文书的行政管理与质量监控

　　文书处理工作直接关系到公文质量的好与坏，一定程度上反映了一个企业的工作水准和严谨程度；公文流转的快与慢，又反映了一个企业的管理水平和工作效率。以文办事时，拿出去的公文就是一个单位的名片，是一个单位对外给人的第一印象。一个企业的公文质量一定程度上又取决于本单位的公文处理人员。

　　1.文书管理的概念

　　通常文书都是指组织或者个人在工作或者活动中使用的一些格式特定、内容系统、体式完整的文字材料。主要包括工作简报、电讯、图片、图纸、报表、纪要、通讯、会议记录、讲话稿、文件、书面和口头记录等形式的材料。一般可以将文书分为私人文书和公务文书两种类型，统称公务文书为公文，它是国家机关在处理政务的时候用来记载各种活动、交流经验、报告相关情况、指导与商谈工作、请示与回复问题，传达与贯彻政令指示、颁布命令决定的文字材料。作为综合性管理技术的文书管理，己经被广泛地运用于现代各种综合场合的资料整理当中。管理不仅是行政机关管理的重要组成部分，同时还是提高行政工作质量及效率的重要内容。

　　2.当前文书的行政管理与质量监控中存在的问题

　　(1) 由于企业规模不断扩大，新上项目新增人员年轻化，缺乏实际工作经验，职业培训没有及时到位。文书处理工作人员素质和业务水平有待提高。

　　(2) 公文处理过程中，不规范的现象时有发生。发文办理文种选用不正确，标题使用不规范，公文撰写质量不高，公文审核制度执行不严，联合发文主办部门沟通不到位，排版不规范，发送对象不准确，公文发送渠道违返保密规定；收文办理不及时，业务部门相互推倭导致文件分发困难，文件崔办不到位，0A系统里的崔办节点形同虚设，电子公文管理制度不健全等等。

　　(3) 随着社会的飞速发展，信息化管理规范程度不断提高。网络自动化办公系统，在企业文书处理工作中日趋成熟。0A系统、电子公文，给公文处理工作带来快捷方便的同时，随之而来的是给一部分不懂电脑的同志带来困惑，从系统操作、到文字录入步步维艰，从而影响到工作效率。

　　3.文书的行政管理与质量监控措施

　　3.1强化政治学习，有效提升政治素质

　　身处文书处理工作岗位，文书人员必须加强科学理论学习，强化思想政治学习，坚决拥护党和国家的方针政策，遵守企业规章制度，以先进思想武装自己的头脑。同时，作为企业员工，需认真学习领导讲话，学习企业经营理念、发展战略和企业文化理念，为企业发展贡献一份力量。

　　3.2坚持敬业、负责的工作态度

　　文书处理工作较为繁琐，需要文书工作人员保持仔细、负责、敬业的工作态度，由于文书工作关乎企业发展、领导决策及企业中心工作，具备极强敏感性、政治性。因此，对于文书处理工作，出现任何疏忽，均会对企业发展造成严重影响，具有重大责任。

　　3.3坚持细心与耐心

　　3.1.1文书工作细心。就是要做到文书处理一丝不苟，确保小事不漏与大事不误，善于细心观察，事先发现隐患，及早排除险情。由于文书处理环节复杂，若工作不细致或不专心，极易发生问题，对企业造成不可估量的损失。而且文书处理工作属于事务性工作，劳动量较大，重复性较高，缺乏新鲜感，文书人员极易产生疲倦感，进而发生差错。所以，文书工作人员，必须时刻牢记职责，具体工作中，做到戒骄戒躁，做到周密思考，努力提升工作水平。

　　3.1.2文书工作耐心。就是要对琐事耐心，静心处理工作，由于文书处理工作需协调较多关系，无法避免棘手问题，需要文书人员反复协调、沟通，保持足够耐心，不然无法做好文书处理工作。因此，文书工作越是忙碌、繁多，文书工作人员就要条理分明、不急不躁，要坚持不厌其烦的精神，耐心战胜困难。

　　4.遵守准确、安全的基本原则

　　(1) 文书处理工作准确。就是要求文书质量，准确作为文书处理的基础、生命线，文书质量对文书效用具有直接影响。在拟制文书时，按照国家法律法规，确保格式规范、观点正确。文书处理时，确保作风严肃、手续齐全与程序完整。为保证文书处理准确，需制定公文处理办法或规定，规范文书处理程序。

　　(2) 文书处理工作安全。就是要求文书的安全管理，体现文书政治性，尤其对于涉密文件，必须完善处理与拟制机制，建立秘密文件专用通道，及时消除不安全隐患。目前，网络泄密现象较为严重，因此要确保网络文书内容不被篡改、窃取。同时，确保文书实体安全性，文书字迹必须工整，材料应耐久，降低文书自然损坏、人为损坏的几率，尽可能延长文书寿命。

　　5.有效利用现代化管理技术，提升自身综合素质

　　随着网络信息化时代的到来，必须建立健全电子公文管理制度，使0A系统在企业发展中平稳运行。文档一体化协同工作平台，实现了文书、档案数据共享，避免了数据重复录入，节省了人力，大大提升了工作效率。因此，文书工作人员必须按照岗位工作要求，克服一切困难，加强学习，不断提升业务素质，努力适应公文处理工作网络办公自动化工作环境，同时，业务部门要加强职业技能的培训教育工作，从而使每一个工作人员工作效率最大化。

　　6.结论

　　文书管理是一项综合技术的学习、实践的过程，在实际管理的过程中，每一个环节都离不开安全、及时、准确的管理要求，因此，要围绕整体管理的实际需要，突出对文书管理的细节管理、制度管理、人员管理等多个方面的综合应用，尤其是要突出对文书管理的现代技术运用，通过培训等方式，提升管理员的综合素质，更好的服务于现代管理的实际需要，提升文书管理的整体效能，服务经济社会发展的客观要求。

　　郑佳    任杰  　国网翼北电力有限公司唐山供电公司，河北省唐山市063000