浅析高校图书馆期刊阅览室管理方式的调查研究

论文关键词:期刊阅览室;管理方式;问题及对策;自动化
论文摘要:通过采访调查天津各高校图书馆期刊阔览室的管理现状，分析了期刊阅览室服务工作中普遥存在的问题及对策，针对期刊阅览室管理方式落后及书刊结构不合理的问题，提出了研究和实现一套期刊阅览室自动化管理系统的必要性，为系统开发做了需求分析。
期刊是刊载科学技术文献和反映科技情报的主要工具，它及时报导和反映国内外科学技术的研究成果与发展趋势，由于期刊一般只供阅览而不外借，各高校图书馆的期刊阅览室成为科研活动集中，活跃和重要的场所，因此需要充分发挥高校图书馆期刊阅览室的作用，提高期刊阅览室的管理水平，最大限度地满足读者对文献资源的需求。
　　1、天津各高校图书馆期刊阅览室的管理方式调查
高校图书馆期刊管理一般包括两个部分:期刊业务工作管理和期刊阅览室管理。天津高校图书馆由于统一使用美国sirsi公司的unicornconsortia自动化联合系统，因此天津高校图书馆期刊业务工作管理都在该系统上实现期刊的采购、登记(验收)、过刊装订典藏及opac公共目录统一检索。
天津高校图书馆期刊阅览室管理大部分采用手工方式。据统计，其管理方式可分为以下几个方面:
　　1.1阅览用户管理
阅览用户管理采用手工登记方式，当读者进人期刊阅览室时，向管理人员出示图书借阅证，由读者或者管理人员登记读者姓名、院系等信息。天津各高校图书馆期刊阅览室的管理大多采用这种方式，例如师范大学馆、工业大学馆、职业大学馆、城建学院馆、医科大学馆、中医药大学馆等。
手工登记方式需要专门的管理人员进行监督。这种方式在实际应用中，管理人员一般不会或者无法做到认真查看读者图书借阅证上的信息，确认与其本人登记信息一致。在没有工作人员值守时，读者一般不会认真登记，字迹潦草不易辨认，而且纸质的登记表，不方便对阅览的读者及其信息进行统计。
　　1.2期刊防盗管理
期刊防盗管理使用图书检测仪，期刊中装有磁条，期刊阅览室门口安装有图书检测仪(防盗用的磁条检测仪)，防止读者将书刊带出阅览室，有的图书检测仪有简单的人次统计功能。大多数图书馆内部书库门口都安装有若干这样的防盗用磁条检测仪，包括图书借阅处、现刊阅览室、过刊阅览室，古籍阅览室等，在读者试图将期刊带出阅览室时，图书检测仪会发出灯光显示和音响报警，提醒期刊阅览室管理人员发现和解决问题。
　　1.3期刊架位管理
一些高校图书馆使用代书板防止乱架，如天津职业大学图书馆，即在读者进人期刊阅览室时，手工登记姓名、院系等信息后，使用图书借阅证换取代书板。
　　2、期刊阅览室服务工作中存在的问题及对策
　　2.1管理中存在的一些传统问题
(1)乱架。
期刊是按照一定的顺序摆放，位置都是固定的，由于期刊阅览室面积很大，并且实行开架管理，有些读者在阅览完期刊后，并没有把期刊放回原来的位置，期刊摆放混乱，影响其他读者的查找。针对这一现象，可以采取以下措施来有效地改善:在期刊摆放位置上明确标明该位置期刊的名称，这样可以方便读者在阅览完期刊后，根据期刊上的标题找到期刊所在位置;有的图书馆期刊阅览室采用代书板减少乱架。
代书板是传统图书馆在实行开架借阅后，为减少书刊错架乱架现象所采取的一种有效措施，然而，随着图书馆逐渐走向自动化，网络化，数字化，代书板的使用呈现出诸多弊端，例如限制了人库读者人数；读者忘记代书板上的号码，使得读者要在整个书库中寻找自己的代书板，甚至误取了另外读者的代书板而造成图书乱架，这种方式还容易导致图书借阅证错拿或遗失，给读者带来不必要的损失，本着方便读者，一切从读者出发，以人为本的理念，很多图书馆采取取消代书板，加强读者教育的方式，熟悉馆藏分布及排架方法的读者可以在浏览图书后将其自行归位，而另外一些读者可以将浏览不准备借阅的图书放在书车中，由工作人员来归架。但是对于期刊阅览室，使用代书板却是切实可行的，因为期刊阅览室的座位有限，我们可以准备同样数量的代书板，读者在取阅期刊后使用代书板放在期刊所在位置，这样可以有效防止乱架，也可以限制读者一次只能取阅一本期刊，因为期刊、代书板、读者是一一对应的，能有效降低期刊丢失率，方便管理人员巡库时及时发现问题。

天津师范大学图书馆期刊阅览室采用第一种方法，在期刊摆放的位置下方标明期刊的名称，而且将期刊阅览室中书刊的排架方式说明张贴在期刊阅览室内，这种方式可以和代书板结合使用来达到更好的效果。
(2)期刊损坏，丢失。
有些期刊遭到损坏，原因一般是读者对期刊的部分内容感兴趣，但是复印不方便，才直接撕下带走，针对这一问题，可以在期刊阅览室内设置复印机，方便读者复印;有些图书馆在阅览室内安装摄像头，阅览室管理人员在计算机终端上直观地进行监督;在阅览室门口安装图书检测仪，也可以防止书刊被带出阅览室。其次，期刊阅览室采用开放式的阅览风便于管理人员巡库和公众监督，也可以降低期刊的损坏率和丢失率。

另外还有读者同时拿多本期刊的问题，对于这种浪费资源的情况，管理人员可以时常巡库，对违反规定的读者，耐心解释，劝说其遵守期刊阅览室一次只能取阅一本的规定，相信只要我们不断健全管理制度和加强宣传教育，并随着读者素质越来越高，很多问题是可以避免发生的，期刊阅览室不和谐的现象也会越来越少。
　　2.2期刊结构不合理
馆藏书刊资源的种类和质量是期刊部门能否有效服务于教学、科研的关键所在，长期以来，期刊阅览室没有提供一个畅通有效的渠道接受读者的反馈，工作人员并不知道读者对期刊使用的满意程度。很多图书馆在采购期刊时，兼顾了期刊连续性、系统性的基础上，没有了解重点刊物内容和注意掌握读者的阅读倾向，没有根据时代的变化和学校专业设置的变化进行及时地调整，从而导致期刊结构不合理，利用率不高。针对这一问题，应该采取先进的技术手段，加强读者信息调查及反馈工作力度，深人研究读者需求层次，阅读类型和心理效应等。
　　3、期刊阅览室自动化管理系统的需求分析
期刊阅览室管理中出现的传统问题都可以通过对读者的宣传教育以及管理人员耐心细致的服务来得到很好的解决，然而，天津大多数高校图书馆期刊阅览室的管理还采取手工登记方式，对于读者的统计是基于文本、表格等纸介质的，不便于对读者数量，分类及期刊利用率等进行统计，而且数据处理手工操作，工作量大，出错率高。为此，需要利用先进的计算机和数据库技术开发图书馆期刊阅览室管理系统，在期刊阅览室的管理中实现系统化、自动化，减少工作量，提高效率及可靠性。
通过对期刊阅览室管理工作的内容进行分析，期刊阅览室自动化管理系统应包括以下功能:
(1)读者管理。
读者只需扫描图书借阅证的条码就可以完成读者身份验证，读者详细信息的记录，使期刊阅览室的管理告别手工登记方式。
(2)期刊阅览统计。
能够对读者及其取阅期刊进行记录，了解不同读者群的阅读兴趣，不同种类期刊的利用率，以指导期刊的订阅和采购，优化资源配置，更好地根据读者的期望提供各类资料。
(3)期刊复印管理。
期刊阅览室一般会为读者提供复印服务，此功能帮助工作人员管理和记录读者复印期刊的情况。
(4)统计分析。
此功能模块可以对各种统计数据进行分析，及时发现问题，有针对性地对读者开展宣传、辅助和引导工作，把期刊中特定领域有参考价值的文献主动介绍给相关的读者，进一步提高服务质量和管理水平。
期刊阅览室自动化管理系统可以集存储、分析、统计、打印于一身，节省人力物力而且调用方便，统计快捷，准确性高。
　　4、总结
本文通过采访调查天津各高校期刊阅览室的管理方式，分析了期刊阅览室的管理现状，探讨了完善期刊阅览室管理的方法，为构建期刊阅览室自动化管理系统做好了需求分析。