浅议企业内部控制制度中不相容职务的分离

摘　要：随着《企业内部控制基本规范》在上市公司的实施，为了更加全面、更加深层次地关注实施企业内部控制对于不相容职务分离的要求及必要性和其中可能存在的缺陷，面对复杂多变的市场环境和企业自身不断发展壮大的要求，与时俱进，不断创新补充，调整措施，进一步确保企业内部控制的合理、有效和资产的安全。

关键词：内控 不相容职务分离
内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。
一、内部控制的意义
（一）、加强和规范企业内部控制的需要；
   现在存续的企业都有一套可行的管理制度，但内部控制制度是进一步规范和完善企业内部管理制度，故企业应根据内控规范的要求，对原有制度进行修改、完善和提升；对于新建企业，更需要依据内控规范的制度，构建企业内控制度和管控流程。
（二）、有助于全面提升企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展；
   全面提升企业经营管理水平和风险防范能力是内控体系的核心问题，尤其是在当前我国应对复杂的国际经济形势、加快转变经济发展方式的时代背景下，内控规范体系对于提升企业核心竞争力，促进企业在后危机时期的可持续发展，具有特别重要的现实意义和深远的历史意义。
（三）、有利于维护社会主义市场经济秩序和社会公众利益。
   企业尤其是上市公司是社会创造财富的经济主体和经济细胞。调整产业结构，转变发展方式，提升发展质量，维护市场经济秩序和社会公众利益，从企业做起至关重要。广大企业也只有不断强化内部控制，才能实现维护市场经济秩序和社会公众利益的目标。
（四）、有利于维护企业信息质量的提升，符合社会主义市场经济发展的需求。
　　加大对会计信息的采集、归类、记录、汇总等过程和相关环节的分离、监督和管控力度，以便能及时发现并有效纠正会计工作中出现的问题，提高会计信息质量，真实、完整地反映企业经营管理活动，更加符合市场经济发展的需求。
二、目前企业在内部控制不相容职务存在的现状
在当前企业中，尤其在管理制度方面更是参差不齐、各自为政，凭借个人的主观臆断随意设置岗位，同时由于本身的知识、素质和管理等方面的缺陷，内部控制方面存在着许多漏洞和不足，总结主要存在以下几个方面：
（一）缺乏内部牵制的理念
许多企业受企业规模和所有制形式的限制，管理方面的视野和境界相对较弱，对于如何建立一个合理的权责分配体系和内部牵制制度的认识不成熟，有的甚至不了解不相容职务的相关概念，许多企业管理人员更多的是凭借经验工作，信任谁就让谁干，没有考虑到对员工进行监督和限制，更没有考虑不相容职务分离控制管理。
（二）不相容职务设置不完善
部分企业能够结合本企业实际情况设置不相容职务，但设置的不规范、不完善。不相容职务一般包括：授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查等。有的企业会计岗位设置不当，业务交叉太多，会计人员兼职过多。有的企业不相容职务设置缺乏系统性，不能覆盖各类资产和各种业务事项，管理效应也层层弱化。
（三）、授权批准控制程序存在漏洞
企业内部控制的一个重要环节就是授权批准控制，应该明确各个部门和各个岗位办理业务的权限范围和相关的审批程序、责任等。在企业的日常管理中，授权批准制度的控制主要体现在对审核批准的控制上，就是要求企业的各个岗位按照规定的程序来复核和审查相关经济事项或经济业务的合规性、真实性以及相关资料的真实性和完整性，并作出批准或者不批准的决定。当前，我国的很多企业都存在着授权批准控制不健全的现象，例如：授权批准带有较大的随意性、授权批准的程序不够完善、等，这些都可能引发严重的经营风险和财务风险。
  （四）、内部控制制度执行乏力
    现阶段，国内很多企业虽然制定了相关的内部控制制度，但是在实际执行的过程中，由于人员素质不高、管理层不够重视等多方面的原因，使得内部控制制度得不到应有的执行，内部控制制度形同虚设，不能发挥应有的控制作用。例如：有些企业为了应付上级检查或者是满足信息披露的要求，表面上制定了一系列的内部控制制度，但是这些制度并没有在生产经营中落到实处。另外，很多企业的管理层把精力都放在了产品更新换代或者开拓市场上，将企业的内部控制搁置起来，只是在企业经营出现重大问题的时候，才想起实施内部控制。
  （五）、企业的监督和激励机制不够完善
    一方面，企业在进行内部控制建设时，往往把精力集中在制定相应的规章制度上，对内部控制的执行缺乏必要的监督和检查，企业管理者很难及时地了解内部控制制度有没有得到有效的执行、执行过程中存在哪些问题、那个环节还需改进等信息，难以完善内部控制。另一方面，完善健全的激励机制无法开展，相关人员无法得到相应的鼓励，不利于提高企业员工执行内部控制的积极性。
    正是由于以上种种原因引起了不相容职务分离控制管理问题，针对目前存在的问题和所分析的原因，企业有必要采取措施加强不相容职务分离控制管理。
三、对不相容职务进行分离管控的内容
       所谓不相容职务，是指那些如果由一个人担任可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务。对其控制不相容职务的方法，就是从组织设计以及职务安排上进行分离，将不相容职务分别安排给不同人员、甚至不同部门，以形成一个可以相互监督、相互牵制、相互核查的业务机制。具体如下。?
　  （一）、?授权批准职务与业务经办职务分离?
　　比如，有权决定材料采购的人员不能兼任采购员。但有许多企业在实际工作中，很多既是单位的供应科长又同时去亲自采购的现象。这就是利用了不相容职务未进行分离所带来的内部控制缺陷，从而谋取私利的典型。?
　 （二）、?业务经办职务与稽核检查职务分离?
　　例如：现金出纳、会计与稽核职务相分离，采购员与库管员职务相分离，库管员与盘点稽核人员职务相分离等。这样可以做到出纳、会计、采购、保管等业务执行人员都受到应有的监督。同时也应使稽核、审计人员处于相对客观、独立、超脱的地位，保证监督质量。业务经办职务与稽核检查职务分离，会使得经办人员相对有所顾忌，督促他们更加尽职尽责地做好本职工作，提高企业内部控制的质量，保证各项经济业务正常工开展。? 　
       （三）、?业务经办职务与会计 记录职务分离?
　　企业必须要将业务执行和记录职务分离，不应该让员工自己记录自己经办的业务。比如：企业的会计绝对不能兼任销售人员，对自己的销售行为进行会计账务处理；企业的会计也绝对不能兼任采购员，对自己的采购行为进行会计账务处理。如果不进行职务分离，业务执行的过程和结果就缺乏了在记录时所应该进行的复核和确认。
　　（四）、?财产保管职务与会计记录职务分离?
　　财产保管与会计记录职务应分离，保管员不应该兼任会计、稽核工作。一方面是个别单位领导不重视，没有配备应有的人员，另一方面也不排除故意减少内部控制环节来谋取私利的可能。?
　 （五）、业务经办职务与财产保管职务分离?
　　企业财产物资的保管职务应该与实物核对和财务盘存职务相分离。如果一个企业的材料采购员既负责材料采购又负责入库保管，那么这样身兼数职的行为，就有可能给经办人员创造舞弊的机会，缺乏内部牵制和监督，形成职务犯罪的隐患，给企业造成损失。?
四、完善企业内部控制中不相容职务分离管控的意义
    良好的企业经济秩序是建立在一套严密的规章制度的基础之上的，并使之能够得到执行。近几年来，从红光实业到麦科特、银广厦，我国股市可谓风波不断，上市公司频繁发生会计造假案件，金额越来越大，影响面也越来越广，企业内部控制失控现象层出不穷。因此企业在实行内部控制制度中，不相容职务分离需要各员工恪守其责，如果担任不相容职务的职工之间相互串通勾结，则不相容职务分离就失去作用了。但如果企业没有适当的职务分离，则发生错误和舞弊的可能性更大。因此，企业必须加强职工的普法教育，提高每位职工的法律意识。制定一系列切实可行的规章制度；强化监督检查、内部稽核、内部审计的作用，定期轮岗等措施，确保企业实施内部控制的目的，在一定程度上能够防止职务侵占或渎职等违法犯罪活动。企业还应当从企业的实际出发，定期对职工进行技能培训，不断提高职工的思想觉悟，加强企业文化建设，发挥职工的主人翁精神，确保企业内部控制的要求，使企业不断发展壮大，顺利实现企业经营发展目标。