试析做好招投标公证服务的启示

　　论文摘要 公证作为服务监督的重要环节，在招标投标活动中发挥着确保公正公平，实现招投标阳光工程的司法保障作用。公证机构的一项职能是确保招投标活动能够按照公平、公开、诚实信用、择优中标的原则进行，减少暗箱操作、保证交易公平，从而维护招标的严肃性，维护招标方和投标方的合法权益。

　　论文关键词 招标投标 公证 阳光工程

　　随着我国经济建设日新月异的发展，公证机构坚持原则、严格程序、提供全方位法律服务的特点日益显著，在招投标领域发挥着越来越重要的作用。公证机构如何防范风险，顺利实现监督职能，确保招标投标活动开标过程的公正公平，推动招投标阳光工程，值得我们思考和探讨。
　　一、公证介入招标投标活动的重要性、合法性

　　招标投标公证是指国家公证机关根据招标单位的申请，依照国家有关招标投标的法律、法规、规章和招标文件的要求，对招标投标双方的主体资格和有关文件和材料进行审查，对整个招标投标活动进行现场法律监督，证明其真实性、合法性的一种非诉讼活动。依据《中华人民共和国公证法》第11条（五）项规定，公证机构可以办理招标投标事项。招标投标是一项众多单位参加，程序复杂严谨，充满激烈竞争的重大经济活动，这项活动一旦开始，各方就要投入大量的人力、物力。为了防止招标过程中各种违法现象和不正之风的出现，招投标双方都迫切需要寻求法律手段保护自己的合法权益，公证机构此时参与进来对保证招投标活动能够按照公平、公开、诚实信用、择优中标的原则进行，是当事人都普遍采取的一种简便、有效的自我保护的法律手段。因此，我们对项目招标程序的合法性把控，对整个招投标过程的系统梳理，对各环节风险点的识别至关重要。

　　二、公证在招投标活动中的审查、监督、防控风险的作用

　　招标公证程序主要分为受理、审查、现场监督和出具公证书四个阶段。在实践中，这四个阶段在招标投标公证中并非是截然分开的，而是相互衔接、贯穿始终的全过程。整个招投标都要把握“公开”的原则，要求招标信息公开、程序公开、开标结果公开。公开的基础上要强调“程序”二字，因为结果的合法，是建立在各个招投标环节、细节程序合法的基础上。
　　（一）缜密审查、严格把关、强化受理阶段风险防范
　　审查环节非常重要。《公证程序规则》第51条规定：“公证处办理招标投标、开奖、拍卖等公证事项，承办公证员应亲临现场，对其真实性、合法性予以审查核实”。经对申请人所提交的材料的审查，对符合规定办证条件的，公证处应委派两名以上公证人员（其中应至少有一名为公证员）参加整个招标投标活动，进行现场监督。现场监督是指公证人员亲临现场，对招标投标活动的招标、投标、开标、评标定标每个环节进行监督，并予以证明的活动。在现场监督阶段，公证人员的主要任务是，监督招标投标各个环节的活动按照国家有关规定和招标文件要求的时间、地点、程序、原则和方法进行；对其中违反规定的行为予以纠正；查验有关人员的身份，审查投标方的投标资格；对招标投标过程中的主要环节和重要事项给予现场证明。根据招标投标活动各个阶段的特点和内容，公证员的现场监督活动也要有所侧重。笔者认为除严格审查《招标投标公证程序细则》第九条规定的需着重审查的事项，还要重点把握住两项审查：一是对申请人资格的审查。现在申请人大部分由原来的业主申请变成招标代理公司申请，所以在要求招标代理公司提供营业执照、组织机构代码证、招标资质证书等基础材料时，最重要的是要招标公司的中标材料，因为现在的招标公司代理项目招标由原来的指定代理变成现在的中标代理，招标公司也需要经过投标、开标、中标后才能取得项目的招标代理资格。二是对招标项目的程序性审查。主要审查：公开招标的，在招投标网上发布的开标时间的确定是否在招标文件开始发出之日起至投标文件截止之日止（即开标时间），最短不少于二十天，如果对招标文件有澄清或修改的，也必须是在招标文件要求提交投标文件截止时间至少十五天前。如果符合上述条件的，予以受理。
　　（二）审时度势，把握细节，确保招投标的公平诚信
　　投标人资格的审查一般是由招标代理在出售标书时就已经审核，笔者认为公证员审查的重点是投标人交纳保证金的时间不符合招标人的要求、代理机构拒绝接收标书时，双方对保证金的递交时间的确认，应根据双方提供的银行汇款单来确认。其次是对可以接收的标书是否密封完好的审查。这项工作一般是由公证员进行，大部分开标会议议程中有一项就是“由公证员宣布标书密封情况”的安排，此时需要提前了解招标文件上关于招标文件上规定的标书的密封条件，如在标书什么位置上加盖“密封”章才算密封完好。这里需要注意如果投标单位用单位公章密封文件的，是应该废标的，因为投标时递交的文件不能体现具体某一个投标人的任何信息。因为招标文件规定了标书的截止时间，但并不规定递交标书的起始时间，如果投标人在开标前几天递交标书，接收标书后信息外泄，容易出现被修改投标报价风险，这也是招投标中“公平”体现。第三是对投标截止时间的监督。要求公证员严格把握接收标书的截止时间。为了避免招标人与投标人的时间出现误差，实践中通常的做法是要求招标代理机构拨打北京时间的报时电话“12117”，打开免提，提示大家截止接收标书的时间。对投标时间的把握是控制投标、串标的一个最大的风险点，每延误一秒就有可能存在因为投标底价泄露致使施工单位修改报价延误递交标书，或者投标单位互相串通投标价控制整个平均报价，影响中标结果的情况，如果接收了这些迟到的标书对其他投标单位不公平，违背了的公平原则。投标时间截止后公证员要核对标书的接收情况，报名多少家，递交了多少家，要做到门清，如审查投标单位是否达到三家、各标段有多少家、投标单位对这个标段中标价等等，所有投标单位和业主在开标时基本根据这些信息就能算出自己中标的机率有多大。

　　（三）规范程序，明确职责，做好开标现场监督
　　开标是整个招投标公证的核心环节，这个环节对招标人来说关系着是否能选择优质的施工队伍，投标人是否以合理的价格中标。开标开始后要格外关注唱标，一一核对标书报价，做好记录，对于大小写不一致的，严格按照招标文件规定执行。需要特别注意的就是开标时，投标文件中开标一览表（也就是报价表）的内容与投标文件中的明细表内容不一致时，应以开标一览表（也就是报价表）为准。开标一览表的内容是经过唱标人向所有投标人公示过的，这是“公开”原则的体现，在招投标这种大型的活动中，公开的信息优先于不公开的信息，是作为招投标原则予以确认的。
　　另外开标过程中，笔者认为公证员要检查公证的授权书公证书，虽然招标文件中一般不规定公证员必须检查，但是现实中经常发现在开标过程中授权书公证书存在假证现象。诸如盖名章公证处公证员与所盖公章公证处不符；公章应该盖在日期上，假公证书却盖在“中华人民共和国XXX公证处”上等等。但对于假的公证书能不能成为业主废标的理由，是要看招标文件上规定的，公证员发现假公证书，可按照司法部办公厅和国家发展计划委员会办公厅2000年12月15日的一个联合通知《关于认真做好依法必须进行招标项目招标投标公证有关问题的通知》中的第五条规定来进行，该条规定的具体内容是“公证机构对公证过程中所发现的问题要认真做好记录，及时向有关部门反映情况”，记录好反映给业主。在开标结束时，对符合规定的程序、方法、原则的开标活动，公证人员应当场宣读开标公证词。开标结束后，在开标记录上签字，并将投标人签字确认过的开标记录表复印一份存档。
　　目前在整个招投标过程中，一般需要公证处公证的有两项，一是投标人的法定代表人对具体负责投标工作人员的授权书的公证，另一个就是开标现场的公证。授权书公证看似简单，但内涵名目颇多。如为广东某单位投标办理授权书公证，该项目涉及金额近百亿，却因公证书上钢印不清评标时被专家废标，但这个投标单位的报价在开标及评标过程中的综合评价为第一名，投标单位通过广东省交通厅、广东省纪检委来查询这个公证书的真伪。我们当时找到卷宗及交费发票的底联证明确系我处出具，因投标单位在办过公证后为了给公证书套页码，多次过打印机，结果把钢印熨平了，只有仔细地看才能看到钢印外圈轮廓。查明原因后中标单位把原来因投标实际发生的费用补贴给投标单位后双方协商解决了问题。从这个案例得出，即便一个简单的公证我们也要严格按程序办理，要做好公证工作中的每一个细节，确保公证质量。

　　三、适时记录，合理归档、秉公执法

　　开标现场监督的公证书的归档。《公证法》第35条规定“公证机构应当将公证文书分类立卷、归档保存”，这项规定使公证文书材料的立卷归档不仅是一个工作要求，而且成为一项法定的职责。档案的特点是记录的原始性，使它具有无可替代的权威性，使档案具有凭证的作用。在招标投标活动中，开标价的记录至关重要，它关系着每个投标单位一年的盈亏。曾经有一个单位在开标结束后到公证处查询开标记录，原因是记录与他们的报价不一致，查后发现是一致的，原来是是投标单位做标书的时候，领导定好了标价，但是做标的同志填写错了。所以，每次开表后，公证人员对整个现场监督活动都应认真制作记录，并存档，特别是对现场监督过程中发现的问题、提出的建议、当事人的解答、采取的措施、对投标箱、标书、投标方的资格审查的结果、发表的现场公证词等更要做出完整、准确的记录。这不仅是公证文书立卷归档的需要，也是日后发生疑问、纠纷时，分析问题、解决问题的重要凭证，切不可草率从事。
　　在整个招投标过程中，作为公证员，要尽量做到勤勉尽责，比如提醒当事人办理好授权书公证书后，如果要过打印机加页码最好不要超过两次，因为打印机的热度会使公证书上的钢印模糊，造成不必要的麻烦；接收标书时，在投标时间截止前半小时提醒招标代理核对每个标段的投标人至少要有三家，避免不能开标给业主造成损失（损失包括重新招标、评标，延误工期）。在招标公证过程中，公证人员应不偏不倚地站在公正的立场上，既维护招标方的合法权益，又维护投标方的合法权益，使招标投标活动现场监督公证能够更加为社会所信任。
　　总之，在实际工作中，要常以“如履薄冰”的心态，坚持合法性，严格程序性，把控规律性，谨慎、细致、优质、高效地提供公证服务，赢得当事人对公证工作的认可。招标投标公证已成为我国招标投标制度中的一个不可缺少的组成部门，随着招标投标制度和公证制度的发展，公证在招标投标中的作用将日益得到更充分的发挥。