行政组织中的非正式组织问题探讨

[摘要]非正式组织作为组织行为学研究在一项重要内容，对行政组织的管理实践产生重要的作用。传统的行政学对组织问题的研究一般把重点放在正式组织即行政组织上，对行政组织中实际存在的非正式组织没有给予足够的重视。事实上。对待行政组织中的非正式组织，必须采用科学的辩证法，行政领导者在目标设置、组织文化、人事管理方面，应采取科学的管理对策。文章首先从理论上对非正式组织的特点进行阐述。进而探讨非正式组织对行政组织的积极与消极的影响作用。
　　[关键词]行政组织；非正式组织；组织行为；影响；管理
　　
　　“非正式组织”的概念是人际关系学派的奠基者美国哈佛大学教授梅奥通过霍桑实验于20世纪30年代首次提出来。社会系统学派创始者巴纳德在总结吸收梅奥非正式理论的基础上，提出“系统组织理论”，并把非正式理论引申到行政组织之中，使之理论化、系统化。巴纳德所理解的非正式组织是无形的，不具备正式的组织结构及其清晰的共同愿景和目标，只是因为工作关系而偶然接触和联系，从而形成共同的习惯、规矩或引起思想共鸣、行为默契而最后结成松散的联合体，他认为非正式组织对行政组织目标的达成起促进、限制和阻碍三种作用。巴纳德的非正式理论在现代行政管理学中。具有深远的启示作用。
　　
　　一、非正式组织的特点
　　
　　所谓行政组织中的非正式组织，它是行政组织中的成员在相互交往过程中，出于共同的情感或利益需要，自发地聚集在一起形成的松散的非正式群体，因而它的组织特征带有鲜明的人身依附和利益关联。非正式组织在行政组织中作为一种群体集合体，它所呈现的特点与正式组织有显著的不同。wWw.lw881.com
　　
　　(一)行政组织中的非正式组织是一种网络结构
　　网络化组织的组织形式既不同于市场，也不同于科层，它不是市场和科层的一种组合，而是一种独特的、具有自身统一逻辑的经济活动组织形式，即网络组织。网络化组织具有两个特征：第一，网络化的组织形式的社会脉络是由持续的互动形成的交换方之间稳定的关系模式。我国行政组织内的非正式组织最明显的特征便是“关系本位”观念的凸显，人际关系在非正式组织的运行中发挥着首要作用。第二，这种关系模式下的制裁和约束力往往体现为规范而非法律，行政组织内的非正式组织运行的原则恰恰也是感情、互惠或人际关系。因此，我国行政组织内的非正式组织的组织结构既不同于市场，也异于西方国家的行政科层，而是一种网络化的组织。
　　
　　(二)非正式组织具有很强的群体规范。群体效率高
　　非正式组织一般都具有自己的组织规范，它从非正式组织成员的共同利益、共同需要、共同情趣和爱好出发，规范非正式组织成员的行为，调节内部关系。这些规范反映了组织成员的集体利益和要求，虽然不成文，但非正式组织的规范的作用往往大于行政组织明文规定的规则，那些违反了规范的人往往受到很大的压力，要求其纠正自己的行为。这些制度和与手段，保证了非正式组织活动的效率很高。
　　
　　(三)非正式组织自然形成领导核心
　　非正式组织的领导一般是内生的、自然的，他的产生以依靠个人的人格魅力或者其他个人特质而自发形成。非正式组织虽然没有上级任命的领导，但实际上每个非正式组织都有自己的“领导”。这些人虽然没有组织赋予他们的职务、地位和权力，但由于其本身的特点，如知识丰富、技术水平高、办事公道、待人热情等等，故对其他成员具有特殊的影响力。他们在行政组织的非正式组织中具有权威性，发挥着维护群体的相对稳定性和提供行为规则等作用。由于自然形成的领导在非正式组织中处于核心地位，因此成员的拥戴程度比正式组织高、号召力强。
　　
　　二、非正式组织对行政组织的影响
　　
　　非正式组织在发展过程中，既可以促进正式组织的发展，也可能给正式组织带来不良的影响。它在帮助完成一个行为的同时，也能破坏它，在传授有用信息时，也可能在散播谣言，一个非正式的组织可以帮助员工在工作中取得成绩，相反，同样是这个组织，它可以抵制、扰乱、排斥其他员工，严重挫伤他们的工作积极性。因此，在大多数非正式组织中，正负两面效应同时存在。
　　
　　(一)非正式组织的积极作用
　　1　非正式组织的存在有利于增强行政组织内部的合作与协调，增强行政组织的内聚力
　　由于传统行政组织存在着条块分割、等级分明的特征，这在一定程度上影响了行政组织内部的协调合作。而非正式组织的成员构成往往不受部门与级别的限制，他们通过在非正式组织中的相互接触和了解，产生合作精神，这种合作精神带到行政组织的工作中，有利于增强行政组织内部的横向联系和沟通，增强合作和协调，使行政组织产生较强的内聚力。
　　2　非正式组织的存在有利于对信息进行双向交流，是完善行政组织的意见沟通的途径
　　行政组织中的意见沟通途径往往显得较为有限且内容也较为正式，沟通时多须遵循一定程序，同时，基于控制的需要，信息的流动是单向的。员工有关企业的信息主要来自于上级，而在信息从上级一步一步地向下级传递的过程中，信息量是逐级递减的。而非正式组织的沟通不受这种限制，可以通过其网状体系迅速遍布于行政组织的每个角落。尤其是一些难以确定的事情、意见、疑问，一些容易引起争议的问题，以及行政组织的某些改革设想等，如果通过行政组织的正式渠道来传递或沟通，其效果往往不会太好，甚至会引起对抗和冲突。而非正式组织可以通过“明星式”的或“全通道式”的沟通途径来弥补行政组织的这一不足。
　　3　非正式组织有利于弥补行政组织正式命令的不足
　　行政组织的一项正式命令下达后，由于时间仓促或考虑不周，容易发生缺失。此时非正式组织会迅速作出反应，迫使管理阶层改变措施，消除成员的不满情绪，促进组织的稳定。比如行政领导在制定机关制度上考虑不周，有些框框不切合实际，导致机关工作人员怨声载道，这时往往会有非正式组织的领导人物向组织反映大家的所思所想，行政机关的领导可以根据这些信息调整思路，完善制度。
　　
　　(二)非正式组织的消极作用
　　1　非正式组织可能阻碍行政组织目标的顺利完成
　　在一般情况下，当行政组织的目标和政策影响非正式组织成员的利益和需求时，它们有可能集体抑制，使其不能顺利实现。如果非正式组织与行政组织的目标大相径庭，甚至是针锋相对，那么此时的非正式组织就会与行政组织发生目标冲突。非正式组织成员可能会为了维护非正式组织的利益而放弃行政组织的利益，他们就会成为行政组织实现其目标的重大障碍和异己力量，从而不利于实现目标。

　　2　非正式组织降低行政组织工作效率
　　从霍桑实验中。我们已经发现非正式组织限制个人自由，减少个人努力程度，强求一致，从而使工作效率大打折扣。此外，每个社会成员在作为正式组织成员的同时，也是一个或几个非正式组织的成员，每个非正式组织都有自身的利益，它有可能和行政组织的利益或者其他非正式组织的利益相冲突，这些矛盾冲突以及维护所属非正式组织的利益而产生的自私自利，有时强大到降低工作激情和满意度，最终造成生产力低下，从而使行政组织和非正式组织以及成员个人的利益同时遭到损失。
　　3　非正式组织容易滋生形成一些不良的组织氛围
　　情感性和非规范性是非正式组织的重要特征，非正式组织很容易因为情面问题而破坏行政组织的规章制度，导致出现“公事私办、私事公办”的人情买卖；由于非正式沟通网络中信息来源的不可信或难以辨伪性，因此准确的消息与虚假的谣言一起在非正式组织沟通网络内传递。这些不准确的消息因其重要程度不同而对行政组织产生不同程度的影响，一个“重磅”型谣言，哪怕仅仅只有一个，都可能在行政组织内引起恐慌，导致“小道消息满天飞”。
　　
　　三、非正式组织对行政组织管理的启示
　　
　　综上所述，非正式组织既可能促进行政组织的发展及其目标的实现，也可能阻碍甚至破坏行政组织的发展及其目标的实现。因此，对行政管理人员来说，探讨如何管理非正式组织显得非常重要。
　　
　　(一)将非正式组织目标与行政组织目标统一于一体
　　非正式组织的某些目标可能和行政组织目标毫不相干或没有必然的联系甚至相冲突，这样就必须强化非正式组织对行政组织目标的认同感和责任感。比如，可以根据某个非正式组织的具体特点，有意识地让他们独立地去实现某一行政目标。这样做，既可以有效化解行政组织与非正式组织之间的目标冲突，使非正式组织及其成员在心理上和行动上融入行政组织目标之中，还可以分担领导者的任务，这是最有效的一种手段。当然这种强化是一种十分复杂的组织行为，由于环境和非正式组织具体情况的不同而必须运用不同的方式，但总的来说，还必须考虑精神需求和物质需求两方面的因素。另外，在行政组织的目标设置方面，也可考虑科学的目标管理方法，mbo的目标管理是将非正式组织目标与组织目标统一于一体的有力手段。mbo的目标设置是自上而下与自下而上的结合，并且是双向的，它提供了一种将组织的整体目标转换为组织单位和每个成员目标的有效方式。mbo的目标有一个层次结构，目标虽然有大小之分，却无方向之别。某一层的目标与其前后目标环环相扣，使得非正式组织不得不考虑其在整个目标链中的地位。纵然他们有另外与总目标背向的目标，他们也会对选择的危害程度作更为慎重的斟酌。如果在其目标与组织目标不是不共戴天的情况下，非正式组织也会因为mbo的实施对组织目标作更多关注。
　　
　　(二)加强行政组织文化建设．摧毁非正式组织的小集体主义
　　非正式组织与行政组织之间的冲突本质上是两种文化之间的冲突，是行政组织文化与非正式组织亚文化之间的冲突，一般而言，非正式组织内部的文化强度要大于整个组织。组织应该建立接受程度和承诺大的基本价值观来加强自身文化的强度以抵御非正式组织强文化对其内部成员施加的不利于组织发展的亚文化。因而，要想使非正式组织与正式组织真正协调一致、和平相处可以通过以下两方面来影响、引导和改变非正式组织的行为规范和价值取向，使之与正式组织的目标协调一致。一是用“协作”造成同化。协作状态使得建构的连续性紧密，从而模糊了非正式组织的界限。使得非正式组织在组织的协作链条上无暇或较少思考其内部的“文化建设”，从而向组织的一统文化靠拢。二是将组织的思维方式和行为方式强有力地向非正式组织渗透，把组织性格强加于非正式组织，进而同化之。
　　
　　(三)善于把握中层管理者。把握住非正式组织的核心人物
　　首先是中层管理。中层管理人员作为高层和基层的桥梁，担负着沟通、执行、控制的角色，对完成行政组织的变革目标十分重要。行政管理中，经常存在这样一种管理方式，部分中层管理人员为强化自己的管理职能，通过采用笼络员工的方式来培育自己的亲信，增强管理效力，客观上已形成了行政组织中的非正式组织。这类行政部门，从长期发展来看非常不利，造成了不良的人际关系和工作氛围，结果是行政部门或行政人员缺少创新精神，工作效率低下，优秀人才逐渐流失，不再有建设性的意见和建议，成员要么刻意奉承，要么被约束。这就要求行政组织在完善组织结构的严密性和有效性的同时，要改变和提高中层管理人员的管理方式和管理水平。因此，行政领导者要定期评估考核部门内部中层管理人员的管理方式和管理效果，防止管理人员的个人行为而导致组织控制力下降。
　　其次是非正式群体的核心人物。非正式组织中的核心人物的思想和行动直接影响着非正式组织的思想和行动，行政领导者学会识别非正式组织的核心人物是很重要的，应该对非正式组织中的核心人物的影响给予高度重视，积极谋求与他们在各个层面上的沟通。可以主动邀请他们参加组织的重要活动或者出任正式职务，这不仅具有榜样示范作用，而且还可以利用非正式组织为行政目标服务，避免非正式组织成为实现行政目标的障碍，从而变潜在的阻力为现实的动力。