浅谈会计电算化内部控制

摘　要：随着计算机信息技术的不断发展,会计电算化工作在社会经济方面发挥出了越来越重要的作用。为了保证会计电算化的规范、高效、安全，能够为管理者的决策提供科学、准确、快速、全面的各种财会数据信息，必须促进会计电算化内控制度的改革。本文针对目前企业会计电算化内部控制存在的主要问题进行分析,并提出了相应的改进措施。

关键词：会计电算化 内部控制 措施

　　会计电算化的产生，推动了会计理论和会计技术的发展，而传统的会计内部控制方法和技术，已经不能够适应会计电算化时期财务管理工作的需要。强化会计电算化的内控制度，提高电算化的科学管理水平是建立现代企业制度的内在要求，也是提高企业竞争能力的重要途径。
　　　　一、会计电算化下内部控制的变化
　　（一）增加了程序控制
　　由于计算机具有高速、稳定及较强的计算与逻辑判断和推理能力，因此手工条件下的一些内控措施就失去作用。，在电算化中没有了存在的必要性，如编制科目、凭证汇总表，总账、明细账的核对等，其部分内部控制功能在电算化后转移到计算机内。
　　（二）控制对象发生了变化
　　手工操作下的会计控制对象是处理会计业务的财务人员，只要制定了相应的岗位责任制和内部牵制制度，就可以保证会计信息的正确性和企业资产的安全完整。而实行会计电算化后，内部控制的对象不仅仅是负责数据输入的财务人员，还要涉及到整个系统的开发、维护以及网络的安全等。
　　（三）内部控制环境发生了变化
　　企业使用计算机处理会计和财务数据后，企业会计核算的环境发生了很大的变化，会计部门的组成人员在原来由财务、会计专业人员的基础上，增加了计算机数据处理系统的管理人员及计算机专家。会计部门不仅能够利用计算机完成基本的会计业务，还能利用计算机完成如销售预测、人力资源规划等，各种原先没有的或由其他部门完成的更为复杂的业务活动。
　　　　二、会计电算化内部控制存在的主要问题 　　 　
　　（一） 会计人员素质普遍较低
　　目前，各单位的电算化会计人员素质普遍较低，不能够充分利用会计软件的许多功能，更谈不上根据实际工作情况做进一步的研究开发，从而不能很好地落实会计软件中固有的一些内部控制措施。
　　（二）通用会计软件安全控制功能不完善
　　1.会计软件安全性与保密性差。目前许多软件缺乏操作日志记录功能和加密措施，对操作人、操作时间和操作内容没有具体记录，一旦出现问题很难追究责任；会计软件系统采用了一些内部控制机制，如设置口令、设置使用权限等，但对于一些人来说，这些都形同虚设，只需用专业软件，就很容易从外部打开进行修改。
　　2.已有的功能不符合内部控制的要求。在电算化会计信息系统中，存储在磁性介质中的会计信息有被篡改而不留下痕迹的特点。同时，商品化会计软件设置了一些不应有的功能，使不少必要的程序控制失效。
　　3.过时的软件不能得到及时更新。企业在选购财务软件时缺乏前瞻性，随着经济与企业的发展，原有的财务软件在功能上已不能适应新形势的要求，而企业又没有及时对原有系统给予改进，从而使相关的内部控制得不到保障。
　　（三）会计人员职责不明确
　　实施电算化会计后，企业财务处工作人员的职责分工仍与手工模式下相同，只是增加了系统维护人员岗位，没有制定新的岗位责任制度。虽然通过设定密码的方式实现了操作权限控制，但由于职责不明确，从而使越权操作成为可能。
　　（四）档案保管中存在的问题
　　会计人员对电算化档案重要性缺乏相应的认识，容易造成档案管理内容的不完整。同时会计档案没有严格执行分人分地保管，存在较大的隐患。数据备份存在偏差。对数据不能坚持定期备进行备份，如果出现计算机故障就可能导致数据的丢失。对数据没有定期检查，缺乏针对突发问题而采取的补救措施。
　　（五）缺乏电算化内部审计监督
　　内部审计是内部控制的重要措施。内部审计人员应对电算化会计系统的管理及控制制度进行研究和评价，指出其薄弱环节，提出改善意见，促使被审单位（部门）加强电算化会计系统的管理和控制。
       三、完善会计电算化内部控制的措施
　　为提高会计信息质量，保证资产的安全和完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行就必须制定和实施的一系列控制方法和措施。
   （一）对会计人员进行培训，提高会计人员素质
　　会计电算化内部控制能否起到应有的作用，很大程度上取决于会计人员的质素。要提高会计人员计算机实施业务素质，必须大力加强人才培训的力度。企业应高度重视电算化人才的开发与培养，积极组织会计人员学习会计电算化知识，掌握计算机先进技术，培养或聘用一批精通技术、熟练应用电算化程序的高级技术人才，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。
   （二）加强软件使用与管理
　　1.建立电算化操作控制制度
　　明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件；预防已输入计算机的凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿；操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软件；根据本单位实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
　　2.建立计算机管理制度
　　要使电算化会计顺利的进行，必须保证机房设备安全和计算机正常运行，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生；对磁性介质存放的数据要保存双备份；对正在使用的会计软件进行修改，对通过用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督；健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，保证会计数据的完整性。
　　3.重视会计软件的选择
　　在电算化会计条件下，会计软件质量决定了会计核算和管理的质量。各单位必须要重视会计软件的选择工作，要从运用、通用、安全、易用等多角度选择软件，才能逐步建立健全电算化的内部控制。
   （三）实行职责分工制度
   利用职责分工制度对会计岗位权限和职责进行划分，在企业各会计岗位之间形成互相约束，互相监督的机制。同时成立专门的组织机构，对各会计岗 位进行统一指挥管理，降低电算化会计的风险性，确保会计信息的安全性。
   （四）电算化档案管理
　　会计档案管理的质量，直接影响会计信息的真实、完整、准确，也关乎本单位事业的发展，必须高度重视会计档案管理。为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，我们必须根据电算化会计档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。
   （五）加强内部审计监督
　　内部审计既是各单位内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。在审计过程中要强化内部审计的作用，如系统开发过程中需内部审计人员参加、对会计资料定期进行审计、审查结构内数据与书面资料的一致性；及监督数据保存方式的安全性、合法性，避免非法修改历史数据的现象等。同时各单位可以采用多种内部审计方法，如计算机外部审计法、编程验证法、计算机联网审计法等。
　　随着会计电算化的发展应用，各单位应该从实际出发，完善自身的内部控制制度，充分发挥电算化的优势，确保本单位健康、稳步、快速地发展。

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[作者简介]梁雪（1982—），女，吉林省公主岭市人，管理学硕士，吉林省经济管理干部学院助教。