运用项目管理理论提高职业培训质量

　　本文从高职院校职业培训管理的现状入手，在对其存在的主要问题进行分析的基础上，提出了应如何加强职业培训管理的问题。针对这一问题，明确提出了应在职业培训中运用项目管理的观点，并具体说明了职业培训管理运用项目管理的必要性和可行性;从高职院校职业培训的特点和实际出发，在提出了职业培训管理中运用项目管理的基本思路后，着重对职业培训中培训项目整合管理、时间管理、成本管理、人力资源管理、质量管理等五个方面进行具体分析研究。从而对职业培训管理中 “管理什么、如何管理、怎样提高管理质量”等基本问题做出一般性地回答。以期力求形成规范的、便于操作的职业培训管理模式，以便加强职业培训管理，不断提高职业培训质量。

　　中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1003-9082(2015)02-0299-03校企合作，是高等职业技术教育院校(以下简称高职院校)生存发展的必然要求，而开展各种职业技能短期培训(以下简称职业培训)，则是校企合作的重要方式和主要途径。通过开展职业培训，培养满足企业用人需求的实用型技术人才，将对紧密校企之间的合作关系，最终实现校企合作的目标要求，起到极大地推动作用。能否培养出满足企业人才需求的合格人才，只有通过高质量的培训才能完成。那么，怎样才能对职业培训实施有效管理，以不断提高培训质量，确保职业培训持续发展，则是我们必须高度重视、认真解决的一个重要课题。

　　一、高职院校培训管理存在的主要问题

　　随着高职院校培训规模的扩大和培训项目数量的增加，培训管理问题也日益凸现，培训管理现状不容乐观，主要存在以下问题：

　　1.培训管理粗放。在培训管理上，仍然沿用原有的管理模式。对培训管理的认识与理解肤浅，导致在管理方式上，往往处于放任式、自主式状态;在管理内容上，则满足于管考勤、管资料、管考试、管发证。管理的整体水平停留在较为粗放、低级的阶段。

　　2.缺乏成熟的培训管理理论指导。对培训管理缺乏系统、深入的研讨，尚未形成较为成熟的能够指导培训管理实际的理论，致使培训管理难免存在盲目性和随意性。没有理论指导的培训管理往往只能是想当然、凭感觉、靠经验。

　　3.培训管理效率低下。培训管理实践中，仅仅满足于完成培训任务，对培训管理、培训效率、培训效果、培训质量等关键问题缺乏有效的监控。

　　4.培训管理人员业务素质不高。对培训“要不要管理”缺乏正确认识，从而客观上对培训管理人员的业务素质没有明确要求，。造成多数培训管理人员业务素质不高，不懂管理、不会管理、不能管理，仅仅把培训管理等同于一般工作，满足于只要能应付日常管理工作就行。

　　5.培训管理制度不健全。尽管有了相应的培训管理制度，但从整体看，制度建设仍不健全，远远不能适应管理需要，致使培训管理某些方面无章可循、无规可依，有时难免处于无序、混乱、不规范状态。

　　上述问题，已成为严重制约和阻碍职业培训健康发展的“瓶颈”，急需尽快从根本上加以改变。在职业培训管理中运用项目管理，能够帮助我们解决这些问题。

　　二、项目管理在职业培训中的运用

　　1.职业培训运用项目管理的必要性

　　1.1职业培训管理需要引入先进的管理理论

　　目前，通行的培训理论著述，一般都将培训视作一个流程，分别由培训需求分析、培训课程设计、培训实施、培训评估四个主要阶段构成。而对培训管理的论述，往往偏重于培训的计划与预算，培训管理制度的建立与执行等，主要还是侧重于培训的技术层面，而对培训的全过程如何进行管理，还缺乏必要的探讨。培训管理理论的欠缺，造成目前高职院校职业培训难以做到培训管理的制度化、规范化和科学化。在这种情况下，要改变职业培训管理不力、质量不高的状况，就需要我们引入先进的管理理论，以促使培训管理的制度化、规范化和科学化。运用项目管理的相关理论则能满足这一要求。

　　1.2职业培训需要规范、科学的管理

　　职业培训的快速发展，对职业培训管理提出了更新更高的要求。然而，职业培训管理中存在的问题，却阻碍和制约了职业培训的发展。客观上要求高职院校尽快形成规范、科学的培训管理机制。项目管理在不同行业应用的实践证明，只要符合项目条件的，都可视为项目，并可以应用先进的项目管理技术对其进行管理。高职院校的职业培训具有明显的项目特征，其管理过程也与项目管理的过程有很大的契合度，因此，运用项目管理的理论和方法对其加强管理，可以满足高职院校形成规范、科学的职业培训管理机制的需要。

　　2.职业培训运用项目管理的可行性

　　2.1培训的项目属性，可以对其按项目进行管理

　　项目具有资源和成本的约束性;不确定性;时限性;实施过程的一次性;项目的特定委托人等特性。高职院校的职业培训也具有项目的属性，表现为：

　　(1)培训的不确定性。与学历教育相比，职业培训在培训的专业、人数、规模、时间、考核以及培训要求等方面，往往是不确定的。

　　(2)培训的临时性。与学历教育相比，职业培训时间较短，如是对企业在职职工培训，受工学矛盾的制约和影响，培训时间少则一周，多则一月;如是岗前培训，时间也在三个月左右，同时，往往受用人单位培训需求变化的影响，培训往往不呈规律性，时有时无，时多时少，具有临时性。

　　(3)培训资源的有限性。高职院校开展培训，是通过临时调用各种资源来实施，不会把所有资源用于培训，投入的仅仅是有限的资源。

　　(4)培训的时限性。高职院校举办培训，不论时间长短，都有明确的开始和结束。而且为完成该培训临时组成的培训团队，培训结束时，其大部分成员也会回归原部门。

　　(5)培训过程的一次性。高职院校的培训都是一次性任务，培训目标达到，培训即完成。

　　(6)培训具有特定委托人。高职院校举办培训都有明确的委托人，即企事业单位或其它组织(以下简称委培方)。通过培训，培养合格的专业技能人才，是委培方和受培方(指高职院校)共同的培训需求。

　　基于上述特点，可以将各种不同的、临时性的培训视为一个个不同的项目，这样，就可以借用项目管理理论、方法于培训管理。

　　2.2在职业培训中运用项目管理的积极作用

　　在职业培训中运用项目管理的理论和方法实施项目管理后，其积极作用为：

　　(1)可以有效地平衡和利用各种有限的培训资源，提高职业培训的效率;

　　(2)可以使培训流程规范化，有利于促进职业培训的规范、科学管理;

　　(3)可以使培训管理的内容更加明确具体，增强培训管理的针对性和实效性，提高培训管理的效率，保障培训按进度顺利完成;

　　(4)可以有效提升培训质量，实现培训目标，使委培方满意;

　　(5)可以为高职院校建立科学的培训管理模式提供借鉴或管理思路，促使培训管理更好地发展。

　　在职业培训中运用项目管理理论，实质上就是将不确定的、临时性的培训等同于不同的项目，并将管理知识、管理方法、管理技术和管理工具应用于培训管理活动，以提高培训管理的效率和质量。应该说，在职业培训中运用项目管理是完全可行的。

　　三、培训项目管理具体运用分析

　　1.培训项目的界定和培训项目管理的含义

　　1.1培训项目界定

　　高职院校开展的职业培训，凡是时间在10天以上，6个月以内;培训人员在30人以上，100人以下;培训资金在1万元以上，10万元以内的培训，可以视为培训项目。本文讨论的培训项目，以此界定为准。

　　1.2培训项目管理的含义

　　培训项目管理，就是以培训项目为对象的系统管理方法，通过一个临时性的、专门的项目管理团队，对培训项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，并在实施培训项目的全过程中，对与培训项目相关的范围、时间、成本、资源、质量等要素实行动态管理，最终实现培训项目目标的优化与达成。

　　本论文中所述培训项目管理的含义，以此定义为标准。

　　2.培训项目管理的基本思路

　　我们对职业培训中运用项目管理的研究，侧重于对职业培训管理中“要不要管理、管理什么、如何管理、怎样提高管理质量”等基本问题做出一般性地回答。因此，我们运用项目管理理论于职业培训中的基本思路是：立足于高职院校的职业培训的特点，从职业培训的内在规律入手，从职业培训的实际情况出发，为了便于对培训项目管理进行实际操作，着重对培训项目整合管理、时间管理、成本管理、人力资源管理、质量管理等五个方面进行分析研究。

　　3.培训项目整合管理

　　基于培训项目具有临时性、资源的有限性等特性，需要统一协调与培训项目相关的部门，需要平衡与整合各种培训资源，需要借助各种管理手段，进行综合管理。

　　根据培训项目的实际情况，培训项目管理内容主要有：

　　3.1签订培训项目合同——在培训项目的启动阶段进行。

　　培训项目明确后，受培方应与委培方对培训人数、时间、内容、形式、质量要求、经费使用等进行协商并达成共识，同时，应明确双方的责任、权利和义务。培训项目合同是具体实施培训、培训管理以及培训成果验收的重要依据，最能体现项目管理系统化的思想，因此，应严格按照规范的合同格式，明确记载规定的内容。

　　3.2设计和制定培训项目管理计划——在培训项目的规划阶段进行。

　　培训项目合同签订后，受培方应根据合同内容，进行必要的培训需求分析，以掌握相关信息，为培训项目管理计划的制定提供依据。在此基础上，培训项目负责人应对培训项目管理进行总体规划和设计。比如，对培训课程、时间分配、培训师资、质量考核、培训管理、培训制度以及参培人员的食宿安排等进行规划和设计，然后，制定出具体的培训管理计划，作为实施培训项目及管理的指导性文件。培训项目管理计划的规划设计，应综合反映该培训项目分配、平衡、利用各种培训资源的状况。

　　设计制定培训项目管理计划的工具与技术：

　　专家判断。为保证培训项目管理计划的准确、合理、可行，可以借助专家判断和专业知识来处理各种技术和管理问题。所谓专家，可以是具有专业知识或专业培训经历的任何小组或个人，比如，高职院校的其它部门;委培方;专业与技术协会;行业协会等。

　　3.3协调与培训项目相关的各种关系——在培训项目实施的整个过程中进行。

　　由于培训项目的特性，决定了实施培训项目应综合利用各种培训资源。因此，应随时保持与培训相关组织(部门、机构)、相关人员的沟通和联系，并协调好与他们的关系，调动和发挥他们参与培训项目实施的积极性和作用，以确保培训项目的顺利进行。

　　3.4指导、管理和监控培训项目进行

　　在整个培训实施过程中，应加强管理，特别是涉及培训质量的环节，应严格按照培训管理计划实施，杜绝培训的随意性;当因各种原因需要变更培训管理计划时，应及时对培训管理计划进行调整或变更，保证培训的严肃性和实效性。

　　指导、管理和监控项目执行的工具与技术：

　　专家判断(同前)。

　　4.培训项目时间管理

　　培训项目是在一定时间内完成的，对培训项目时间进行管理，是培训项目顺利实施并成功实现培训项目价值的保证。

　　根据培训项目的实际情况，培训项目时间管理内容主要有：

　　4.1定义培训活动——在培训项目的规划阶段进行。

　　通俗地理解，所谓培训活动，是指为完成培训任务而必须开展的各项具体工作。所谓定义培训活动，就是将培训项目的所有任务细分为许多具体的、相对独立的、易于操作、便于管理的、短期的任务。

　　就一般情况而言，高职院校的培训项目应包括：参训学员入校报名、学员入住安排食宿、培训场地布置、培训开班典礼、理论教学、课堂讨论、实习实训、练习复习、征求学员意见、考核评估、跟踪调查等培训活动。培训活动有主要活动和次要活动之分。

　　培训项目负责人应严格根据培训项目管理计划(方案)，对以上培训活动特别是对理论教学等主要培训活动进行分解与定义，并对其所需时间进行合理的界定和分配，满足其时间需要，确保使用合理。

　　通过定义培训活动，可以有效提高培训项目管理的效率。

　　定义培训活动的工具与技术：

　　(1)模板

　　根据高职院校开展培训活动一般情况和以往培训活动的经验，制定出培训活动模板，作为新培训项目定义活动的参考依据。

　　(2)专家判断(同前)

　　4.2制定培训项目进度计划——在培训项目的规划阶段进行。

　　培训项目负责人应严格按照培训项目管理计划，通过对培训总体时间、培训进度进行初步测算后，根据定义培训活动的结果，在综合分析培训活动逻辑顺序、持续时间、资源需求和进度约束的基础上，编制培训项目进度计划。培训项目进度计划是具体实施培训项目的指导性文件，对开展培训项目具有规范和约束作用。

　　培训项目进度计划应包括(但不限于)以下内容：

　　(1)培训项目所需的各项培训活动;

　　(2)每项培训活动的属性;

　　(3)对各项培训活动的具体要求;

　　(4)每项培训活动的开始日期、时间与完成日期、时间;

　　(5)每项培训活动所需的资源情况。

　　不论培训项目的大小，其进度计划的制定，都要符合周密性、规范性、可行性的要求，都要完整记载上述内容。

　　制定培训项目进度计划的工具与技术：

　　专家判断(同前)。

　　4.3控制培训进度——在培训项目的执行和监控阶段进行。

　　培训项目负责人应严格按照培训项目进度计划，对整个培训进度进行管理与控制，推进和保证培训项目顺利实施以实现培训管理目标。

　　5.培训项目成本管理

　　高职院校作为职业培训的主体，是介于盈利与非盈利之间的一种特殊组织类型，不像社会培训机构完全以盈利为目的。但是，举办职业培训，一方面要使用资金;另一方面，委培方投入资金进行培训，目的就是要实现培训价值。因此，必须对培训项目资金进行管理。

　　根据培训项目的实际情况，培训项目成本管理内容主要有：

　　5.1制定培训项目成本预算——在培训项目的规划阶段进行。

　　培训项目负责人应根据培训项目管理计划和培训项目进度计划，对所需资金进行总体规划，包括围绕培训所开展的管理、教学、实习实训、食宿以及其它活动，对资金使用情况进行分解与测算，根据其结果，进行预算并编制《培训项目成本预算表》，作为各项资金使用的依据。

　　制定培训项目成本预算的工具与技术：

　　专家判断(同前)。

　　5.2筹措培训资金——在培训项目的规划阶段进行。

　　除了委培方支付的培训费用外，为保证培训项目所需资金，高职院校还应根据预算，明确所需资金来源，按照财务有关规定，通过一定渠道进行资金筹措，符合和满足培训项目成本预算的要求，保证培训项目资金使用。

　　5.3监控培训项目成本——在整个培训项目的实施过程中进行。

　　培训项目负责人应严格按照成本预算，对资金使用情况进行监控，保证资金合理使用，防止和杜绝超出预算。当培训项目资金实际使用与预算不符(超出预算)需要做出变更时，应经过培训项目负责人的审批才可增加预算。

　　5.4培训项目资金结算

　　培训项目结束后，培训项目负责人应按照《培训项目成本预算表》和财务管理规定，与委培方进行结算，并形成结算报告，为今后进行成本预算时提供参考依据。

　　6.培训项目人力资源管理

　　由于培训项目具有的临时性、资源的有限性等特性，培训项目组织往往是一个松散的、临时性的组织，决定了培训项目人力资源管理尤为重要。

　　根据培训项目的实际情况，培训项目人力资源管理内容主要有：

　　6.1制定培训项目人力资源计划——在培训项目的规划阶段进行。

　　培训项目人力资源计划是关于如何定义、配备、管理、控制项目人力资源的指导性文件。应严格按照培训管理计划，对培训项目组织中的管理人员、师资队伍以及其他相关人员的选拔、配备，以及对其承担的任务、职责、任职资格、所需技能、质量要求等进行界定。其内容应包括(但不限于)以下方面：

　　(1)培训项目组织成员及角色。说明某成员负责培训项目某部分的工作，包括培训项目管理人员和师资队伍。应清楚地界定和记录团队成员的职权、职责、能力等内容。

　　(2)成员的任务。说明某成员承担的工作任务以及工作任务的数量、质量要求。

　　(3)成员的管理。说明何时和怎样满足培训项目对人力资源的需求。包括：成员选拔与配备;成员管理制度;成员工作绩效考核;成员培训等内容。

　　6.2组建培训项目团队——在培训项目的规划阶段进行。

　　严格按照人力资源计划中的规定和要求，在培训项目正式启动时，尽快组建培训项目团队，并做到相对固定。随着培训项目的开展，应视团队成员的变化，及时进行调整和补充，以保持团队的稳定。

　　6.3建设培训项目团队——在培训项目的执行阶段进行。

　　由于培训项目的临时性、资源的有限性等特性，决定了培训项目团队成员来自不同的部门，其整体状况，直接关系到培训项目的实施与管理的效率和质量，这就需要通过建设培训项目团队来“克服”“临时性”对培训项目带来的不利影响。建设培训项目团队可通过：开展培训，提高团队成员的工作能力和专业技能;建立信任，促使团队成员的团结协作;有效沟通，改善团队的工作氛围等方式进行。

　　6.4管理培训项目团队——在培训项目的执行、监控阶段进行。

　　为确保培训质量，培训项目负责人应严格按照培训项目人力资源管理计划质量要求，持续地对管理人员的管理，对师资队伍的教学工作进行质量考评。

　　通过有效方式，及时解决和处理培训项目实施过程中出现的矛盾、冲突和问题，确保团队始终处于正常、有序的工作状态。

　　7.培训项目质量管理

　　培训质量是开展培训的落脚点，也是培训价值的具体体现，是否具有较高的培训质量，是衡量培训项目是否成功的重要标志，因此，必须对培训项目的质量加以管理。

　　根据培训项目的实际情况，培训项目质量管理内容主要有：

　　7.1规划并制定培训项目质量计划——在培训项目的规划阶段进行。

　　当培训项目正式启动后，培训项目负责人应根据培训项目质量要求，以国家、行业、组织、专业的质量标准为依据，对培训项目的质量要求和质量标准进行总体设计与规划。制定培训项目质量计划的内容应包括(但不限于)：

　　(1)培训项目的总体质量要求和标准;

　　(2)培训项目的管理质量要求，培训讲师的授课质量要求，实习实训的质量要求;

　　(3)培训项目的质量控制、质量保证和持续改进质量的措施和方法;

　　(4)为保证培训项目质量而进行的考核、考评的形式和内容;

　　(5)为保证培训项目质量而进行的质量跟踪调查的形式和内容等;

　　为便于对培训项目质量进行测评，还应制定：

　　(1)培训项目质量测量指标。即描述培训项目质量的名称、属性、测量方法等，用于对培训项目质量进行测评。比如，参训学员出勤率、考试(实训实习)合格率等。

　　(2)质量考评表。采用表格具体列出考评内容，用来考核培训活动是否已经执行或完成，是否符合质量要求，存在的主要问题等。比如，培训管理考核表，培训讲师授课考评表，等。

　　应尽早制定培训项目质量计划并对其进行评审，确保计划的合理、有效、可行。

　　7.2实施培训项目质量控制——在培训项目执行、监控的全过程进行。

　　培训项目负责人应严格按照培训项目质量规定，对涉及培训质量的各个方面进行监测并纪录执行质量要求和标准的结果;当某一培训活动结束时，应对其质量进行必要的考核考评，并形成书面报告。对存在的问题或影响质量的其他因素，应及时改进，确保符合质量要求。

　　7.3培训项目质量的考核与评估——在培训项目的收尾阶段进行。

　　培训项目负责人应会同委培方，通过一定形式对培训质量进行全面考核考评，对不符合质量要求的，应采取相应方式补救直至达到质量要求。

　　结论

　　通过重点对培训项目整合管理、时间管理、成本管理、人力资源管理、质量管理等五个方面的管理内容、管理方法进行具体分析，不难看出，当把培训视为一个项目，并按照项目管理的要求对其进行管理时，管理的内容、方法是具体的、明确的，能够对职业培训中“要不要管理、管理什么、如何管理、怎样提高管理质量”等基本问题做出一般性的理论回答。同时，如能按照这些内容和方法对职业培训进行管理，对提高其效率和质量，对于高职院校尽快形成规范、科学的培训管理模式具有一定的积极作用。

　　由于我们的水平和研究时间有限，本文的理论研究还有待深化，特别是培训项目管理中的许多具体理论、原则、方法和技术等，还没有来得及得到实践的检验。在今后的研究和实践中我们将深入研究并力求在实践中加以检验，以促使培训项目管理理论与培训管理实际相结合，进一步丰富和完善培训项目管理，使之为高职院校更好开展职业培训提供帮助。

　　作者：刘路明等 来源：中文信息 2015年2期