推动销售管理工作的途径探讨

随着经济的迅速发展和全球化进程的加快，现代企业的规模不断扩大，业务愈来愈复杂，依靠传统的手工操作进行销售管理的现代企业会由于效率的低下而举步维艰，所以管理信息化已经成为企业发展的必然之路。一般认为销售管理信息系统是集成了计算机网络技术、通信技术、信息处理等相关技术，对信息进行收集、传递、存储及加工处理的一个人机交互的智能化计算机系统。销售管理信息系统可以建立适合信息时代的销售管理结构和运行方式，实现销售管理的标准化、数字化、可视化、实时化，用科技手段推动销售管理工作由粗放走向精确，由模糊走向清晰，由静态走向动态。

一、用户需求分析

1.系统用户分析

典型的工业制造企业直接涉及销售业务部门有（1)管理部门。负责公司的整体经营运作，对公司的整体业绩负责，审批重要的销售项目；（2)销售部门。负责发展客户，预测客户的需求，跟踪整个销售过程，签订销售合同，将订货情况通知生产部门，将收款信息通知财务部门，并维护客户关系；（3)生产部门。负责根据计划安排生产，负责组织生产公司经营产品，给签订合同的客户发货，定期作发货报表上交公司管理部门；（4)财务部门。负责管理客户付款信息，在获得了销售部门的付款信息的基础上，结合生产部门的出货情况，按照合同的条款进行收款活动。

2.客户信息管理需求

客户信息管理的需求主要包括两个方面（1)新客户建档。当成功发展了新客户时，销售人员通过销售管理信息系统录入并保存新客户的相关信息；（2)老客户信息完善。当老客户信息发生变化时，销售人员可以通过该系统修改或删除该用户。客户信息管理涉及的数据主要是包括客户名称，电话和信用等级等重要内容在内的相关信息。

3.合同管理需求

合同管理主要包括以下6个方面的内容：（1)预签合同。销售代表与客户达成初步意向后将相关信息录入系统，并保留修改的权限；（2)合同审批。用户在系统内设定各级领导的审批限额，对于具有重要性的合同应由公司董事长或其他同等机构审批，一旦合同审批通过就不允许对价格等实质性的条款做任何修改；（3)签订合同。销售总监有权根据合同审批的结果与外部主体签订销售合同，而且一经销售总监确认该合同就成为可执行合同，并作为向生产部门配产的主要依据；（4)发出货物。在合同规定的时点生产部和销售部共同组织发货并将发货情况详细录入系统；(5)开具发票并收款。财务部门根据销售合同向客户开具发票并责成销售部门及时回收款项；（6)售后服务。销售部门应及时釆集产品售后信息作为生产部门售后服务的依据，并将其提交给管理部门以作决策之需。

4.查询统计需求

根据用户的查询条件输出查询信息是本系统的主要功能之一。查询统计需求主要包括以下几个方面：（1)合同信息查询。对合同的交易额、交易客户和标的物等信息查询；（2)客户信息查询。有权限的用户可以对客户信息进行查询；（3)发货信息查询。生产部门和销售部门可以对发货信息进行查询和统计；（4)发票信息查询。财务部门和销售部门可以对发票信息进行查询和统计；（5)收款信息查询。财务部可以对收款信息进行查询和统计；（6)查询/统计员工销售业绩。公司领导和销售总监可以对销售人员的业绩进行查询和统计。

5.系统维护需求

系统维护的需求主要包括以下三个方面：

(1)用户权限维护：不同部门和职位的员工对系统有不同的操作权限，管理部负责对员工的权限进行维护，具体人员权限的权限如下：①销售人员。销售人员有客户查询权限，客户增、改、删权限，合同查询权限，合同增、改权限，订单增、删、改权限，产品查询权限；②管理人员。管理人员有客户查询权限，合同查询权限，合同信息的增、改权限，合同的删除权限，产品查询权限，员工查询权限；③生产部。生产部门有客户查询权限，合同查询权限，发货的增、删、改权限，产品信息查询权限，产品信息增、删、改权限；④财务部。财务部有合同查询权限，发票的增、删、改权限，收款的增删、改权限；⑤人事部。人事部有员工信息的增、改、删权限。

(2)维护产品信息：生产部门负责对产品信息进行维护，可以增加新产品信息，修改或删除已有产品信息。

(3)数据转存系统维护人员负责对数据库中的各类数据进行转存以保证数据的安全和完整，需要转存的数据包括：合同信息、订单信息、发货信息、发票信息和收款信息。

二、系统的设计与实现

1.系统模型选择

本系统用于公司内部销售信息的管理，开发完成后在公司内部运行，因为用户较少，所以本系统米用三层Browser/Server体系结构。考虑到数据的安全完整性，以及服务器的高性能特点，在一台服务器上安装MicrosoftWindowsNTServer，数据库釆用MicrosoftSQLServer2000。三层Browser/Server体系结构分别是业务逻辑层、显示层和数据层。业务逻辑层位于显示层和数据层之间，封装了与系统关联的应用模型，并把用户表示层和数据库代码分开，提供客户应用程序和数据服务之间的联系，主要功能是执行应用策略和封装应用模式，并将封装的模式呈现给客户应用程序。根据实际情况，选择ASP/ADQ来实现WEB端的数据库技术。在客户端通过浏览器接入，使系统具有友好的界面，有助于用户理解和高效的定位应用服务。

2.系统保密模式选择

在商业数据纳入信息系统后，对系统的安全性有了更高的要求，因此系统对关键操作引入了硬件key认证方式。

首先，我们看一下传统的“密码+用户名”认证的缺陷：（1)如密码位数太长，难于记忆，而密码太短，容易破解。实际应用中密码长度很难超过10位；（2)密码易扩散，易得到，例如偷窥或通过木马程序记录操作者输入的数据，还可以拦截传输的数据，进行分析查找到密码；（3)密码可以被多人使用，无法统计真实地使用情况。

为了解决以上问题，保证传输数据的保密性、一致性、完整性以及操作的不可否认性，本系统抛弃古老的“密码+用户名”的认证方式，改用数字证书的认证方式；私钥是存储在一个Ekey上的，用PIN码保护，在使用私钥时，只要将Ekey插到计算机上即可。这也就是所谓双因子身份认证，它要求两部分(软的和硬的）同时正确的时候才能得到授权进入系统，而这两部分因为一软一硬，他人即使得到密码，因没有硬件不能使用；或者得到硬件，因为没有密码还是无法使用硬件。这样弥补了“密码+用户名”认证中，都是纯软的，容易扩散和容易被得到的缺点。

3.数据库设计

为了保证系统功能的实现，本系统设计了相关的数据库，数据库中所包含的表的表名，字段分别如下，其中带下划线的为关系主码。

(1)合同信息（合同编号，合同名称，客户编号，员工编号，合同状态，合同预计签订日期，合同提交日期，合同审批日期，合同签订日期，合同金额，合同累计发货金额，合同累计发票金各页，合同累计收款金额)。

(2)客户信息（客户编号，客户名称，负责人，电话，地址，所属银行，银行账号，企业规模，员工编号)。

(3)订单明细（订单编号，合同编号，产品编号，数量)。

(4)发货明细（发货编号，发货日期，合同编号，发货批次，产品编号，数量)。

(5)员工信息（员工编号，员工姓名，员工所属部门，职务，权限，口令)。

(6)产品信息（产品编号，产品名称，产品价格，产品类型，产品库存)。

(7)发票明细（发票编号，合同编号，合同发货批次，金额，发票日期）。

(8)收款明细（收款编号，数量，收款日期，发票编号，合同编号)。

(9)权限信息（权限编码，员工编号，部门，职务，客户信息表权限，合同信息表权限，员工信息表权限，产品信息表权限，订单信息表权限，发货信息表权限，发票信息表权限，收款信息表权限，审批权)。

4.系统功能模块设计

根据前述的销售信息管理需求的分析，本系统设计了用户登录、合同管理、客户信息管理、查询统计、系统维护等模块，既便于实现系统功能，又便于非程序开发人员对本系统的使用操作。

(1)用户登录模块。该模块的主要功能是用户的身份验证，如果用户名、口令和Ekey正确，则根据用户名和口令检索权限控制表，得到用户的权限索引，否则，输出“对不起，您无权访问”。

(2)合同管理模块。该模块的主要功能是根据用户的身份判断用户对系统的使用权限，并根据用户的操作完成相应的功能，该模块包括七个子功能：权限控制、签订意向合同、审批合同、签订合同、发货、开发票和收款。

(3)客户信息管理模块。客户信息管理模块的功能是对客户信息进行增加、删除和修改操作，销售人员可以根据情况增加新的客户信息，但销售人员只能修改和删除自己添加的客户信息。

(4)查询统计模块。查询统计模块的功能是对客户信息进行查询，对合同信息、发货信息、发票、收款信息，以及销售人员的销售业绩进行查询和统计。

(5)系统维护模块。系统维护模块的功能主要包括两个方面：一是对系统中的基本信息（包括员工信息和产品信息）进行增加和修改操作，该功能由相应部门的员工进行；二是对系统的业务数据（客户信息、合同信息、订单信息、发票信息和收款信息）进行转存操作，该功能由系统管理人员来进行。

(6)数据安全模块。数据安全模块设计从服务器用户管理和数据库用户管理两方面考虑：既可以使用SQLServer自身的安全体系对登录用户进行认证，又可以接收WindowsNT认证用户的连接请求。如果认证通过，则用户可以被连接到SQLServer，否则服务器将拒绝用户的连接请求。

三、结论

通过此销售管理信息系统的开发与设计可以得出，广义MIS的开发过程大致可以分为以下几个过程：(1)系统开发人员应当对系统开发技术和相关的理论知识有比较全面的了解，为系统的开发做好准备；（2)系统需求分析是MIS的重点和基础，在这一阶段应明确系统的应该具有哪些功能，为以后的具体设计指明方向。(3)数据库和应用程序的设计与实现需要严谨和细致。数据库的设计包括概念结构设计、逻辑结构设计、物理结构设计，以及数据库的安全性措施设计等，数据库设计要科学合理，应用程序设计应尽量简明实用。可以预见，销售管理信息系统必将在我国企业的得到更加广泛的应用，希望本系统对我国企业信息系统的设计有所帮助。

作者：徐喆（河北北方学院）