浅析以项目管理方式提高图书馆管理效率 以为研

论文关键词：图书馆　项目管理　管理效率
　　论文摘要：随着教育事业发展，图书馆工作核心已逐渐从为读者服务到主动引导读者获取适当的知识。图书馆的日常运作已不能满足新功能发展的需要，项目管理把人力、财力、物力进行集中，具有目标性强、效率高、操作性强等特点，以项目管理的方式既能维持图书馆传统功能，又能更好地开拓图书馆新功能。
循规蹈矩的管理方式可以为人们提供一个长期有效的环境，然而随着社会、信息技术的发展，组织环境不断地发生变化，基于项目的组织越来越普遍，基于项目的管理也逐渐成为新一代的通用管理模式。图书馆事业的发展正面临着许多改变、机遇、挑战，把项目管理的一些概念和方法引用到图书馆管理中，可以使图书馆提高管理效率和排除一些管理中的障碍。
　　1、项目管理的基本概念
　　1.1项目的定义
项目是一种努力(endeavor)，它以一种新的方式将人力、财力和物资进行组织，完成由独特范围定义的工作，使工作结果符合特定的规格要求，同时满足时间和成本的约束条件。项目具有定量和定性的目标，实现项目目标就是能够实现有利的变化。
　　1.2项目管理的特质
以目标为导向的管理思路;管理方法具有普遍意义，可应用于各个行业:管理过程模块化，具有可“重复”应用的性质，易于移植;系统的管理方法有一定的标准体系。
　　1.3项目管理的优势
有助于实现组织的战略目标:规范的管理方法，降低组织的管理成本;利于组织人才的培养及提升企业的凝聚力;明确的管理过程，使管理结构更加扁平化，提高管理效率。
　　1.4项目管理的过程
项目管理是一个一次性的、渐进的、系统的过程，它主要分为:(1)启动过程;(2)计划过程;(3)执行过程;(4)控制过程;(5)结束过程。
　　2、图书馆开展项目管理的必要性
一个组织之所以做项目，是因为在实施计划的过程中，一段时间后，发展的方向会逐渐偏离目标。如果图书馆的目标是更好地为读者服务，进一步的是引导读者获取相应的信息，在实际的工作中，往往不能满足读者的要求，不能履行引导读者获取信息的功能或一些矛盾，如采用项目管理的方式，会使计划落差缩小，如图1。

在图书馆的管理中，往往缺少计划和目标，都是一些日常的管理。这些不利于图书馆与社会发展接轨与创新。虽然图书馆不是以经济利益为目标，但以项目的方式开展一些工作，必定会使图书馆的发展有所创新和得以持续性发展。
　　3、图书馆的一些功能满足项目管理的特质
　　3.1研究生撰写论文进行专题服务

图书馆应为研究生提供足够的信息检索点，编制各种专题目录，提供最新期刊信息通报、索引、文摘等二次文献以及提供专题综述、图书评述等三次文献，建立学位论文数据库等。每年研究生论文撰写有高峰期，研究的具体方向也不同，有新增的专业，有国内国际新的研究成果，都需要一个专门的项目管理团队来完成。其目标就是更好地服务于研究生，创造质量更高的研究生论文，提高学校教学质量。
　　3.2科研项目提供重点服务
每个科研项目都有一定的截止日期，各个方向的不同都需要专业的人士提供信息，项目管理运用在各个方向科研项目中，提高质量与速度。
　　3.3图书馆特色数据库的建设
图书馆数据库的开发，往往有一定的周期性，开展起来需要一定的经费和资源。按照项目管理的模式，可对成本进行估算、控制、管理现金流等。
　　3.4图书馆组织的各种学生活动
例如每年的讲座等都可以由项目的形式展开。
　　3.5图书馆人才培养等管理工作
在图书馆所有日常管理中，图书馆的人才培养是最适合开展项目的。图书馆一直存在吸收高级人才难的问题，对图书馆现有人才进行培养，可为图书馆的发展提供人才。图书馆人才培养可按年为时间单位，开展不同内容和不同层次的培训，对培训的结果还可进行考核和评估。
　　4、项目管理方式开展图书馆工作的步骤
　　4.1项目规划与计划
首先要组建团队，团队的成员必须了解获取图书馆信息途径，和一定的专业背景和协调能力;其次是计划为服务对象开展哪些服务，为研究生和教职工撰写论文提供服务，内容可有以下几个方面:(1)咨询服务，为服务对象提供面对面服务，包括介绍、指导服务对象研究方向的馆藏资源等;(2)整理、编写相关专业的二次文献，最新研究动向等;(3)与采购部门联系引进服务对象需要的资源;(4)开展论文写作讲座或交流等活动;(5)建设与学校专业相关的特色论文数据库;(6)帮助服务对象进行科技查新工作;(7)对一些服务进行合理收费工作;(8)在馆内设立研究生论文撰写教室，配备相关计算机等资源，为学生与指导教师提供交流的平台等。
　　4.2项目组织形成
由于项目的一次性与独特性的特点，在决定一个项目以后，就需要根据这一项目的具体情况，建立项目的管理班子，负责项目的实施、费用控制、时间控制和质量控制，按项目的目标去实现项目。按照组织结构的基本原理和模式，项目的组织结构也可分为线性的项目组织结构、职能的项目组织结构和矩阵的项目结构等若干形式。项目管理组织的结构实质上决定了项目管理班子实施项目获取所需资源的可能方法与相应的权力，不同的项目组织结构对项目的实施会产生不同的影响。由于图书馆开展的项目相对比较单纯，也不是以纯粹的经济利益为目的，可采取线形和职能相结合的形式，见图2。

　　4.3项目实施及控制
　　4.3.1对项目进行资源分配

每个组织的人力资源配置都有一定的限额。当图书馆开展项目的时候，不可能专门配置项目人员。对资源的分配要避免“按人员分配工作还是按工作分配人员”的风险。以为研究生、教职工撰写论文及开展课题提供服务为例。见图2，项目组长直接向馆长负责，主要由组长服务对象，由组织成员收集信息、整理信息及一些服务服务对象的工作。组织成员可由各部门的人员参加，如采编，信息，流通等部门，组织成员最好具有外语、计算机及其他专业知识背景、对本部门工作熟悉，便于开展工作，由项目组长协调工作。
　　4.3.2实施计划
实施计划的过程主要包括:对将进行的活动进行计划安排，包括估算工作内容和工期，在工作范围内对活动进行日程安排等:对工作授权;描述活动的日程安排和描述时间进度。以为研究生、教职工撰写论文及开展课题提供服务为例，项目组成后，在实施的过程中由项目组长对工作进行安排，定义团队，组织工作人员进行工作。
　　4.3.3分配工作
当工作即将开展时，要明确每个项目成员的工作职责、范围及时间等。以为研究生和教职工撰写论文提供服务为例，分配工作包括:项目组长开展讲座等活动、负责内部协调、拟订研究方向、收集资料、科技查新及服务等工作，项目成员按照项目组长的要求，分别负责收集资料，制作数据库，向项目组长提供信息、服务等工作。
　　4.3.4有效控制
当项目被运行，我们必须确保它能取得预期的效果，以为研究生、教职工撰写论文及开展课题提供服务为例，项目的运行是更好地服务于服务对象，从而提高论文的数量与质量。在项目的开展过程中，肯定会出现一些矛盾和困难使服务对象不能获取相应的最新的信息或使服务对象不愿意接受服务。如果出现这样大的偏差就采取纠正措施，这种结构化的方法就是控制，控制过程包含以下4个关键步骤:(1)指定计划并估算执行情况;(2)检测并报告结果;(3)将报告结果与计划进行对比，并预计未来结果;(4)计划并采取有效行动来修复原订计划，或者将偏差减少到最小，见图3。

　　4.4项目收尾
项目要注意两个问题，以为研究生、教职工撰写论文及开展课题提供服务为例，第一此项目虽然有研究生毕业时间及课题结束的时候，但时间持久，为了更好地总结经验，可以以年或学期或学年单位进行总结。为了下一次项目的开展，对已结束项目要做好数据和信息进行记录，总结经验教训;第二是必须保证项目成员为自己的付出得到相应的回报和奖励。在开展项目的过程中，可进行合理收费，项目成员除了完成自己的工作还承担了项目的工作，虽然图书馆项目开展的经济效益不明显，可采取适当经济奖励等方式来奖励项目工作人员，除此之外还有评优、升职等方式。