优化行政管理 提高工作效率
优化行政管理 提高工作效率
前言
高校行政管理是高校为了实现学校办学的目标，依靠一定的机构制度，采用一定的措施和手段，发挥管理和行政职能，带领和引导师生员工有效完成学校任务，实现预定目标的组织活动[1]。高校的行政管理工作是联系学校与师生亲和度的纽带，是衔接教师与学生教与学的桥梁，因此，高校行政管理工作举足轻重。随着市场经济化程度的加深和社会资源配置方式的转变，高校需要自力更生，自谋发展，这就对高校行政管理工作提出更高的要求。要实现高效、科学的行政管理，就必须优化行政管理，提高工作效率。
一、优化服务方式
做好服务工作是行政管理工作的核心，现代社会信息流量多又快，如何及时的向广大师生传递信息呢？当今最快的工具就是网络信息平台（如高校网站、电子邮箱、qq群等）、信息管理系统和电话等通讯工具。
高校行政管理工作联系着校内师生的教与学，就必须做好师生的各项服务工作。将学校各项规章制度通过高校网站及时向校内师生传达；学校各部门根据工作需要及时发布通知；第一时间转达上级部门的文件精神等等都是做好服务工作的好方法。充分利用网络信息平台可以节约成本，加快信息传递速度，方便、及时、快捷；对师生来说既可以节省时间，又能充分利用学校优化整合的资源，起到事半功倍的功效。
高校工作类别繁多，可以根据性质相同或工作在“同一战线”的人员中建立qq群，便于交流工作，相互学习，更能及时传递各种与之有关的信息、工作要求、工作进展、信息反馈等。
通过电子邮箱，可以传输大量的文件，是对qq群的有益补充。高校各单位可以登记各部门领导或是工作人员的邮箱，对占用空间较大的文件通过电子邮箱进行群发，及时转达到相应工作人员的邮箱。通过电子邮箱传递信息，其文件精神传达准确，信息量大且传达速度快，可以极大的提高工作效率。 本文由论文联盟http://收集整理
高校行政管理工作联系着学校和校外各种机构、部门，要及时完成各种行政管理工作，其政策性和时效性强。因此，优化服务方式方法，及时快捷的传达各种文件精神和信息显得尤其重要。
二、优化机构设置
高校行政管理应精简管理机构，减少层级，优化职能部门设置，加强各职能部门的协调合作。当前大多数高校科层组织的管理层级较多，职能部门重复时有发生，对于职能重复度较大的部门或部门内部科室，应进行整合归并，减少资源的重复配置，提高人力、物力、财力的使用效率。
与此同时，对于学校资源和行政工作，要理顺管理关系，清晰地划分职责范围，做到分工合作，保证行政执行畅通无阻。每个职能部门虽然分工不同，但共同目标都是为学校师生提供高水平的服务，保证学校各项工作的正常运行，所以应有整体意识和全局意识，不能各自为营，各自为战。在涉及学校的整体利益和发展规划时，各职能部门应团结协作，共谋计策，共促学校各项事业的进步与发展。出现问题时，各部门不能互相推诿，应积极协商，认真总结经验和教训[4]。
精简优化职能机构，可以大大提高高校行政管理的工作效率[2]。
三、优化办事流程
高校行政管理工作要优化管理流程，提高办事效率。根据上级精神和学校各项制度、规定合理设计办事流程并张贴办公室墙上，将管理流程及时准确的公布在学校网络平台，让广大师生知晓并接受监督。接待师生办事，能在一个办公室处理的绝不让师生多跑其他科室；师生对办事流程不清楚的，要耐心的引导，真正做到让师生办事顺畅，少走弯路；管理流程中一些无关紧要的环节能省就省，对毫无意义的环节坚决删除。目的只有一个，遵循办事原则，优化办事流程，提高办公效率。
四、优化信息建设
高校行政管理的信息化建设是依托网络化、数字化、智能化等信息化技术平台，调动一切可利用的信息数据资源，对资本流、信息流、物资流、人才流等要素进行科学管理和分析[5]，来实现高校行政管理的现代化、信息化和高效化。
高校应充分利用现代信息技术平台，建立学校综合信息管理系统。让教师、学生、家长和社会用人单位能及时了解到学校各个方面的最新信息；同时，也可以收集到来自各方面的反馈意见。将现代网络技术应用到学校具体管理中，以网络充当信息载体，可以及时收发，处理发布和传递信息；建立信息数据库的和相应的办公信息资源库，可以减轻工作负担，提高行政管理效能，避免重复收集数据[2]。充分利用先进网络技术，运用互联网最大程度地实现信息资源的管理和共享，保证行政管理人员全方位的信息交流[7]，既简化管理程序，缩短管理流程，加快信息的流通，提高管理效率，又使高校行政管理工作变得高效、便捷和“环保”[6]。
当然，高校应加强信息建设的维护工作，加大投入，确保信息建设的安全与稳定。
五、优化人力资源
高校行政管理工作具有连续性、持续性和相对稳定性等特点，所以，从事行政工作的行政人员，一定需要相对稳定，才能保证整个行政事务的正常运转和运行，从而为学校各项工作的正常运转提供前提条件和有力的保障。因此，合理配置行政管理人员、优化人力资源是确保高校行政管理工作正常运转的必要环节。
行政管理岗位配置人员应老中青结合，实行传帮带。在岗位空缺之前，应选好新人并传授其相应的工作经验和要点，使其一上岗就能很好的处理各项事务，保证工作的连续性，确保工作不延误。其次，行政管理工作应根据岗位的性质，配置有相应经验和办事能力的人员，让其发挥特长，充分体现出其自身价值。
高校行政管理岗位和人员的配置须有专门机构或部门负责，定期梳理，及时调换，确保高校行政管理工作正常有序开展。
六、优化业务培训
行政管理办公效率与管理水平的高低，与行政管理队伍的素质密切相关。提高高校行政管理队伍素质是管理的社会化、现代化、专业化、规范化程度的要求[2]。因此，要不断加强对工作人员进行业务培训，提高他们的思想政治素质、专业管理知识、教育理论和规律、管理能力和业务水平，最终实行行政管理社会化、现代化、专业化、规范化。
高校应该为管理者素质的提高创造条件，加强在职教育、开展业务学习及举办多种形式的培训，全面提高行政管理人员的素质。通过培训，提高高校行政管理干部的思想政治素质、业务能力和领导水平，保持他们不断创新的能力和热情；通过学习，努力培养、造就一支政治坚定、德才兼备、懂教育、善管理、适应高等教育发展和改革需要的管理队伍。针对部分行政管理人员知识结构比较单一的情况，可以通过继续教育，促使其不断加强现代管理理论及系统的教育理论的学习和研究。如定期举行管理理论方面的研讨活动，定期进行管理业务方面的岗前培训、在岗培训和技能培训，定期举办文化素质教育类培训班，定期开展工作研讨会等[11]。
作为新时代的高校行政管理人员，还必须具有自主学习的能力，不断的更新知识，扩宽知识，接受新思想，使自己能在新的时代环境之下，提高自身的业务能力，掌握新的管理理论，灵活运用新的管理方法，同时也能掌握使用新进办公设备技术的能力。这样才能在日益变化的环境中实现行政管理工作的创新和高效[6]。
七、优化考核机制
对高校行政管理人员要优化考核机制，建立有效考核办法，完善激励机制，实行竞聘上岗、适度轮岗等方式，解决行政管理人员的后顾之忧。
建立“强化人文管理，辅以考核激励”的思路来调动行政管理人员工作的积极性。制定明细的岗位职责，让管理人员明确岗位的工作任务、目标和职责。根据管理工作的特点，本着“宜粗不宜细”的原则建立工作绩效考核办法。重视“捆绑考核”，体现团队协作精神导向。不求斤斤计较，但求态度积极[12]。考核过程遵循公平、公正、公开的原则，确保科学、民主，不徇私情，不搞特殊、不搞照顾。
完善激励机制，鼓励行政管理人员关心集体，积极工作，做出成绩。以多种形式来奖励工作态度好、工作效果好的同志。要使工作人员感觉到只要认真工作，就会人人有奔头，人人有体验工作满足感的机会。
实行竞聘上岗、适度轮岗，充分调动行政人员的工作积极性。在高校管理过程中，管理人员由于长期在同一岗位上工作，易出现消极现象。因此，高校管理工作，应针对不同人员的工作特点，在个人岗位选择中采用竞聘上岗、适度轮岗的方式。管理中，对在某岗位上不合适的人员，在帮助他们改进的同时，通过管理岗位的轮换，寻求改善的可能[12]。
对行政管理人员的职称评定，高校应提供多样化的渠道和晋升机会，积极支持他们晋升职称职务，使他们在工作单位里获得归属感，受到尊重、实现自我价值，解决行政管理人员的后顾之忧。
结束语
高校行政管理工作既取决于高层领导人员的高屋建瓴、科学合理的统筹安排，更依靠行政管理工作人员的积极配合和努力工作。因此，高校从服务方式、机构设置、办事流程、信息建设、人力资源配置、业务培训、考核机制等方面来优化行政管理工作，既能体现高校领导能力，更重要的是能提高行政管理工作的效率。