探索企业档案管理模式的改革

在深化企业改革中，档案工作面临着一场严峻的挑战和考验.是因循守旧、等待观望，还是更新观念、拓展企业档案工作广阔的发展空间，提高企业可持续发展的竞争能力，寻求档案工作自身发展的新路子，这是企业档案部门必须作出的选择因此，企业档案工作者必须从固化的思维定式中走出来，与时代合拍，与企业合拍，去探索新的适合企业档案管理工作的新思路。

一、企业档案管理模式之比较

企业档案管理模式主要有三种类型:一是档案分散管理模式这种模式是将企业各种门类的档案分别保存在各有关部门如文书档案保存在办公部门，会计档案保存在财务部门，科技档案保存在生产技术部门等。二是档案集中管理模式。这种管理模式是将企业文书、科技、会计等各种门类的档案集中统一管理。它实际上是一个企业单位档案信息的综合体，在企业负责人的直接领导下，作为企业单位整个管理系统的一个子系统，承担着企业全部档案信息资源的储存、管理和开发利用工作，发挥统一管理档案和对内、对外组织档案信息流通的作用。三是信息一体化管理模式这种管理模式是集档案、科技情报、科技图书资料等各种信息于一体，实行一体化管理，是企业内部统一的信息管理中心。

以上三种模式，前两种模式属于单一的档案信息管理模式，这种管理模式形成的客观条件是在档案工作恢复、整顿时期在计划经济条件下，由于档案工作所处的地位、环境和业务建设的需要，比较强调工作机构的独立，以便档案工作的正常开展在当时的条件下是适应客观需要的，也促进了档案事业的发展。但在新形势面前，特别是在市场经济条件下，这种单一的档案管理模式由于所贮存信息的单一性，所反映内容的滞后性，所提供信息的局限性，己难以适应企业深化改革的需要和满足企业对各种信息的需求而信息一体化管理模式集各种信息于一体进行综合管理、开发，具有信息来源的广泛性、信息贮存的集中性、信息内容的全面性、信息输出的综合性特点，不仅能满足企业对各种信息的需求和适应企业走向市场的需要，而且有利于档案事业的发展。

二、要从传统思维方式的束缚下解放出来

经济全球化是21世纪不可阻挡的历史潮流，加入世贸组织后，国内国际市场己不再存在不可逾越的界线。信息化、网络化发展改变了企业传统的经营理念和经营方式，可持续发展的需要改变了企业的经营目标。随着企业外部大环境的变化和企业本身生存、发展的需要，企业档案工作不可能再安安稳稳、默默无闻、轻车熟路的走下去了。在计划经济体制下，对企业档案管理过于理想化，缺乏对企业生存的认i识而在市场经济体制下，企业保存档案决不是为人类保存记忆，而仅仅是为企业的生存和发展保存的一种资源，它和企业的生存发展息息相关，企业对它创新的要求则更迫切。因此，我们需要思索，需要从固化的思维定式中走出来，与时代合拍，与企业合拍，去探索一些新的、自己还不熟悉的东西，超越我们过去的，并且被实践证明是成功的经验；超越目前正在指导我们工作的路子；超越我们自己的认识能力和工作水平去为企业的生存发展创造一切有利的条件。

三、要有融入企业全方位管理的大档案思想

企业档案工作的创新思维要有融入企业全方位管理的大档案的思想有两个层次：第一，企业档案工作必须和企业各项工作“互联”解决企业档案工作的“孤岛”问题第二，企业档案工作者必须从社会和企业的大视野中重新认识自己的工作性质，跳出档案圏子看档案。

过去，企业档案人员习惯于守摊式地管理档案室工作，两耳不闻窗外事，一头钻进故纸堆'忙忙碌碌无人知晓，和企业其他部门缺少交流和沟通，企业档案工作“孤岛”现象特别严重，人们对企业档案的重要性了解不是很深而将企业档案工作融入企业主体工作后，企业获得了效益，档案工作受到了重视，档案工作与各方面的联系和沟通得以加强^例如，企业荣誉档案室的建立，过去总认为是档案工作的一部分，都是办公室和档案室一家在抓、在忙，跳不出档案这个圏子，很难有新意和上档次。当把这项工作融入企业这个大范围作为企业文化建设去思考，走出档案室，和企业宣传、工会、企业管理等部门沟通、接触、共同策划和建设，纳入CIS企业识别系统，赋予荣誉档案以企业文化底蕴，就会别有洞天企业“荣誉档案室”演变为“企业发展展示厅”，这不仅拓展了企业档案工作的发展空间，更为展示企业风采、提高企业竞争力开辟了窗口同样，这还可推广到企业档案工作与信息部门的沟通与联系，企业档案工作与企业规划、法制等部门的亲密接触等等

另外，企业档案工作必须从社会和企业的大视野中重新认识自己，跳出档案圏子看档案。我们所有关于档案工作的言行，大都是站在档案工作的角度去说和做的。如果我们换位思考，得出的结论却大相径庭。作为档案利用者，我只要求方便、快捷的利用档案，如果达不到要求，首先，我不愿意把资料交给你，其次，我也不愿意到你那里去查找档案所以说，档案工作者需要从档案分类的复杂、有关手续的繁杂、规章制度的不合时宜、档案管理水平的落后等等方面去找寻原因。因此，怎样跳出档案这个圏子，站在科技迅猛发展的高度来思考档案的现代化管理问题，应是企业档案管理创新思维的重要课题。

四、要立足于适应时代潮流的变革

创新思维的本质是继承和扬弃的结合，是怀疑突破与重新构筑的辨证统一，不同的时空成就不同的创新思维21世纪是一个变幻莫测的世纪，时代的潮流在向前发展，在层出不穷的新事物和不断缩短的更新周期面前，我们要与时倶进时代潮流的变革激发我们的创新思维，企业档案工作的创新思维必须适应时代潮流的变革。

计划经济体制下，企业档案工作过去一直是重基建轻管理，重生产轻营销。市场经济体制下，企业管理提到了一定高度，但对企业档案却始终重视不够。应该将企业档案管理运用到“双赢”原则之中，即思考问题或付诸行动不是从自己一方的利益出发，而是交往双方都获得利益的角度出发去思考，那么，企业档案工作就会是“双赢”或“多赢”的局面。

企业在激烈的市场竞争中要生存、发展，必须要掌握综合、有效、及时的各种信息，这是客观的需要。实行一体化信息管理后，企业档案、情报、图书、资料等信息都集为一体，可以成为企业领导进行科学决策的依据。如果是单一的档案信息，往往只是反映企业内部活动的信息，滞后性、内部性特点比较突出，是低层次、封闭式、内向型的，只有与情报、图书、资料等信息融为一体，才有较高的使用价值。

利用电脑是企业发展的总趋势，但目前大多数企业档案、情报、图书、资料处于分散管理，由于价格较贵，受经费所限而无法购置计算机等现代化设备。有些单位虽然添置了一些现代化设备，但各自为阵，效率不高造成浪费，影响现代化设备的应用。实行一体化管理，可以对现有设备集中使用，对信息进行综合开发，实现各种信息输入、计算、分析、检索的自动化，赢得时间，增加效益，从而加速企业信息管理的现代化进程在企业深化改革、转换经营机制过程中，几乎所有企业都本着“理顺、精干、高效”的原则，对原有的管理机构和人员进行了撤并和精简。如果将原来分散管理的档案、情报、图书、资料实行一体化管理，是顺应企业深化改革的需要的，同时还可以节省人力，集中资金和设备以最少的投入获取较大的效益

五、要有可持续发展的战略眼光和超前意识

知识经济时代的到来，使企业管理的理念发生了重大转变，开始由“信息价值链”向“知识价值链”转化，认识到知识经济最关键的组成部分是人力资源，企业拥有的信息资源数量与质量优势，重要的是体现为企业获取市场分析、经验状况和决策支持以及新产品开发信息的能力。知识管理的过程“具体包含了信息技术处理数据与信息的能力以及人们创造和创新的能力有机结合的组织过程”。这就要求档案人员必须不断地学习、掌握新知识和新技能，不再局限于一般的档案信息的开发利用，而应当重视参与到整个企业的知识交流与共事之中，促进企业知识交流与应用，谋求企业综合利益的最大化

人与人之间最大的差异，是思维方式和思维水平的差异，不同的思维，造就不同的人生，不同的思维，形成个人不同的发展结果在现代企业管理中，档案人员仅为了当好士兵是不够的，必须要有创新的能力。企业档案工作要发展，要更好地为企业可持续发展服务，就必须创新思维

作者：余青雅(青海日报社，青海西宁810000)