如何做好电子档案信息化的管理

摘　要：

关键词：
      近几年，人们进行各种交流的媒介主要以数字化为主，由于其生成简便、传送迅速，必将产生大量的数字信息，对于其中具有保存和利用价值的数字信息人们称之为电子档案。将档案信息化纳入机关信息化建设总体规划和目标与机关信息化建设协调同步发展。信息技术几乎已经渗透到了社会活动的所有方面，作为现代社会活动的技术基础，正在逐步改变着社会活动的运行方式。档案作为人类社会活动的产物，必然伴随着社会活动运行方式的转变，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生本质的变化。人们积极应对信息化，不仅要关注档案的载体形式变化，寻找适宜稳妥的管理方法，更为重要的是，要研究档案这一事物整体在信息技术基础上的运动新规律。电子文件需要全新的管理形式，下面，本人对电子文件实行电子档案化管理谈几点认识：
　　一、电子文件档案的优越性
　　电子档案查阅手段简单化，提高资料的利用率。网络和通讯系统是电子档案的基础，只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资源共享和各种联机服务扩大使用范围。电子档案中各种信息的加工储存，由数字库系统来实现，通过联机服务系统为用户提供检索服务。数字库系统和检索系统，是关系到电子档案正常运行的关键。
　　随着办公自动化和信息技术的发展及在各领域的应用，档案管理对象将转向以存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主，以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用。信息技术、办公自动化技术和网络技术的广泛应用，使信息资源存储与传递向数字化、电子化发展。机读文件和机读档案将大量出现，使档案信息的存储已数据库为主，档案信息的传递也以电子数字流的形式进行。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存储与传递数字化，导致档案工作的手段和工作方式计算机化。办公人员通过网络在办公室或家里的终端前，就可对远程数据进行实时浏览，检索等访问。
　　电子档案还有利于遗漏文件的不漏增缺，传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，不漏增缺，就得拆卷重做。档子档案的管理可以弥补这个遗憾，文档用微机按“件”整理归档。可随时不漏增缺，使文档不形成存积，只需按一下健，修改一下档案目录就可以了。
　　电子档案有利于档案的保密。过去查阅档案时是整卷查找。查阅人可以看到整卷内容。现在电子档案管理，查阅人只需输入需要查找的文件的编目就可以了，无法接触其他文件，从而达到文件的保密要求。
　　二、电子文件档案的归档不同于传统归档方式
　　电子文件档案归档时间与传统档案不同。在注重文件的收集从源头抓起，还应加强收集本单位业务活动的档案材料。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间电子文件档案周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。要养成文件随时接受随时归档，这样一方面可以避免文件漏归，另一方面也符合电子文件自身的特点，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。对图纸等要求保管较高的档案，要集中统一管理，单设文件号、目录等，并备印一份纸质的已被查看。
　　对电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案管理人员要注重电子档案的备份，为避免计算机和电子档案软件遭到病毒等网络病毒的迫害，档案部门在接到一份新的电子档案后 要先杀毒，确定安全后方可接受。可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
　　为了更安全，要积极开辟电子档案存储的新途径，可对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，温度保持在17-20℃之间，相对湿度保持在35-40%之间，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
　　电子档案的归档具有两大最主要的特性：1、是信息的非人工识读性。以数字代码形式存在的电子档案必须由计算机特定的程序解码，才能识读它。计算机成为人和信息之间的翻译。2、是系统的依赖性。电子档案需要依赖于计算机系统，包括软、硬系统的应用才具有生命力并发挥作用。
　　三、要加强电子档案的开发利用
　　电子档案的开发是现代档案管理区别于传统保密的重要标志之一，也是目前档案工作的中心环节。衡量一个单位档案工作的标准，不只是看它收集了多少有价值的档案和加工整理的情况、保管工作如何，更重要的是看它所收藏档案信息传递和信息开发，将信息资源快速、准确、完整地提供给所需要的单位。特别是档案信息部门更应该发挥自身的优势，从更深层次多途径挖掘信息资源，变被动为主动，变静态为动态，加强各单位之间的业务的横向联合，从而使信息资源得到充分的开发与利用，以适应信息社会的要求，发挥档案部门的职能作用。
　　四、要加强电子文件管理人员的培养
　　电子档案管理是一个新生事物，因此，培养和造就一批电子文件、电子档案管理人员是当务之急。就目前各机关单位来说，档案工作人员要具备：一、强烈的事业心，严谨的工作态度，要重视吸纳专业型的人才充实到档案管理队伍中来。二、扎实的业务知识，熟练的实际操作技能，还要有熟练的外语水平。三、优良的文化素质，渊博的科学知识，较强的信息意识和档案管理理念，对他们系统的进行档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术进行强化培训，使他们迅速掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。