论如何在酒店财务管理中加强对客房收入的控制

摘　要：现代酒店财务管理是酒店经营管理的核心，而酒店营业收入的控制是酒店财务管理的重要组成部分。其中，客房收入占整个酒店营业收入的40%-60%左右，因此加强酒店客房收入的控制、核算与管理有着非常重要的意义。

关键词：酒店财务；客房收入；控制

　　一提起酒店财务，我们通常会想到记账、算账；一提到酒店财务管理，我们同样会想到这是计财部门的事，与其他部门没有关系。然而，现代酒店财务管理则是酒店经营管理的核心，任何一个部门、一个人都和财务管理发生着密切的关系，只要是涉及酒店资金流向的环节，从采购到加工、销售，到资金回笼，再到采购，每一个都渗透着财务管理。如果把酒店比作一个人，那么酒店财务部门就是这个人的大脑，大脑运转得是否正常，大脑思维是否高效，决策是否正确，影响着这个人在社会中生存的各个方面。同样，酒店财务部门在酒店各个部门中占着举足轻重的地位，因此酒店财务管理工作的好坏同样也将决定着酒店的生存与否。
　　酒店财务管理主要是指酒店的资金管理，其对象是酒店的资金及其流转。资金流转的起点和终点是现金，其他资产都是现金在流转中的转化形式。因此，酒店财务管理的对象可以说是酒店的现金及其流转。
　　在酒店的日常经营过程中，每天都会发生大量的款项收付业务，这些业务中所涉及到的货币资金是酒店财务管理中风险最大的一项内容。由于货币资金具有很强的流动性，而且酒店中几乎所有的部门都有各自的营业收入，与货币资金的涉及面较广，因此，极易造成丢失、盗用、贪污、挪用等错漏舞弊现象的发生。
　　酒店在货币资金管理中容易出现的问题主要表现在以下几个方面：1、收入环节。收银员与服务员串通舞弊，利用各种手段更改客人账单，将多收的款项归为己有，利用酒店发票管理制度的漏洞代开、多开发票，擅自确定消费项目的折扣等。2、支出环节。财务人员没有严格的执行货币资金支付审批程序，在重大支付业务的决策上由一个人决定款项的审批，没有实行集体决策。3、货币资金保管环节。财务人员未能按规定分别保管票据与印鉴，未能定期清查盘点货币资金。因此，我们就要对酒店财务管理中的营业收入加强控制，因为酒店营业收入的控制是酒店管理的基本职能之一，是酒店内部管理的重要组成部分。酒店营业收入控制是为了保护酒店财产和经营成果的安全与完整，检查会计资料的准确性与可信性而制订的协调方法和控制措施。良好的酒店收入控制不仅能保证酒店销售收入，而且能够提高酒店的服务水平，树立酒店形象促进员工内部团结，对酒店的运作具有重要意义。
　　酒店的收入控制中涉及多个部门和环节，几乎每个营业部门都被纳入到酒店收入控制的范围之内，这就需要各个部门之间积极配合，相互协调，明确岗位权限，才能有效的达到控制收入的目的。酒店的收入类型复杂多样，环节繁多，一般包括客房收入、餐饮收入、康乐收入、商品部收入、酒吧收入、洗衣收入等等。其中客房是酒店的主题，是酒店收入的重要组成部分。对于一般的酒店来说，客房收入占整个酒店收入的40%-60%左右，虽然建造投资大，但却具有耐用性强，消耗低，利润高的特点。因此加强酒店客房收入的核算与管理有着非常重要的意义。下面就如何进行酒店客房收入的控制做详细说明。
　　客房收入的控制主要包括预订、预收保证金、登记、记账入数、结账、稽核等环节。
　　一、 预订。
　　预订是客人与酒店发生接触的第一步，也是酒店进行销售的第一个环节，预订部是酒店运营的调度中心，根据酒店经营状况来合理安排预订，调剂客房的销售，最大限度的充分利用酒店资源。客人通过电话、传真、电子邮件或亲自到酒店面谈的方式预订。预订部获知客人的预订请求后，需了解客人的基本信息，如姓名，联系方式，预计来店人数和房间数量以及对房间的要求等，在此基础上对客人进行报价，并和客人确认当期预订的房间价格及保留天数，填写客房预订单，并将其妥善保管预订单采取多联式，由预订部、前厅部（收银）、客人分别保存。预订部在客人抵店的前一两天，将预订信息、房间号及房价录入酒店管理系统，当客人抵店后由前厅部在酒店管理系统中进行入住登记操作即可。
　　二、预收保证金。
　　在客人与酒店确认预订单后，客人需要交付一定数额的保证金。它既保护了客人的预期利益，又使酒店在客人取消预订的情况下不致蒙受经济损失。预订部根据预订单通知客人交纳一天或全部预订天数的房租作为保证金，并填制“保证金收款单”。客人凭“保证金收款单”到酒店财务部支付保证金，财务部在收取款项后，开具收据，财务联作为入账凭据，其余几联分别交给客人及预订部。如果客人按期抵店，财务部可以将客人的保证金转为客人的预付消费款，待客人离店时，只需支付消费总额扣除预付部分的差额。如果客人取消预订，要求退回保证金，酒店则只需退回一部分保证金，其余作为客人对取消预订的经济补偿。在接到客人取消预订的通知后，预订部填写“保证金退款单”，并附上相关的预订资料，经审批后由财务部支付退款。财务部办理退款以后，在“保证金退款单”标注“已退”字样，并退回预订部送交客人。
　　三、抵店登记。
　　酒店将客人分为两类：散客及团队客人，这两类客人在抵店登记上存在着一定的差别。散客抵达酒店后需到酒店前台进行入住登记，对于已经预订过的客人，前厅部需调出预订信息，与预订单核对无误后，在系统中进行标注后即可入住，对于没有预订的客人，需填写“酒店入住登记表”，确认客人需要的房型，告知相应的房价，以及确认客人的结算方式，主要有现金、转账、信用卡三种，一般来说，散客主要以现金和信用卡为主。另外，为了保证客人不出现超出其经济能力的消费行为，保证酒店的利益不受损害，酒店还需对散客收取预付款，即押金，押金的金额一般为房租金额的1.5-2倍，客人办理完这些入住手续后，便可领取房卡；团队由于人数多，入住时间较集中，所以一般是在抵店前一天，由前厅部根据预订部转发的预订单分装好房卡，在团队抵店时，与团队领队核对预订的房间及排房情况，由领队将房卡分发给每位团队成员，并由领队填写“团队入住登记表”。
　　四、记账入数。
　　客人办理入店手续的同时，总收银台为客人建立一个唯一的客账，即消费账户，使客人在酒店的各项消费数计入客 人的账上，进行入数，大部分酒店都用计算机进行入数，凡是有条件的地方，都应与总收银台计算机联机，当客人持房卡在酒店各营业场所消费时，服务员应将客人房卡号码连通消费金额一起填写在手工账单上，经客人签字确认后及时输入到客人的消费账户中去。一般酒店规定在中午12点以前退房，超过12点到下午6点，加收半日房费，超过下午6点加收全日房费，总收银台在核算客人房费时，系统会自动提示收银员对延时退房的客人加收房费，对于一些老客户、协作单位或相关单位是免收延时房费的，收银员应严格把关，需见到书面减免通知，并有酒店相关领导签字许可时，才能减免房费，否则一律按照正常收费标准收费。对于提前离店的比如夜审前退房的客人，总收银台应采取手工记账方式，将客人的全体房费追加录入电脑的客账中，这样才能正确反映客人实际发生的房费，还需及时通知酒店各营业部门，查询是否还有该客人的消费账单尚未结清，以防止发生跑账的情况。
　　五、结帐。
　　客人离店前，将房卡交到总收银台，进行结帐，收银员电话通知客房部查房，通知前厅部关闭客房电话，并询问酒店各营业部门是否还有该客人的账单没有及时传递到总收银台，防止跑账漏账。并利用等待时间，将客人客账中所有原始单据及消费账单取出，与电脑记录核对，防止出现未入账项目。当接到客房部通知查房无误后，收银员打印明细单，将客人在各营业场所签字确认的原始账单一并交给客人核对，并对客人的疑问作详细解释，为了缩短客人等待结帐的时间，总收银台每天最后一个班次的收银员应对第二天预计离店客人的客账进行整理，将客账内预订单、押金收据、定金收款单以及各种消费单据分别归集，逐一检查每张单据是否填写正确合规，是否混淆客人转错客账，是否有未入账消费项目，这样既节省了客人的等待时间，又省去了结帐时收银员临时整理审核杂乱无序账单的麻烦，提高了总收银台的工作效率。客人核对无误后，在汇总账单上签字确认，结账。如果客人交的是现金，收银员应识别钞票真伪，手工点钞后再通过点钞机清点一遍；如果客人是信用卡付账，收银员应先查看信用卡的有效期，再查看信用卡表面拼音是否与客人签字及身份证姓名相符，并通过POS机划卡查看客人信用卡的余额，如客人消费金额超限，应向银行要求办理授权。收银员划卡后，请客人在打印出的信用卡单上签字确认，客户联交给客人，商户联附在客账中传给夜审审核，银行联连同当日款项一同放入现金缴款袋内；如果是支票结算，收银员首先检查开出支票单位的信用资质，对于一些小企业或陌生单位，需请示酒店相关领导，如有必要需酒店销售部经理签署支票担保书，以避免出现空头支票给酒店造成经济上的损失，另外，还需检查支票的有效期、支票的财务章及法人章是否加盖齐全，支票有无破损、折叠。检查无误后，请客人在支票背面签字，收取支票后，收银员应填写总收银台支票登记簿，注明收取支票日期、付款单位、支票号码，并在经手人一栏中签字；对于挂帐的客户，无需在离店时支付任何款项，只需在账单上签字即可，收银员需仔细核对客人签字是否与协议上的签字相符。
　　六、稽核。
　　客房收入是酒店收入的重要组成部分，酒店每天都会发生几百或几千笔房费收入，再加上每天可能发生的加收房费、冲减房费等各种业务，总收银台的工作量是相当繁重的，收银员既要录入电脑打印账单，又要进行各种款项的收付，加之人员的思想素质、业务水平各不相同，容易发生一些差错。为了及时、准确的了解客房收入情况，加强内部管理，提高酒店核算质量，保证酒店收入的安全与完整，防范与杜绝货币资金流失，必须对客房收入进行内部稽核制度。客房收入的稽核包括夜间稽核、日间稽核。
　　夜间稽核又称夜审，是夜间进行的核数工作。由于酒店是24小时营业，营业收入每时每刻都是处于变动之中，而且酒店各营业部门营业时间不尽相同，给收入审核工作带来了较大的不便。为了便于统计、审核营业收入，酒店一般将审核工作订在午夜12点至次日凌晨5时前，这个时间段内抵店离店的客人相对较少，而且个营业部门也都基本结束了一天的营业，收入金额变化不大，比较稳定。夜间稽核在进行客房收入审核时，应进行如下的操作：
　　1、 通过酒店管理系统从数据库中调出当日在住客人房间明细表及当日入住客人明细表。按照团队及散客进行分类统计。
　　2、 与前厅部核对当日入住房间数及房卡发放情况。前厅部当日发放的房卡应与当日入住客人房间明细表相一致，在用房卡应与在住客人房间明细表相一致。
　　3、 按照每个团队及散客的预订单与前厅部核对在住房间的房租，明确所有出租客房均已入账，特殊情况要有相关手续。
　　4、 与前厅部、客房部核对在住客人房间明细表，保证每个房间处于正常的房态。
　　5、 审查前厅收银员交来的账单，核查客人在酒店的消费是否全部计入。
　　6、 将账单与收款员收银报告中的有关项目进行核对，检查账单金额与收银报告金额是否相等。
　　7、经与前厅部、客房部共同审核无误后，夜审通过酒店管理系统将房费自动计入到每个客人的客账中。
　　8、对当天客房收益进行试算。
　　9、编制当天房客收益结帐表。当天客房收益结帐表一经编出，当天的收益活动即告结束，以后还有业务发生就只能记入下一工作日业务中。
　　在核对的过程中如果发现客房在住数量存在差异，夜审、前厅部、客房部应共同查找原因，并将原因记录到夜审日志上，上报财务部经理及总经理。
　　夜审在进行客房收入审核时，还需加强对冲减房费、免除房费情况的审核，主要检查房费冲减（免除）账单中房租单价是否正确，是否超出折扣权限，是否有准许折扣或免除房费的酒店相关领导的签字。
　　日间稽核又称日审，是酒店营业收入的第二次稽核，日审的工作对象是夜审员审核后交来的账单、报表以及夜审员未审核到的个别部门交来的账单、报表。日审也是对夜审工作质量的监督和检查。日审工作主要有：
　　1、 审核酒店所有夜间稽核编制的报表，符合所有收银员、记账员的营业报表。
　　2、 核对客房状态日报表是否与前厅客房出租状况统计表相符，如有不符，需查明原因，并书面报告。
　　3、 审核对外结算帐目和单据。
　　4、 统计上一日收益报告。
　　5、 稽核客房收益结帐表、餐饮营业收入日报表。稽核工作内容主要包括：复核各 类账单的汇总；用账单核对报表；检查报表计算是否有误。
　　6、 编制酒店营业收入日报表。日审员稽核餐饮收入日报表，编制酒店营业收入日报表。
　　7、 检查账单号码控制情况。主要内容：检查收银报告中账单使用情况以及收银员填写的账单号码控制表；复核夜审员编制的账单使用情况汇总表；检查因打印错误而作废的单据是否有经理签字。
　　8、 检查折扣数。对给予折扣的账单，检查是否符合相关规定。
　　9、 核对现金。
　　10、负责保管所有收银、记账凭单及稽核报告。
　　总之，客房是酒店的基本设施和存在的基础，是酒店最主要的商品之一，客房部是酒店的主要创收部门，因此客房的收入是酒店营业收入的主要来源，做好客房收入的控制是做好酒店营业收入控制的重要基石，它直接影响酒店的营业收入，从而决定酒店财务管理的有效性。因此，加强客房收入控制不仅是酒店财务管理的一项基本职能，更是酒店财务管理的重要组成部分。我们只有做到以上六个方面加强客房收入的控制，才能保护酒店财产与经营成果的安全与完整，从而保证酒店财务管理有序、高效的进行。
参考文献：
［1］酒店财务管理，翁玉良，浙江大学出版社，杭州，2009.
［2］酒店及餐饮企业财务管理的８堂必修课，张蓉，中国纺织出版社，北京，2009.
［3］关于酒店内部财务控制几个主要问题的探讨，王峥，北京，2005.