浅谈实现人事档案管理现代化的具体措施

      按照国家的有关政策规定，单位实行了人事档案管理，也就是记载个人在工作中的经历、思想品德、表现、实绩、工资待遇等相关内容，是人力资源管理与开发人才的重要依据。认识人事档案管理工作的重要性，实现人事档案管理的现代化，有利于促进经济社会的健康发展。 
　　一、人事档案管理工作的重要性 
　　（1）档案是单位的重要知识仓库和信息资源库。单位档案包含了单位各个时期和不同阶段工作中有价值的资料信息，能够很好地发现工作中的问题，提高单位领导的决策能力、决策水平和工作效率，有利于促进单位的發展。档案是各项业务活动的原始记录，能够加强单位维护自身的权利和利益，加强单位的领导和管理能力，让单位更好地保持、发展和稳定有形资产，也是证明单位荣誉等无形资产的重要凭证。另外，档案也能为单位的各项工作开展提供坚固有力的信息支持。尤其是能保存单位取得的成绩和荣誉，这些都是单位的宝贵财富，是单位发展的动力。 
　　（2）人事档案管理工作是单位的基础工作。人事档案管理工作是单位事业发展的重要基础，档案能够直接记录一个单位的各项工作业务和员工的工作表现，通过查看档案，能够有效监督和追随单位领导、员工等的工作进展情况。人事档案管理工作是一个单位的窗口和形象代表，是单位进行整体管理的重要手段，有利于加强单位内部的管理和控制，一个单位的人事档案管理工作不仅仅涉及加强档案的管理，也是通过加强人事档案管理工作提高单位的整体管理现状和水平。 
　　（3）人事档案管理能够优化单位管理。在信息化时代的现如今，信息已越来越成为社会的重要资源，档案管理对信息收集和信息利用来说，是一条重要途径，具有非常重要的战略意义，人事档案是人员信息的主要载体，它能为单位提供更广阔的价值空间。合理配置人力资源、加强单位和人员的沟通与联系、管理单位的人事信息、培养人才等等具体工作都离不开真实、科学的信息，而这些信息的获得、利用和连接需要人事档案管理工作的有效运转和保障。 
　　二、实现人事档案管理工作现代化的措施 
　　（1）利用计算机进行电子档案管理。电子档案比纸质档案管理起来更容易，而且一个最大的特点就是能用最小的空间存放最大量的信息，电子档案馆能够完成很多纸质档案无法或者短时间内无法完成的工作。因此，建议单位尽快将计算机引进到档案管理中，也建议国家尽快完善相关方面的法律法规。在全面推进计算机电子档案之前，单位档案部门要采用现代手段扫描等方式将以前纸质的材料电子化，收集整理这些材料，完成电子档案和纸质档案同步保管。在个人基本信息管理方面，单位也应将个人照片和指纹等录入计算机，建立完整的个人基本信息档案；把单位人员的科研成果、工作成绩等全文收入到电子档案中。电子档案里还缺少不了另一些重要信息，也就是图片、音频、视频等，还要包括人事记录，为人才技能数据库的建立和完善提供信息支持。 
　　（2）健全人事档案管理制度。健全人事档案管理制度需要结合单位实际人事档案管理情况和社会现实需求情况，进一步完善各项规章制度，狠抓落实。人事档案管理人员要及时收集与档案有关的各种材料，并及时进行科学合理的处理，对手续不全的材料要退回材料形成部门进行补办和完善，确保材料的完整和准确。要建立人事档案计算机辅助管理制度，严格对档案材料进行归档和管理。人员流动的人事档案管理制度也要不断完善。在市场经济条件下，单位要对流动人员的档案材料进行有章可循的收集和管理，对与流动人员人事档案管理相关的身份认定、档案工资和出国情况等资料、合同、社会保险等进行跟踪记录，为这部分人员的人事工作需要做好资料备份，不断充实流动人员的人事档案内容。 
　　（3）提高人事档案管理人员的综合素质。人事档案管理工作的政策性和业务性都较强，集合了服务性和保密性，单位的人事部门要注意加强人事档案管理工作人员的队伍建设，聘用政治上可靠、工作正派、责任心强的人才。人事部门也要对档案管理人员进行定期组织业务培训，让他们掌握先进的管理技术和管理知识，进一步认识和了解档案管理工作的重要性，增强工作责任心和管理技术水平。积极引进人才，推进单位人事档案管理工作的自动化。加强对管理队伍的新技术和新技能培训，打造复合型工作人才。计算机技术人员的培养和管理是一个重要的关键问题，单位要有针对性的加强这方面的教育和培训，有计划有组织地组织档案管理人员进修和继续教育，帮助他们掌握信息技术和新知识。 
　　（4）提高人事档案利用率。单位要想实现人事档案管理的现代化，就必须要充分利用计算机，建立和完善人事档案管理信息数据库，及时更新数据库，保持数据库信息的动态化。编制档案检索帐、案卷目录、总目录、分目录、专题目录等检索关键词。汇编资料，重新组合和深加工收集到的档案信息，将这些资料分成不同的文件夹和文档等。 
　　三、结语 
　　在单位的人事工作中档案管理工作是一个重要部分，也是做好人事工作的一个前提条件，人事档案工作的进展直接影响人事工作的效率和质量，是评价一个单位的重要指标，所以必须要使人事档案管理工作现代化，促进单位的长远发展。 
　　参考文献 
　　[1]李芳.浅析人事档案管理的信息化发展趋势[J].群文天地，2011（24） 
　　[2]杨丽华.关于人事档案管理工作的探讨[J].广东科技，2011（22） 
　　[3]张华.试论档案现代化管理与计算机的应用[J].东方企业文化，2011（24） 
　　（作者单位：山东省菏泽市定陶区杜堂镇人民政府）