发展电子政务，促进政府职能转变

摘要：电子政务的难点之一是如何进行政务流程再造。为了解决这一难点，作者提出在政府服务机构中使用“注册跟踪系统”建设电子政务，认为“注册跟踪系统”不但可以提高政府服务质量，而且可以促进政务流程再造。

关键词：电子政务，政府职能转变，政务流程再造，注册跟踪系统

 

Applying “Support Ticket System” to e-Government will Re-engineer the Administration Process


 

Abstract: One of the difficulties in e-government is how to re-engineer the administration process. The article suggest the use of  Support Ticket System in e-government, arguing that this system will not only increase the quality of service, but also ignite the re-engineering process.

Keywords: e-government, government transition, re-engineering, ticket system.

 

       我们期望电子政务可以促进勤政廉政建设和政府职能转变，将管理型政府转变为服务型政府[１]，这自然要进行政务的流程再造。即使不涉及政府职能变化，单单电子政务本身也是一个政务流程再造过程。然而，以何种方式在电子政务建设中实现政务流程再造，是电子政务面临的难题[２]。

       实际上，在我国政府职能转变过程中，最重要一条就是要转变为服务型政府，而政府服务性机构的电子政务，如信访办公室和中小企业服务中心等的电子政务，就是完善服务方式和质量、改造政府内部管理和政务流程的切入点。如果能够在政府现有的服务机构中应用“注册跟踪系统”技术，那么，政府就有可能用电子政务来完善这些服务的同时，探索出政务流程再造的途经。

一、“注册跟踪系统”简介

“支持开票系统”是英文Support Ticket System的直译，更贴切的译法，应译为“服务注册跟综系统”，若用在电子政务中，则可以译为“政务注册跟踪系统”或“案件注册跟踪系统”。为简便起见，我们在文章中通称为“注册跟踪系统”。

“注册跟踪系统”是“救助台”（Helpdesk）的核心应用系统[３]。这一系统对提供服务的有关各部门及其责任人采取同一标准，记录案件处理过程的每一个细节。

国外许多公司的客户服务都使用了“注册跟踪系统”。例如顾客因手机信号不好给电话公司提出抱怨，公司客户“救助台”就会在系统中注册，将注册号告诉顾客，顾客可以随时根据注册号追询，无论当时经手人是谁，只要“救助台”操作员打开“注册跟踪系统”马上就可以回答客户所有问题，告知问题原因及处理状态。

这一系统在信息技术管理中有着广泛的应用。国外一般大公司的IT部门，对全公司职工开设一个“救助台”，任何人遇到计算机问题，都可以呼叫“救助台”以便得到及时解决。“救助台”的建立和运行有效地保证了整个信息系统的可用性。

信息系统的可用性，或有效性（availability），是信息系统安全三目标之一[４]。信息系统安全三目标是：可用性、完整性和保密性。当现代社会步入信息化时代时，人们的生活和工作越来越多地依赖于信息系统，信息系统的中断会严重影响生活和工作。反之，信息系统缺乏可用性将大大阻碍信息化进程：由于信息系统不可靠，人们就只能依赖传统方式来工作，而信息系统的经济效益就会大打折扣。例如，一个学校如果信息系统可用性差，则网上发布的信息无法通知到计算机出故障的职工，故此传统的会议或张贴方式还得维持，这无形中就阻碍了信息化进程。

为了更好地讨论“注册跟踪系统”在电子政务中的应用，让我们以一个可能的政府对公民服务的“注册跟踪系统”来说明其工作原理。

当公民要求政府解决问题时，由于很多时候不能当即解决，因此要注册登记，使公民有一个案件追踪号。公民以后查询时，只要提供案件追踪号，公务员马上就能从系统中调出该案件处理过程和现状的信息，给予解释和答复，也可以将公民提供的新信息，输入到系统中，使政府相关部门及时了解最新变化情况。这也避免了公民每次都必须找到经手人才能跟踪案件。

对于政府而言，该系统内有相关法律法规和政府部门职责分工的文件汇集，同时有各部门行政人员联系电话等渠道信息。公务员受理案件时，可以先进行相关法律规定的宣传解释，如不能当即解决问题，才进行案件注册，输入案件详细信息包括对方联系方式，然后将案件号指派给相关职能部门。

被指派的相关职能部门随时都可以看到指派给他们的责任案件，他们有几个路径可循：一是解决问题，然后告知立案人，确认对方满意后，将案件处理过程和结果输入系统后，结案；二是处理完本部门该做的事后，将过程和现状输入到系统后，把追踪号指派给下一个职能部门；三是无法解决，将困难和情况输入系统后，把追踪号指派给权力更高的部门；四是按有关规定解决问题完毕，但立案人还不满意，也不意愿结案，则要告知立案人对此案不满的投诉渠道和政府监督机构的电话地址，将过程、结果、建议和立案人意见输入到系统后，将案件号指派给上级部门。

二、“注册跟踪系统”的现代社会应用基础

       “注册跟踪系统”是信息时代的产物，它是组织内部各部门之间协同工作的平台，也为客户提供一个透明的信息沟通渠道。

       当代社会人际隔阂现象之一是“客户的危机是专家的常规琐事”。病人到急诊室心急如焚，医务人员却是熟视无睹、习以为常，病人可能一生就这么一次到急诊室，而医务人员每天接待几十个类似的病人。病人及其家属抱怨医院毫无人性，医务人员却需要有自己的日常工作生活，按部就班。 公民到政府办事也是一样。 如公司注册，可能一辈子就一两回，到政府上访，也是迫不得已而为之，但办事员见多不怪，照章办事，该怎么生活还是怎么生活。现代社会越来越依赖于专家或专门部门，而人们碰到的是毫无人性的冷面孔。IT行业中率先用“注册跟踪系统”解决了这一“专家－客户”矛盾，做的客户有求必应、又问必答，营造一个以人为本的人性化的公司－客户关系。我国电子政务完全可以应用“注册跟踪系统”建立以人为本的政府形象，改善政务人际关系。

       当代社会人际隔阂矛盾之二是组织内部职权责任冲突：有能力解决问题的人没有权力解决，有权力的没有能力或精力；或解决了问题的人可能得不到绩效考核认可。造成这种现象的是由于现代业务往往需要跨部门协同处理，而瞬息万变的IT行业不断产生许多原有业务流程设计所没有覆盖的问题，为此现代信息行业公司大力提倡团队精神。而“注册跟踪系统”为创造企业团队文化提供了一个激励机制，并加快了企业的学习速度，促进内部知识传播，也为内部管理决策提供支持。要了解解决问题的流程，经理一看“注册跟踪系统”中个案的处理过程便一目了然，里边记载了所有相关人员的陈述，包括客户的抱怨和各部门采取的措施和结果。是谁解决的问题，功劳别人拿不走，不管是不是你分内之事。上次处理这类事件的人出差了，经手人可以在系统中搜索出以前如何处理的，结果如何，即可尽快为客户排忧解难。

       我们的社会相互依赖的程度不断加深，一个任务需要越来越多的专家和部门协同完成，技术进步和社会变化越来越快，尤其在IT行业中，这些现代化进程是“注册跟踪系统”应运而生的基础。

三、“注册跟踪系统”在电子政务中的作用

       首先，作为信息系统管理工具，建立“救助台”使用“注册跟踪系统”是保障政府信息系统可用性的有效手段。现在我们政府信息化过程进行大量培训工作，但信息技术日新月异，仅仅靠脱产和业余培训是不够的，更重要的是在干中学、在工作中学，而干中学最好的方式是“救助台”形式，一遇到问题，马上请教救助台，及时解决；如果是网络和设备问题，救助台分派相关部门专家处理，保障电子政务日常运行。我国信息安全往往只关注信息保密，而忽视了信息

系统可用性问题。可用性的保障，是政府信息化建设根本安全保障之一，没有可用性，就无法以现代信息技术取得传统政务流程。保障信息系统的可用性，才能充分发挥信息资源经济效益。

第二，由于 “注册跟踪系统”是政府相关各个部门共享的信息平台，任何时候立案人和政府内部多个部门都知道此案发生原因和处理过程，以及现在由谁负责，使得案件处理过程对政府内部和立案人都公开透明，因此成为政府内部相互监督和民众监督政府的手段；

第三，“注册跟踪系统”可以促进政府由命令型行政转变到说理协商行政。服务窗口公务员任何时候都应该将立案人的申诉和说理输入系统，并向公民提供关于案件处理过程中依据的相关法规和处理状况，公民不再是消极等待结果而是主动参与行政过程，随时可以提供新情况，并有申辩和说理的途径。

第四是通过告知政策法规和相关部门处理意见，告知投诉与监督部门的相关信息，保护了公民的合法权利不受行政自由裁量权所侵害，落实了公民的知情权。

第五是激活政务流程再造机制，我国政府行政行为本来就是个案处理多而程序化程度低[５]，为了建设执政为民的政府，我们必须消除行政个案处理的时弊，程序化是发达国家政府机构官僚化的惯例，它能有效限制自由裁量权的滥用并保护公民基本权利，并提高行政效率。但程序化和官僚化实际上是成文的固化的政务流程，太多的程序化有可能降低政府制度创新能力，使政府难以应对中国社会的迅速变化，尤其是在WTO框架下进行国际竞争的时代，政府处于一个制度需求大大超过制度供给的时期。“案件注册追踪系统”为老百姓在政府个案处理传统下，提供了一个正常畅通的办事途径，这就使得中国政府的政治文明建设和政府职能转变有可能借助电子技术超越发达国家，建造一个有制度供给能力的现代化高效政府。

第六是方便民众。以往民众碰到一个部门不能解决的问题时，往往需要来回奔跑于政府不同部门。现在政府已经为招商引资提供一站式服务，但在精简机构的原则下，政府不可能以传统方式对所有个案都提供一站式服务地点。“注册跟踪系统”就是政府以电子政务方式对所有公民提供的个案一站式服务窗口，公民一旦将案件注册入系统，案件号就在政府各责任部门之间传递，而无需公民逐个部门追问。特别是涉及到部门职责范围之外的案件，注册号可以经由“升级程序”传递到上级部门，免去了公民路途遥远、耗时费财的上访活动。

“注册追踪系统”的管理应用，一般都辅助以“升级程序”。有几种情况可以激活升级程序：一是积案过多的同类案件，要及时报告上一级主管部门，积案过多证明有制度上的问题，不应该按个案处理而应该建立新的程序来处理，以提高政府效率，这就启动了政务流程再造过程。

二是如果一个案件在某一部门搁置太长（如三个工作日）而没有任何处理过程和现状改变的输入，窗口公务员要按照时滞规则激活“升级程序”，将案件追踪号指派给上一级部门，这样一来，“升级程序“就起到一个内部监督作用，案件不会因为是某部门的“内部事务”而长期搁置。

三是案件在处理中，但长期（如两星期）无法解决，责任部门或窗口公务员就必须将情况报告上一级部门，上级部门可以了解情况，提供必要的支持，调整部门之间的权力与责任，达到政务流程完善进化的目的。由此我们可看出，“升级程序”不单是责任监督机制之一，也是政务流程再造的催化方式之一。

“注册追踪系统”催化政务流程再造的另外一种方式，就是它本身是检验和监督政务实施效果的方法。只要把案例分类处理，政府很快就可以知道哪一个政务实施有困难，哪一个政务有缺陷，因此可以及时修订或更新政策和调整政务流程，缩短为流程再造进行的调查研究和规划周期，提高政务流程适应环境变化的再造能力。

“注册追踪系统”还可以用其它的方式催化政务流程再造，如对于重大案件，尤其是经过升级程序才能解决的案件，案件主要负责人必须在结案后写出报告，分析案发原因，提出避免类似事件发生的具体建议，提出短期、中期和长期解决类似问题的建议，这就把工作在第一线人员的建议有重点有优先地反映给上级。

“注册追踪系统”也是政府服务部门绩效考核的有力工具，政府可以根据案件处理量和处理速度两个指标，不断完善和提高政府内部管理水平。

四、结论

“注册追踪系统”是一个以服务为导向的系统，同时也是一个促进政府职能转变，进行政务流程再造的技术切入点。

我国加入WTO以后，政府面临职能转变的巨大挑战[６]。西方国家有许多现代政府形式值得我们借鉴，但我们也要认识到西方政府形式的局限性。西方有很多程序化的政务流程，旨在保护公民权益，使得我们看到了建设责任、效率、公平、公正、透明政府的可能性。但与西方国家相比，中国还是一个发展中国家，中国面临的国际环境更加严峻，中国面临的社会和文化变化更频繁，中国要跨越的技术进步台阶更大，由此使得中国政府面临更多的不确定因素。按照组织理论，西方程序化的政务流程更适用于相对稳定的环境，而我国个案处理的政务流程更使用于复杂多变的国内外环境[７]。如果我们为了消除腐败和保护公民权益，不加思考地套用西方程式化政务流程，我们就不但会牺牲政府效率，而且还难以应付我国艰巨复杂任务。把“注册跟踪系统”应用于我国电子政务，就可以在发挥我国目前以个案处理政务流程的灵活性的同时，建立公平、公正、责任的政府，消除腐败，使我国无需步外国政府演化经历的后尘，而借助电子政务走出一条自己的行政模式。

参考文献：
[１] 乌家培，《正确处理各种关系，加快发展电子政务》，王长胜 主编《中国电子政务发展报告》第75页，社会科学文献出版社2003年版。

[２] 王长胜，《中国电子政务的现状、问题与对策》，王长胜 主编《中国电子政务发展报告》第11～12页，社会科学文献出版社2003年版。

[３] Matthew Link, 《Transforming Support: From Helpdesk to Information Center》，SIGUCCS’02, Nov. 20-23, 2002, Providence, Rhode Island, USA.

[４] 国际标准ISO/IEC 17799

[５] 章剑生，《行政程序法基本理论》第12～29页，法律出版社，北京 2003。 

[６]李文良，《中国政府职能转变问题报告》，中国发展出版社2003年1月版，2003年9月第3次印刷。

[７]达夫特，《组织理论与设计精要》，李维安等翻译，机械工业出版社 1999年版 第3章。