企业档案管理建设应用方法论文（共3篇）

　　第1篇：浅谈建筑工程企业档案管理

　　一、建筑工程档案的概念和特点分析

　　（一）建筑工程档案的概念

　　通常来说，建筑工程档案主要记录的是建筑工程的设计、施工中期和竣工验收。而每一阶段和过程的工作内容都应当记录在案。具体来说，在建筑工程设计阶段建筑工程档案主要记录的是建筑工程的地质条件、工程预算、招投标情况以及审批情况等。而在施工中期建筑工程档案主要记录的则是消防设施安装、材料使用情况、人工使用情况。同时，针对性记录暖通、通风等具体设施和数据。这样便能将施工中期各项情况反映出来，展现建设质量和标准。第三，竣工验收阶段的建筑工程档案主要记录了工程移交、工程检查以及竣工文件等。

　　（二）建筑工程档案的特点

　　档案管理工作是一项系统化和科学化的工程，而建筑工程档案管理更是收集、整理和管理建筑工程项目各项生产环节文件资料的重要方式方法。建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程，还能真实客观反映建筑工程的基本内容。一份完整科学的建筑工程档案不仅对往后扩建改建有着重要参考作用，也是城市建设的凭据。而且，建筑工程档案还能在火灾等突发事故防范、重大灾害险情预防上发挥作用。

　　二、建筑工程档案管理的存在问题

　　（一）管理意识落后

　　现阶段大部分建筑企业对于建筑工程档案的概念和作用等依然不了解，档案管理意识相当落后，甚至还出现对档案管理现代化的不了解。此外，当下部分建筑企业在建筑工程档案管理过程中依然运用传统收工方式方法，无论是档案的收集、储存等都停留在传统模式，完全没有实现建筑工程档案的现代化管理。

　　（二）管理资金缺乏

　　建筑工程档案管理资金的缺乏也是当下建筑工程档案管理的重要问题。管理资金的缺乏将直接导致建筑工程档案管理技术和设备落后。而且，加之建筑工程档案管理意识的落后，也会使得建筑工程档案形同虚设。

　　（三）管理人才缺乏

　　社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是一个兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。

　　三、建筑工程档案管理存在问题的解决办法

　　（一）革新管理意识

　　革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面，科学合理构建建筑工程档案管理的制度，确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下进行。

　　（二）加强人力物力和财力投入

　　加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。

　　（三）优化管理人员素质

　　优化建筑工程档案管理人员素质应当从三个方面进行，第一，建筑工程档案管理人员应当不断加强档案管理的基础知识和专业知识学习，主要涵盖档案管理知识、相关法律知识、信息技术等。其次，增强管理人员的档案管理责任意识，凭借档案管理机构职能强化强化档案管理人员队伍健身，进而实现管理人员素质的优化。第三，将档案管理作为一种专职部门进行之后，管理人员还应当树立爱岗敬业和乐于奉献的精神，通过教育强化和档案管理相关重要性知识的传递确保档案管理人员能够安心档案事业，为档案管理服好务。

　　四、各部门档案管理人员

　　（一）各部门档案管理人员，应按照企业档案管理者所发的制度或细则或交底的要求进行收集、整理、归档。

　　（二）各部门档案管理人员，应自主去学习档案相关的知识，工作中碰到不太清楚的及时请教企业档案管理者或其他人员。

　　（三）各部门档案管理人员，要在档案形成的过程中经常检查档案，查看是否有发生错误的事，尤其是工程项目的资料，由于工程时间长，若不经常检查档案，完工后才发现有很多问题，那时要改则很不容易，一是因为当时经手的人员在完工时基本已经调动工作了，有的甚至已经离职了，二是经过时间那么长，很多情况都记得不是很清楚了，此时去补资料很有可能是造假的，所以在工程建设过程经常去检查档案，发现问题可及时进行改正，这样既能保证档案的真实性，又能保证档案的准确性。

　　五、结语

　　综上所述，只要建筑单位各级领导高度重视，专兼职档案管理人员保持认真负责的工作态度，并在充分调动广大员工的积极性，才能保证建筑工程技术档案管理工作发挥更为重要的意义，并且成为推动我国建筑行业高速发展的技术基础。

　　作者：卢楚乐

　　第2篇：基于知识经济时代的企业档案管理

　　引言

　　在当今社会，信息技术得到高速的发展，档案部门正日益失去其作为重要文献信息资源的地位。档期管理在企业经营发展中有着重要意义，这些档案能够对企业发展起到指导性作用，基于知识管理背景下的档案管理模式将大大提高企业档案管理质量和效果。

　　1知识经济时代背景特征

　　知识经济时代就是以知识运营为经济增长方式、知识产业成为龙头产业、知识经济成为新的经济形态的时代。知识经济是“直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济”。[2]知识经济的显著特征是信息、知识成为重要的战略资源。作为记录企业历史活动、企业生产、技术研发及经营管理的企业档案是社会信息资源的一个重要组成部分，同时也为企业借鉴历史经验、展示企业文化及制定管理决策提供信息来源。企业在不断发展的过程中，建立一套适应本公司业务特点，体现公司标准化、规范化、科学化的档案管理模式，将为企业各项综合业务的开展创造必要条件。

　　2现阶段档案管理现代化实践中存在的问题

　　2.1对档案管理的科学认知不足

　　就目前情况来看，大部分人对于档案了解并不多，对于档案记录的信息也并不了解，大部分人认为档案所记录的是人员基本信息以及工作情况记录，并且在正常的工作生活中，如无特殊必要，很少有人会进行档案的调动查取，甚至有一些档案管理部门的领导对于档案的科学认知也并不足，所以对于引进新的档案管理技术并不热衷，严重影响了档案管理现代化的进程。

　　2.2企业档案管理滞后于信息化发展

　　企业档案管理滞后于信息化发展，许多企业档案机构和人员面对新出现的电子文件，采取回避措施，传统的档案实体管理模式却难以适应信息化发展，固守传统的档案实体管理模式，导致电子文件、档案没有实施管理或管理不当。

　　2.3档案的分类方法多沿袭旧制

　　按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则，脱离了实际工作规律或习惯，因为绝大多数档案利用者并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法，查找起来就显得非常麻烦。事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后出现的问题，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。

　　2.4企业档案机构重视支持不够

　　企业领导对档案工作认识不足，重视支持不够：许多企业的档案机构与人员被大幅裁减，档案保管基础设施及工作人员的基本工作条件长期得不到改善，档案机构往往成为被首先、重点清理的对象。档案业务经费严重不足，影响正常工作的开展，档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员，档案机构在企业组织体系中地位下降，严重挫伤了档案人员的职业自豪感和工作积极性，致使大量管理人才的流失，而且也制约了企業档案工作的开展。

　　3知识经济时代下的企业档案管理思考

　　3.1知识经济时代档案管理观念需要跟随时代步伐

　　在农业经济时代，档案工作主要是围绕着档案实物所展开的一系列行为，这些行为属于物的管理状态；到了工业经济时代，档案作为重要的信息资源来进行管理；而知识经济时代则是要求档案管理从物的管理、信息的管理提升到知识的管理。在知识经济时代，档案信息的管理只是一种基础的管理，更为重要的是，我们必须把信息和信息、信息和活动、信息和人紧密地联系在一起，从而改进人的行为和知识水平，只有这样，我们才能秉持知识经济的要求，将档案管理视为知识管理工作，实现信息管理想知识管理的转变，提高人们对档案管理的认识。

　　3.2重视档案管理的规范化和标准化建设

　　在进行档案管理实践中，想要真正地确保实现档案工作的标准化，必须根据需要制定一系列的切实可行的实施标准，确保档案管理的秩序，达到最佳效益，这是实现档案管理现代化的一个重要手段和前提。若在档案管理时仅仅有技术方面的保证，专业化和标准化的程度不够，那么很难真正提高档案管理的质量和速度。所以，在进行档案管理现代化的过程中，必须先进行档案管理标准化以及规范化的建设，这样才能给档案管理现代化奠定一个好的基础[1]。

　　3.3更新企业档案管理理念

　　随着现代企业制度的建立与信息化的发展，档案工作正在由以手工为手段、以实体为对象的档案管理向以信息化为手段、以内容为对象的档案管理转变。在这种不可逆转的发展趋势下，现代企业必须以全新的管理理念驾驭档案工作的重大变革，例如，企业档案是企业知识资产和信息资源重要组成部分的理念，企业档案为企业内部控制服务的理念，档案管理与流程管理、知识管理相结合的理念等。用创新的管理模式和工作方法推动档案工作科学发展，形成与新理念相适应的完善的制度体系、实用的管理平台和专业的管理队伍，使档案工作从传统迈向现代，从探索走向成熟[2]。

　　3.4要积极拓展档案馆藏的新资源

　　档案资源的现代化是档案管理现代化的基础，数据库的建立则是档案资源现代化的标志。因此，档案部门要把数据库建设作为信息建设的基础工程和核心任务来抓。现行档案馆的馆藏档案多以纸质、音像、声像材料为主要载体，电子文件和数字信息非常少，势必影响到数字档案馆信息的传输和信息的提供利用，造成信息停滞和利用需求的阻断。因此，加快档案馆原始信息的数字化转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善是档案工作满足社会需求、保持旺盛生命力的必不可少的一环。

　　3.5推进档案管理的信息化和数字化进程

　　（1）以电子文件归档为管理重点。当前，档案数字化相关技术标准尚不完善，在此情况下大量开展数字化工作存在风险，有可能影响到今后的数字信息资源整合与共享。另外，尽早开展电子文件归档管理工作，有利于档案工作与电子政务尽早接轨，为机关单位提供有效服务的同时，又能抓住机遇依托电子政务平台推进档案信息化的进程。

　　（2）有效整合档案信息资源。合理整合档案信息资源是充分发挥信息利用价值的有效途径之一，也是深化档案信息资源开发工作的必须。档案信息化建设作为一项新兴事业，并无多少经验可循，理论指导又一向滞后于实践，这就使得很多档案部门在信息资源开发时难免各自为政，缺乏沟通，出现信息资源开发的“孤岛”现象。

　　4全面加强档案管理人才建设

　　4.1以人为本，建立绩效考核激励机制

　　构建科学先进的激励机制，对于提高档案人才队伍的工作积极性、主动性、创造性是极其重要的。没有一套健全的激励措施，没有奖罚分明，工作绩效的提高将只能是企业管理者的一厢情愿。只有建立一套科学有效的人才考核体系，加强绩效管理，严格公正地进行绩效考核，及时发现和解决问题，促进档案管理绩效的提升，才是其根本的目的。

　　4.2为档案管理人員建立多元化的继续教育培养体系

　　继续教育是全体在职档案管理人员不断调整知识结构，适应知识经济时代新要求的手段。所有在职人员都要定期参加各种类型的继续教育，并要将参加继续教育的情况列入考绩、评审的范围。《全国档案信息化建设实施纲要》中已明确提出，要“坚持各级档案部门领导干部进修制度”。继续教育必须多元化、规范化。一方面要因材施教，充分利用各种教学资源，灵活开展各种形式、多个层次的档案管理继续教育，另一方面要严格审批和监管开展档案信息化继续教育的机构，统一继续教育的内容体系，教学材料及实验环境，制定规范统一的分级、分类考评体系，建立“学考结合”的专业考核制度。

　　4.3营造人尽其用，人尽其才的工作氛围

　　优秀人才更多地看重单位的发展前景和个人自身价值的实现。因此，企业必须加强长期发展规划，紧跟时代步伐，明确战略目标，让人才看到希望，感受到企业的未来，在使用中帮助档案管理人才最大限度实现自我价值。企业要大力宣传并努力营造尊重人才的良好氛围。要开展劳动竞赛、班组对抗赛为载体，通过评选创先争优流动红旗单位、岗位服务之星，选树先进典型，并在科研立项，学术交流，进修培训，晋升职称，奖励成果等方面优先考虑有贡献人员，给予其档案人员晋升优惠政策，为档案管理人才实现自我价值创造条件

　　5结语语

　　以往的档案知识管理已经使我们拥有了知识，但知识资源管理通过知识的沉淀、规范，使企业的素质水平有了稳固的基础，再通过应用，使企业具有能力，通过创新使企业具有核心竞争力。建立适应知识经济时代档案管理的新思路和新方法，大力推进档案管理的信息化和数字化进程，建立多元化的档案管理，人员继续教育培养体系等措施是适应知识经济时代发展新要求的必由之路。

　　作者：蒋耀伟

　　第3篇：加快企业档案管理信息化建设的方法分析

　　1.企业档案信息化建设的重要性

　　企业档案作为当前最首要的任务，是如何档案资源的有效管理及利用率，如何更好的为企业服务。个人信息的中至关重要的载体是企业档案，它记录着一个人的学习经历、思想言行和社会关系等等方面的文字，较为合理、科学的利用企业档案对相关工作的开发起着举足轻重的作用。人力资源是企业是重要资源，在企业事业中的发展占极其重要的地位，其档案信息化的建设是势不可挡的，判断一个企业档案管理水平的好坏，主要是根据其档案信息化的程度。这要求企业不断进行科技的创新，不要放弃任何的发展机会，尽快处理好企业的企业档案管理工作，从而使企业的发展可以符合现在企业发展的要求，保证企业经济的快速发展。与此同时，管理人员还要认识到档案的信息化管理对于企业发展的影响，不断完善自己的工作，此外，还要加大管理的力度，培养员工的责任意识和专业能力，利用科学的技术和方法来管理企业的信息化档案，逐渐形成一个符合企业发展需求的企业档案信息化管理平台。

　　2.档案管理信息化建设的优点和形势分析

　　2.1档案资料可以永久保存

　　传统的档案管理都是以管理纸质档案作为主要手段，纸质档案有很多的缺点，一方面容易受到潮湿天气的影响而使纸张受潮发霉，字迹模糊，难以辨认，这会直接导致重要档案信息的缺失，另一方面纸质档案数量庞大，查找困难，浪费时间。实现信息化档案管理可以通过电脑进行快速查询相关档案，实现快速查找。同时信息化档案管理还能备份档案，将重要档案信息可以备份在电脑磁盘之中，这样就不至于档案丢失后无法恢复。信息化档案管理也不会受环境因素的影响导致档案缺失，大大节约了储存的空间，实现了永久性保存。

　　2.2企业及单位档案信息方便查找

　　传统档案管理工作繁琐而庞杂。由于档案资料很多，所以首先要分类管理，这就需要投入很大的人力物力。实现信息化档案管理之后只需要将想保存的档案信息输入电脑系统就可以实现永久性保存，也不会对其他的档案造成影响。

　　2.3改变了档案管理的方法与途径，拓展了档案的职能

　　传统档案管理只能单一的依靠人力去管理，而且管理起来非常繁琐；导入信息化档案管理后，档案管理工作人员的工作量将大大减少，只需要把档案文字资料录入电脑就可以实现永久保存，将单一的纸质档案资料转变成多样化的电子档，实现的档案信息资源的整合和共享，加速了其单位的发展。

　　3.企业档案管理现代化信息建设的问题分析

　　3.1对企业档案管理工作的认识不到位

　　长期以来，我国企业都忽视了档案管理工作的重要性，近年来，我国企业多采用的是扁平化的组织模式，将档案管理部门作为首当其冲的精简部门，以此来达到管理机构精简化、管理层次简化的目的，进一步降低企业的发展成本，从而增加企业的市场竞争力。对档案管理认识的不到位直接影响到了企业档案管理工作的效率和水平。

　　3.2档案管理工作人员缺乏专业性

　　根据相关数据统计，我国大部分企业档案管理工作人员的薪资水平都远远低于企业其他职位的工作人员，这样的现状在一定程度上挫伤了档案管理工作人员的工作积极性，因此，档案管理工作成为很多高学历人员不愿意选择的一个工作。同时，随着时代的发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关的工作人员提出了更高、更严苛的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机知识与技术，并需要工作人员具有高素质和综合统筹能力。但就目前来说，我国企业都面临着档案管理人员专业水平较低，知识结构单一等问题，无法真正满足档案管理信息化建设的需求。

　　3.3档案管理的信息化程度有待提高

　　网络信息化快速发展的今天，电子化办公方式在企业及单位工作中非常普遍，其最大的優点就是加快了工作效率，节省了时间。但是其档案管理工作还没有完全实现信息化，纸质档案管理现在还非常普遍，纸质档案容易受环境因素的影响，对室内温湿度的要求比较高，如果遇到下雨潮湿的天气就会很容易破坏，对档案的保存受到了很大程度的影响。一旦纸质档案受到损坏就没办法再次恢复，许多重要信息就不能得到保存。另外，纸质档案最大的缺点就是信息量大，不容易查找想要的信息，所以档案管理工作要想得到发展，就必须全面实现信息化，这是档案管理工作发展的重要转折点。

　　4.加快档案管理信息化建设的主要方法

　　4.1树立档案信息意识

　　相关的档案管理人员是对档案进行科学管理的主要力量，他们的主观能动性在信息化的建设中起着关键性的作用。因此，对于档案的管理人员而言，必须具备很强的责任意识，必须意识到企业档案管理信息化的重要意义，这样一来，他们才能够尽心尽力的完成自己的工作任务。在工作的同时，还需要主动思考，而不是死板的进行管理，不断学习，补充自己的专业知识，这样一来，才可以用更加专业的技术来管理档案信息，是企业档案信息化管理更加科学，从而促进企业的快速发展。

　　4.2健全优化档案管理制度

　　信息化程度的深度不断增加，从本质上改变了收集信息的方式、保存信息的方式以及档案管理的模式。这就要求企业档案管理制度需要随着时代的变化而进行革新和完善。所谓无规矩不成方圆，加强企业档案管理的制度建设，才能使管理目标更加明确，使管理的流程更加高效、科学，从而使档案管理的信息化水平更上一层楼。企业档案管理人员要根据国家的法律法规，更新档案管理制度，创新档案管理体系，推进档案管理的目标与提高信息化水平的连接程度。

　　4.3创新档案管理信息化服务

　　坚持做到档案信息化服务的不断更新，使其顺应时代的发展形势，例如，企业可以通过开通档案信息的网上检索工作，有效地利用网络来促进资源的共享，提高资源的利用率。与此同时，企业还可以构建相应的电子文档信息中心，各个用户不仅可以自主上传电子文档，还可以在该平台进行相关的电子文档下载工作。坚持做到档案信息化服务内容的不断更新，首先，创新档案信息管理工作的职能，由传统的保管档案转化为利用档案，变被动管理为主动利用，变封闭管理为开放共享，以此来满足各个信息用户的具体需求，使档案管理工作可以更好地满足经济发展需求。

　　5.结束语

　　综上所述，企业及单位档案管理信息化建设是时代发展的必然要求，各单位要重视这项隐秘的工作，学会用网络信息技术去管理和监督，实现档案管理的安全性和隐秘性目标。企业及单位要以档案管理信息化为契机，加快发展步伐，为国家的经济建设增光添彩。

　　作者：王玉