理的需要，对各种现有财务管理系统进行标准化处理。
　　第四，分析企业财务管理信息化存在的风险。凡事有利有弊，尽管事先财务信息化管理，是大势所趋，但是在特定的情况下，企业也需要就这一措施的实施进行需求分析。可以组织熟悉企业的管理人员、信息管理部门专员、财务专员以及软件公司人员共同参与，并请有经验的管理咨询公司来进行评定分析，对财务管理信息化系统的利弊，进行最终的权衡。

　　二、实施项目组织的建立
　　一般来说，应该由软件公司和企业共同组成项目组，同时应该采用项目经理负责制。而企业在招标的过程中，需要对竞标单位的项目组进行全面的审查，确保其符合相应的组建标准。一般来说，软件公司项目组的组织架构，需要由项目经理、实施咨询顾问、技术咨询顾问和软件开发工程师、项目总监等组成。而且各个部门必须分工明确，确保整个项目得到全面的推进。

　　三、项目实施与项目管理

　　（一）制定项目实施主计划
　　实践证明，要确保财务信息化管理系统的有效的实施，就必须要建立有条不紊的实施流程，而为了保证整体工作流程的质量，就需要通过项目实施计划来指导。而企业在建立财务信息化管理系统的过程中，要全程监督项目经理在编制主计划时，确认每阶段的起始时间、项目实施的工作内容、每阶段的双方应配备的人力资源、应提交的实施成果等。
　　（二）建立项目控制机制
　　要确保财务信息管理系统的有效实施，就需要做好项目控制。事实证明，在大型项目的实施过程中，应该在整个过程中贯彻项目的控制：项目实施前的控制、实施过程中的控制、实施完成后的控制，同时遵循一定的项目控制原则。建立有效的项目控制机制，不仅能够提升管理水平，保证项目的顺利推进，也可以有效控制造价成本。为了确保财务管理信息化系统的顺利进行，应执行以下制度：

　　1.报告机制。首先，项目组成员要通过小组内部讨论解决问题，假如不能解决，再根据相关的组织结构逐级报告：向项目组长报告，向项目经理报告，向项目领导层汇报，如是重要资料，需以书面材料报告。
　　2.沟通机制。小组成员必须每周提交项目状态报告，对完成任务、存在问题及下周计划进行总结。项目经理则负责以项目进度报告的形式，向项目组成员传达相关进度，以及相关问题的解决策略，并组织讨论下周工作计划。同时，需要有专员对所有的项目会议与专题讨论会议进行记录，并完成项目信息存档。
　　3.问题跟踪机制。在项目组建的过程中，项目小组成员需要将各种问题以书面形式记录，在问题得到解决以后，形成解决结果记录。需要建立责任制，由专门的成员来完成问题的跟踪，并通过协调资源确保问题尽快的得以解决，保证项目的顺利进行。
　　4.文档管理机制。建立专门的项目文档，包括项目升级方案、计划、阶段成果确认、派工单、会谈记录、问题处理记录、培训记录、项目变动、来往信函等所有与项目有关的文档，以项目文档跟踪整个项目实施过程。
　　（三）风险控制管理
　　企业建立财务信息化管理系统的核心目的之一，就是要保障企业财务的安全。因此，企业在实现财务信息化管理系统的过程中，必须要充分考虑实施过程中可能发生各种风险，通过建立各种措施，有效的降低风险、控制风险。
　　1.项目文档规范化
　　项目文档的规范化是控制项目风险的重要手段。实践证明，如果能够有效地控制文档的质量，就能够在很大程度上控制各主要阶段的工作质量，而且可以利用高质量的文档最终完成时间，来界定各里程碑阶段的结束时间，这样就能够更好地控制项目的进度。
　　2.进度控制
　　任何项目都有一定的时间限制，企业的财务管理信息化系统，更是如此。为了控制时间和节约时间，项目经理需要根据实际需要进行定期不定期的工作进度检查，同时，根据相关的情况做好记录，阐明工作进展情况、已完成的工作、人员评价、工作质量评价工作中存在的问题以及相关的解决办法。最后，再把项目进度报告向交领导组。
　　3.严明的制度
　　财务管理涉及到企业的切身利益，对企业的发展有着决定性的影响。因此，为确保财务信息化系统得以实施，就需要制定相关的制定。毕竟，在财务管理中时常要收集与整理大量的数据，要保证数据的准确性，保证数据收集的时效性，就需要一套严格的制度和管理规范：保证各小组人员职责明确划分；基础数据准备时的配套性，力争数据在完整性的基础上，尽趋合理；保证得到相关业务部门主管及业务人员的大力配合。
　　4.质量控制机制
　　保证财务管理信息系统的质量，是确保财务安全的关键。因此，在整个项目的实施过程中，要建立有效的项目质量管理体系，最大程度地避免实施过程中出现的总体偏差，保证项目朝着预定目标方向发展。事实证明，项目质量管理的关键是建立和执行适当的表现衡量标准。

　　四、结语

　　总之，财务管理系统的信息化，是一项较为复杂的工程，需要过硬的硬件设备支持，更需要素质过硬的管理队伍作为支撑，还需要建立合理的组建机制及控制机制，才能确保整体系统的合理性，才能确保企业财务的安全。