图书馆电子资源的采购策略研究
发布时间：2015-07-09 10:03
摘要：介绍图书馆采购电子资源的方式，分析电子资源采购中存在的问题，提出采购电子资源应坚持的原则和若干策略、措施。怎样才能以最低的付费，引进、购买到最适合本馆的高质量网络数据库是我们必须加以重视的问题。
关键词：图书馆；电子资源；电子数据库；采购
一、电子资源采购的方式
1.图书馆独自购买。单馆购买就是由单个图书馆和数据库供应商进行商榷和谈判，购买其所需的数据库。由于数据库的特殊性，一些数据库没有可完全替代的产品，招标采购时难以做到货比三家以展开充分的竞争。如万方数据公司生产的《中国学术会议论文》数据库，因没有其他有力的可替代产品，故在采购诸如此类电子资源时一般采用直接采购法。
2.邀请招标法。邀请招标方式是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织来参与竞标，它多用于紧急情况下的采购或涉及一些高科技产品或有替代产品且为数不多的一种采购方式。目前电子图书的购买可采用此种购买方式。
3.集团购买法。集团采购是指若干个图书馆自愿组成的一种电子资源购买形式，即图书馆在购买电子数据库时，通过集团组织集中与数据库商进行谈判，节省了用户大量时间和经费，可以避免商家各个击破，并且能帮助和促进数据库商改进服务。这种方式既提供了丰富的价廉物美的数字资源和服务，又达到了资源共建共享的目标，是目前最经济最受各图书馆所欢迎的一种形式，一般集团购买通常可以得到30%~50%的价格优惠。但目前尚未纳入政府采购的范畴。
二、电子资源采购存在的问题
虽然图书馆采购数据库的方式多种多样、因地制宜，但是仍存在着一些不尽人意的地方。首先，在数字图书馆成为发展方向的背景下，每个图书馆都在尽力扩充自己的数字馆藏，大量购买各种电子资源，造成资源的重复建设和浪费。例如享誉全球的elsevier数据库，在全国就有158个图书馆拥有。其次，数据库的质量参差不齐。数据库收录文献的标准因库而异，知识结构的合理性受到了普遍质疑，同时数据库的检准率和检全率也没有保证。数据库提供的服务也比较单一，多为期刊文献，难以取得学位论文、标准文献、专利文献等。最后，图书馆的文献经费与数据库价格的不成比例。很多图书馆连原有数据库的续订都维持不了，根本不敢计划购买新的数据库。因此，怎样才能以最低的付费，引进、购买到最适合本馆的高质量网络数据库是我们必须加以重视的问题。
三、电子资源采购的原则
1.成本效益原则。以尽可能小的成本获得尽可能大的效益，是图书馆工作一项基本的经济学法则。成本效益原则主要依据标准是：电子资源与印刷型文献的价格/信息量比；订购印刷型期刊与购买联机检索服务的价格比较；电子资源使用效率与检索效果比较。这就涉及电子资源评价指标的建立。
2.需求性原则。树立“读者至上，用户第一”的采购理念，在购买数据库的问题上应尽量让读者参与进来，而不只是由学科专家来决定，因为一个数据库性能的优劣，内容是否符合读者的要求，读者最有发言权。通常，供应商先将所生产的数据库向图书馆的读者开放试用一段时间，图书馆应通过试用统计，仔细地对网络数据库的内容及特色进行比较分析，仔细调研读者在数据库免费试用期的使用情况，了解读者对该数据库的反馈意见，并及时与网络数据库商联系，解决使用中发现的问题，力争取得最好的服务水准。
3.系统性原则。电子资源采购的系统性原则分为两个方面。一是图书馆所采购的电子资源涵盖的学科比例要适当，在满足重点学科发展需要的基础上兼顾一般学科的需要，同时要照顾不同层次读者的需要，不但要购买权威性强、学术价值高的专业数据库以满足教师的教学与科研需求，也要购买综合类和应用类资源，满足学生读者完善知识结构、提高综合素质和专业技能的需求，尽量避免顾此失彼、结构失调的情况发生。二是要与纸质资源协调发展，妥善处理好二者关系，尽量避免资源的重复建设，使彼此能够在种类上相互补充，形式上相互联系，最大程度的满足读者对文献资源的需求。
4.协调性原则。电子资源购买过程中，牵涉到图书馆多个部门、多种资源的运用，因此，图书馆在采购过程中，应当对所涉及的不同部门、人力资源、硬件设备以及资金预算等进行统一安排，以保证各个部门、各种资源能够互相配合，协调运行，最大限度的提高采购效率。
四、电子资源采购的策略
1.制定科学的电子馆藏发展政策。电子资源馆藏发展政策是图书馆有关选择、购买、使用电子资源的一系列原则、标准与规定。与印刷型的信息资源相比，电子资源有着不同采购、加工、组织、使用环境和服务方式，制定电子馆藏发展政策有助于图书馆构建起科学、合理与实用的电子馆藏体系。美国绝大多数大学图书馆都在本馆的主页上发布了“电子馆藏发展政策”，而中国还没有出现， 这足以证明中国图书馆界对馆藏发展政策还不够重视。在“电子馆藏发展政策”中，数字资源的选择标准是至关重要的。这个标准一般需要考虑：本馆用户的需求、数据库覆盖的主题范围、资源是否重复、方便程度等多方面因素。其中，要重点加强馆藏特色文献数字化建设，一方面避免了馆藏中不必要的重复和浪费，缓解经费紧张；另一方面保证专业文献系统的完整性，提高馆藏质量。
2.明确分工各部门的任务与职责。根据图书馆的组织结构，成立一个由主管馆长和电子资源采购相关部门负责人及采购员等人共同参与的采购小组，各自明确职责分工。主管馆长负责从总体上把握电子资源采购工作的全面执行情况，组织召开采购小组工作会议，监督和协调各个采购环节的正常运作；参考咨询部或数字资源部、信息部要承担调研搜集电子资源的相关信息，了解本校用户的资源需求意向，组织资源试用并整理试用调查报告，负责安排资源的宣传培训，分析和评估资源总体利用情况并撰写分析报告，提交资源的采购建议书，解答用户相关咨询等等；技术或自动化部要协助电子资源的网络宣传、链接以及相关技术支持，提供设备配置的参数信息，安装和维护光盘或本地镜像资源，管理用户权限，提供电子资源的使用统计数据，解答电子资源使用技术方面的咨询工作；报刊部要负责纸本文献与电子资源的查重和比对并提交采选报告，参与电子资源的评估和合同谈判，负责光盘资源的分编典藏等工作。
3.建立合理的电子资源评价机制。如何科学评价数据库资源一直是图书馆界同人致力研究的问题，目前尚无成熟的数据库评价标准，但业界比较认可和通行的方法有两种：指标判定法和用户满意度调查法。指标判定法一般是通过需求满足指数、成本效益指数、数据库学术价值指数和权威指数、系统技术指数、售后服务指数等几方面进行综合评价；用户满意度调查法是通过访谈、意见征询、问卷调查等渠道主动获取读者对数据库评价的方法。用户满意度调查法在衡量电子资源的大多数定性指标方面，更具客观性、具体性以及易操作的特点。笔者认为，指标判定法可用作对预购数据库和已购数据库的评估标准，而用户满意度调查法则可用于对已购数据库的评价，即对图书馆所购买的新的电子资源，在使用一段时间后，采访人员要进一步通过统计数据、调查学生使用资源的情况、随访相关的教授专家及学生用户，了解新数据库是否符合学校的专业设置和发展方向、是否符合图书馆的馆藏要求、用户的满意度如何等， 并结合数据库的价格考核数据库的成本效益。
5.分析、设计电子资源价格构成和计价模式。一般而言，电子资源的价格组成包括电子资源内容费和访问费两部分。在某些定价模式下，购买者并不需要支付电子资源内容费，只需支付电子访问费，而电子访问费的计价也有多种计算方式，比如，可以根据电子资源内容费的百分比来计算，也可以根据并发用户数和机构规模的大小（即fte：全日制相当，full-time equivalent）来计算。基于fte的定价模式是根据机构的潜在用户数量来确定的一种定价模式。这种定价模式根据机构的规模大小收费，机构规模越大，费用越高。在基于并发用户数量的定价模式下，图书馆确定同时使用某一电子资源的用户数，并发用户数越大，价格也就越高。一般而言，采用基于fte的定价模式，电子资源提供商对资源一般没有并发用户数限制，但对大中型规模的机构来说，以fte计价则费用会很高。所以，图书馆应根据机构的规模及资源使用强度来确定采用fte计价还是并发用户数计价。在机构规模比较大的情况下，以资源使用强度为基准，如果对某一电子资源的用户使用强度比较高，采取fte计价比较划算；如果使用强度较弱，则采取并发用户数计价。在机构规模比较小的情况下，如果用户使用强度比较高，采取fte计价比较划算；如果用户使用强度比较弱，fte计价与并发用户数计价都可以。
参考文献：
[1]黄秀金.试论电子资源的规范化采购[j].图书馆论坛,2008,(1).
[2]王晓辉.高校图书馆电子文献数据库的采购策略[j].图书情报知识,2003,(4).
[3]蔡筱青.图书馆联盟电子资源采购[j].高校图书馆工作,2004,(5
关键词：图书馆；电子资源；电子数据库；采购
一、电子资源采购的方式
1.图书馆独自购买。单馆购买就是由单个图书馆和数据库供应商进行商榷和谈判，购买其所需的数据库。由于数据库的特殊性，一些数据库没有可完全替代的产品，招标采购时难以做到货比三家以展开充分的竞争。如万方数据公司生产的《中国学术会议论文》数据库，因没有其他有力的可替代产品，故在采购诸如此类电子资源时一般采用直接采购法。
2.邀请招标法。邀请招标方式是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织来参与竞标，它多用于紧急情况下的采购或涉及一些高科技产品或有替代产品且为数不多的一种采购方式。目前电子图书的购买可采用此种购买方式。
3.集团购买法。集团采购是指若干个图书馆自愿组成的一种电子资源购买形式，即图书馆在购买电子数据库时，通过集团组织集中与数据库商进行谈判，节省了用户大量时间和经费，可以避免商家各个击破，并且能帮助和促进数据库商改进服务。这种方式既提供了丰富的价廉物美的数字资源和服务，又达到了资源共建共享的目标，是目前最经济最受各图书馆所欢迎的一种形式，一般集团购买通常可以得到30%~50%的价格优惠。但目前尚未纳入政府采购的范畴。
二、电子资源采购存在的问题
虽然图书馆采购数据库的方式多种多样、因地制宜，但是仍存在着一些不尽人意的地方。首先，在数字图书馆成为发展方向的背景下，每个图书馆都在尽力扩充自己的数字馆藏，大量购买各种电子资源，造成资源的重复建设和浪费。例如享誉全球的elsevier数据库，在全国就有158个图书馆拥有。其次，数据库的质量参差不齐。数据库收录文献的标准因库而异，知识结构的合理性受到了普遍质疑，同时数据库的检准率和检全率也没有保证。数据库提供的服务也比较单一，多为期刊文献，难以取得学位论文、标准文献、专利文献等。最后，图书馆的文献经费与数据库价格的不成比例。很多图书馆连原有数据库的续订都维持不了，根本不敢计划购买新的数据库。因此，怎样才能以最低的付费，引进、购买到最适合本馆的高质量网络数据库是我们必须加以重视的问题。
三、电子资源采购的原则
1.成本效益原则。以尽可能小的成本获得尽可能大的效益，是图书馆工作一项基本的经济学法则。成本效益原则主要依据标准是：电子资源与印刷型文献的价格/信息量比；订购印刷型期刊与购买联机检索服务的价格比较；电子资源使用效率与检索效果比较。这就涉及电子资源评价指标的建立。
2.需求性原则。树立“读者至上，用户第一”的采购理念，在购买数据库的问题上应尽量让读者参与进来，而不只是由学科专家来决定，因为一个数据库性能的优劣，内容是否符合读者的要求，读者最有发言权。通常，供应商先将所生产的数据库向图书馆的读者开放试用一段时间，图书馆应通过试用统计，仔细地对网络数据库的内容及特色进行比较分析，仔细调研读者在数据库免费试用期的使用情况，了解读者对该数据库的反馈意见，并及时与网络数据库商联系，解决使用中发现的问题，力争取得最好的服务水准。
3.系统性原则。电子资源采购的系统性原则分为两个方面。一是图书馆所采购的电子资源涵盖的学科比例要适当，在满足重点学科发展需要的基础上兼顾一般学科的需要，同时要照顾不同层次读者的需要，不但要购买权威性强、学术价值高的专业数据库以满足教师的教学与科研需求，也要购买综合类和应用类资源，满足学生读者完善知识结构、提高综合素质和专业技能的需求，尽量避免顾此失彼、结构失调的情况发生。二是要与纸质资源协调发展，妥善处理好二者关系，尽量避免资源的重复建设，使彼此能够在种类上相互补充，形式上相互联系，最大程度的满足读者对文献资源的需求。
4.协调性原则。电子资源购买过程中，牵涉到图书馆多个部门、多种资源的运用，因此，图书馆在采购过程中，应当对所涉及的不同部门、人力资源、硬件设备以及资金预算等进行统一安排，以保证各个部门、各种资源能够互相配合，协调运行，最大限度的提高采购效率。
四、电子资源采购的策略
1.制定科学的电子馆藏发展政策。电子资源馆藏发展政策是图书馆有关选择、购买、使用电子资源的一系列原则、标准与规定。与印刷型的信息资源相比，电子资源有着不同采购、加工、组织、使用环境和服务方式，制定电子馆藏发展政策有助于图书馆构建起科学、合理与实用的电子馆藏体系。美国绝大多数大学图书馆都在本馆的主页上发布了“电子馆藏发展政策”，而中国还没有出现， 这足以证明中国图书馆界对馆藏发展政策还不够重视。在“电子馆藏发展政策”中，数字资源的选择标准是至关重要的。这个标准一般需要考虑：本馆用户的需求、数据库覆盖的主题范围、资源是否重复、方便程度等多方面因素。其中，要重点加强馆藏特色文献数字化建设，一方面避免了馆藏中不必要的重复和浪费，缓解经费紧张；另一方面保证专业文献系统的完整性，提高馆藏质量。
2.明确分工各部门的任务与职责。根据图书馆的组织结构，成立一个由主管馆长和电子资源采购相关部门负责人及采购员等人共同参与的采购小组，各自明确职责分工。主管馆长负责从总体上把握电子资源采购工作的全面执行情况，组织召开采购小组工作会议，监督和协调各个采购环节的正常运作；参考咨询部或数字资源部、信息部要承担调研搜集电子资源的相关信息，了解本校用户的资源需求意向，组织资源试用并整理试用调查报告，负责安排资源的宣传培训，分析和评估资源总体利用情况并撰写分析报告，提交资源的采购建议书，解答用户相关咨询等等；技术或自动化部要协助电子资源的网络宣传、链接以及相关技术支持，提供设备配置的参数信息，安装和维护光盘或本地镜像资源，管理用户权限，提供电子资源的使用统计数据，解答电子资源使用技术方面的咨询工作；报刊部要负责纸本文献与电子资源的查重和比对并提交采选报告，参与电子资源的评估和合同谈判，负责光盘资源的分编典藏等工作。
3.建立合理的电子资源评价机制。如何科学评价数据库资源一直是图书馆界同人致力研究的问题，目前尚无成熟的数据库评价标准，但业界比较认可和通行的方法有两种：指标判定法和用户满意度调查法。指标判定法一般是通过需求满足指数、成本效益指数、数据库学术价值指数和权威指数、系统技术指数、售后服务指数等几方面进行综合评价；用户满意度调查法是通过访谈、意见征询、问卷调查等渠道主动获取读者对数据库评价的方法。用户满意度调查法在衡量电子资源的大多数定性指标方面，更具客观性、具体性以及易操作的特点。笔者认为，指标判定法可用作对预购数据库和已购数据库的评估标准，而用户满意度调查法则可用于对已购数据库的评价，即对图书馆所购买的新的电子资源，在使用一段时间后，采访人员要进一步通过统计数据、调查学生使用资源的情况、随访相关的教授专家及学生用户，了解新数据库是否符合学校的专业设置和发展方向、是否符合图书馆的馆藏要求、用户的满意度如何等， 并结合数据库的价格考核数据库的成本效益。
4.大力推行资源共建共享和集团采购。共建共享不但可以用较少资金拥有更多的资源，而且可以避免重复采购，促进馆际交流，也有利于数据库的维护和服务。笔者认为，以地区为单位，多个图书馆联合起来，共同出资购买某个数据库，或每个图书馆购买一部分，统一放在一个镜像站点上，大家共同使用，真正做到资源的共建共享，是不错的选择。这种分买合用或合买共用的采购方式尤其适用于价格昂贵的外文数据库。集团采购不但价格优惠，也有利于售后服务，更重要的是可以促进集团内各图书馆之间的宣传、培训和使用数据库方面的交流，有利于提高工作人员的业务水平，提高图书馆的服务质量，也可促进资源的共建共享。在中国，目前采用集团形式进行电子资源建设的主要是calis。目前，calis的会员馆已联合采购了几十个外文数据库，价格折扣最高达65%以上。另外，图书馆电子资源联盟（library consortia）作为一种资源共享、利益互惠的组织形式为越来越多的图书馆所关注。
5.分析、设计电子资源价格构成和计价模式。一般而言，电子资源的价格组成包括电子资源内容费和访问费两部分。在某些定价模式下，购买者并不需要支付电子资源内容费，只需支付电子访问费，而电子访问费的计价也有多种计算方式，比如，可以根据电子资源内容费的百分比来计算，也可以根据并发用户数和机构规模的大小（即fte：全日制相当，full-time equivalent）来计算。基于fte的定价模式是根据机构的潜在用户数量来确定的一种定价模式。这种定价模式根据机构的规模大小收费，机构规模越大，费用越高。在基于并发用户数量的定价模式下，图书馆确定同时使用某一电子资源的用户数，并发用户数越大，价格也就越高。一般而言，采用基于fte的定价模式，电子资源提供商对资源一般没有并发用户数限制，但对大中型规模的机构来说，以fte计价则费用会很高。所以，图书馆应根据机构的规模及资源使用强度来确定采用fte计价还是并发用户数计价。在机构规模比较大的情况下，以资源使用强度为基准，如果对某一电子资源的用户使用强度比较高，采取fte计价比较划算；如果使用强度较弱，则采取并发用户数计价。在机构规模比较小的情况下，如果用户使用强度比较高，采取fte计价比较划算；如果用户使用强度比较弱，fte计价与并发用户数计价都可以。
参考文献：
[1]黄秀金.试论电子资源的规范化采购[j].图书馆论坛,2008,(1).
[2]王晓辉.高校图书馆电子文献数据库的采购策略[j].图书情报知识,2003,(4).
[3]蔡筱青.图书馆联盟电子资源采购[j].高校图书馆工作,2004,(5
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