地铁建设信息管理的几点考虑

【摘要】管理信息系统的建设有助于地铁建设业主实现其最重要的企业目标，即有效地控制项目工程投资和缩短工程建设周期。而成功地实行地铁建设信息管理，离不开领导的重视和各方配合，同时应该注意早规划、标准化、高起点、根据业务需求及时化等问题。

【关键词】信息 管理系统 资源共享 标准化

0绪言
公司的最主要业务是承担建设城市地铁。众所周知，地铁的建设是一项非常复杂的系统工程，其特点是建设周期较长，投资额巨大，同时工期紧，质量要求高，建成后运营成本大，项目的盈利能力差。因此作为地铁的建设业主，有效地控制项目工程投资和缩短工程建设周期是两个最重要的企业目标，这不仅关系到建设期减少筹资压力，而且为建成后降低运营成本，增加盈利可能性至关重要。
从业主的管理角度看，地铁建设中有几个特点：环节多；参建单位、专业多；协调多。地铁腕周期包括若干阶段，如预可行性研究、工程可行性研究、总体设计、初步设计、施工图设计、施工等。参与地铁建设的单位包括业主、设计单位、施工单位、设计监理单位和施工监理单位等，涉及的专业包括土建、电力、机车、通信、消防等。在具体的业务运作过程中，众多不同的参与者形成了复杂的网状结构关系，在这些不同的参与者中，业主(地铁公司)基本上是起着协调和项目管理的作用。
没有管理信息系统，建设项目的管理只能是粗放式的，设汁成果的转移和协调也只能手工完成。其结果是，业主难以动态深入地分析项目，用更多的定量数据全面掌握项目实际状况，做到科学合理决策，有效控制项目进度和资金。同时设计成果的传输物化过程效率低下且很容易出错；大量建筑图纸和技术文档以不同的格式和介质动态地存储在不同的部门，由此可能产生大量的异构数据；设汁变更牵扯到不同单位使用数据的准确性等。如此等等都加大了业主的管理成本及协调难度，同时难以提高管理效率。
作为地铁业主如何解决这些问题，实现有效地控制项目投资和缩短工程建设周期的目标?从以上的描述中不难发现，有效地解决各专业、各单位、各工种等的协同问题将有助于缩短工程建设周期并降低相应的投资额度。而我们知道协同的前提是信息资源的共享，在这个过程中，仅仅靠领导的精心组织和员工的尽心竭力是难以奏效的。“工欲善其事，必先利其器”，面对地铁建设中众多的环节、大量的地铁参与单位及人员、浩繁各异的信息，必须依靠现代的管理手段和现代化的工具，建设以工程管理为核心，工程项目管理为主线，使工程设计、监理、施工和管理实现一体化的信息管理系统并有效地利用它，才有可能事半功倍地实现企业目标。对于地铁建设的信息管理系统建设有几点需要引起注意。
1 应尽早规划、建立管理信息系统的总体框架
企业信息系统建设是一个庞大的系统工程。何时建设最合理?这既要考虑投资效益又要考虑业务发展需要及公司发展战略。对于管理者来说往往是—个两难的选择：一种是从头开始，全盘考虑一个新的管理信息系统，即按某种设想并考虑今后的发展，甚至借鉴现在某个成功的企业构建一个管理信息系统，其好处是没有历史的负担，技术上没有新系统与老系统的接口、数据转换等一系列问题，资源利用率高，减少重复投资，可以高标准、高起点设计和实施；而且由于建设大型企业的管理信息系统需要有较大投资，但相对于地铁建设的总投资来说，其所占比例却很小，因此投资在建设期容易分摊。但缺点是一来前期大的投资可能造成大量设备和资源闲置或浪费；二来因为未来企业的发展和业务定位有太多的不定因素，信息技术和信息工具的更新换代又日新月异，因此系统的前瞻性难以保证，投资效益较差。另一种是先期不规划建设，随着企业的发展和业务需要再建立相应的管理信息系统，当企业业务和管理策略和远期目标基本稳定后，再将那些已建成的独立系统集成，并扩充建成企业管理信息系统。这种方式好处是前期不需大的投资，建立与业务相关的管理信息系统也可以在一定时期内满足管理需要，系统的功能容易把握，选择的软件和硬件灵活性好。其缺点是由于对企业的信息资源没有规划，各个项目的开发都难免缺乏全局观念，建成系统越多企业内部的“信息孤岛”也就会越多，最终导致资源浪费，管理难度加大和成本增加，且为以后系统集成造成了困难，这就违背了企业信息化的初衷。而且，由于地铁项目在短期内难以盈利，故建成后再花费大量投资去完成信息系统建设是很难的，因此资金筹措也将是一个大问题。
鉴于这些考虑，本人认为，提前开展公司管理信息系统的建设规划等基础工作十分重要，如构建管理信息系统总体框架，确定信息系统的结构应是动态和开放的，规划信息资源；开展信息标准化建设；组建
高速、稳定、可靠的网络信息平台；制定开发计划等。因为这样既可以在地铁建设中规划出系统建设投
资，保证今后资金需要，又可以避免超前开发造成的资金和资源浪费。同时对于以后开发各业务的相关管理信息系统制定统——标准和遵循原则。使后开发的系统满足统一规范，符合总体规划、不重复开发、与
已开发系统兼容并资源共享、补充和完善原有系统功能。这些基础工作相互关联，如系统总体框架的形成要基于对信息资源的规划基础上，而信息资源规戈咆含对现有业务和未来目标进行需求分析、对现有组织结构及职能和未来发展进行分析、系统数据需求分析等若干工作。也只有在充分调研和分析基础上才能确定系统和数据模型，确定各子系统接口。这些基础工作提前进行的好处是容易控制投资，具有较强的指导意义，在业务发展的同时有效利用现代信息工具科学管理、避免盲目建设，同时也相对节省投资。
2 重视企业信息标准化工作
企业信息资源共享是企业协同工作的前提，信息资源共享要通过系统集成实现，而系统集成的实现依赖于信息标准化。信息标准化与网络设备同为信息化建设的两大基础性工作。如果企业忽略信息标准化工作，导致信息标准贫乏、信息处理工作不规范，从而将难于进行信息交换和实现信息共享，严重影响信息资源的充分利用和制约信息化建设的发展。可见信息标准化是信息系统成败的关键之—。在国外发达国家，建立信息系统时，就非常重视信息资源标准化、系统分析和整体规划。我们应吸取其先进、成功经验，在规划企业管理信息系统之初，就做到标准先行。
2．1标准化的基本内容
企业信息化建设中的标准化工作是一项具有知识密集、资料密集、工作量大等特点的基础性系统工程，主要包含制定信息指标体系标准、信息分类编码标准、信息系统开发标准及信息交换接口标准等几方面工作。所谓信息指标体系是指一定范围内所有信息的标准，按其内在联系所组成的、科学的有机整体，是企业进行经营管理的基础，它应具有目标性、集合性、可分解性、相关性、适应性和整体性等特征：信息分类编码标准化指遵循某种原则对—些常用的、重要的数据元素进行分类和代码化；信息系统开发标准化主要指在系统开发中遵守统一的系统设计规范、程序开发规范和项目管理规范；信息交换接口标准化是指对信息系统内部和信息系统之间各种软件和硬件的接口与联系方式以及信息系统输入和输出的格式制定规范和标准，包括网络的互联标准和通信协议、异种数据库的数据交换格式，不同信息系统之间数据的转换方式等。所有这些工作有些需要在规划管理信息系统时就进行有些会贯穿在企业整个管理信息系统开发、建设甚至运行过程中。
2．2企业标准化应采用的方法和策略
企业信息标准化建设应以面向过程的业务流程为主线进行考虑和分析，制定标准必须按照已颁布的国
际标准——国家际准——行业标准——企业标准的原则进行，建立科学、实用、完善的信息化标准体系。
2．2．1 统一标准与自定标准相结合
首先要调查全企业信息资源情况，搞清各类信息的分布与处理流程，并参照和引用已经颁布的国际标准、国家标准或行业标准，如软件开发规范、国家行政区划代码、国民经济行业分类与代码、人事信息代码等，对于无国际标准、国家标准以及行业标准可循，则遵照信息系统分类编码的基本原则和方法、信息分类编码的编号规定等标准，编制企业信息标准体系，确定信息标准规范所包括的各项内容及其相互关系。建立起企业自己的科学、实用、完善的信息指标体系结构。
地铁建设与管理企业的信息编码，需要符合众多专业、部门或子公司要求甚至还要考虑与各合作伙伴的信息交换要求。信息的分类与取值是否科学和合理直接关系到信息处理、检索和传输的自动化水平与效率，信息代码是否规范和标准影响和决定了信息的交流与共享等性能。因此，信息分类必须遵循科学性、系统性、可扩展性、兼容性和综合性等基本原则，从系统工程的角度出发，把局部问题放在系统整体中考虑，达到全局优化效果。设计编码系统应注意几点原则：唯一性， 即一个目标只有惟一的一个代表它的编码，反之，一个编码唯一识别一个目标；节约性，即科学编码在结构上的冗余度应为零；明确性，即对每组代码和代码的每个构成符号都赋予明确的分类含义；简单性，即编码的排列方式应切合目标工作的实际流程。

遵守软件工程的设计规范，准确详细地制定系统开发标准，如确定项目管理规范、系统设计规范、程序开发规范、开发过程中各类问题(如设计问题、程序问题等)的处理规范和修改规则，文档的编写维护规范等，以保证信息系统的开发过程标准化。注重制定系统接口标准，对各子系统的硬件、软件及网络接口统一标准，对业务中的单证、票据、账册、报表文件格式和统计口径制定统一标准，定义企业中各子公司或各下级单位数据文件传送标准等。信息系统的质量与接口的标准化密切相关，接口标准化是信息标准化的重要一环。
2．2．2 信息系统结构柔性化，提高环境适应性
信息指标体系应具有科学性、前瞻性，并且要求在制定后可以保持一个时期的相对稳定。然而社会在前进，企业也在发展，要求信息指标体系在指定后一成不变是不现实的。由于环境的变化和管理体制改革的不断深入发展，也必定导致信息编码的变化。另外，在进行项目调研和需求分析时，要求用户完全准确地描述系统的要求也是难以实现的。因此，在信息系统开发和实施的过程中，唯一不变的事实是始终有变化。为了适应不断变化的环境，信息系统的结构应是柔性的、动态可扩充的，具有良好的兼容性和开放性。如保证在遵循统一规范和满足全局要求的基础上，可以根据需要扩充系统的某些功能，也可以增加信息集或信息集中的数据项以及进行信息代码的扩充和修改。
3 根据业务发展需求建立信息管理子系统
要根据业务发展或业务中可能遇到的难题，尽早、尽快建立相应的信息管理子系统，提高科学管理水平，减少失误，降低成本。如建设项目管理子系统、设计管理子系统，财务管理子系统、合同管理子系统等，这对理顺各个管理环节的关系，综合协调人力、物力和财力，提高管理效率，进而为管理决策提供依据非常重要。
如对地铁建设业主而言，首要的业务是建设地铁，而对建设地铁这个庞大工程项目的管理更是一项复杂的系统工程，管理过程中许多因素相互制约，相互关联。—般来说，目前的工程项目管理包含：项目综合管理、项目计划进度管理、项目投资费用管理、工程质量管理、项目人力资源管理、项目采购管理等诸多方面的内容。如果没有一个相应的、高效的管理信息系统辅助，是难以做到有效控制工程成本、质量和进度的。因此尽早建立工程项目管理信息系统对保证项目的顺利进行，完成工程预定目标，节约工程成本是十分必要的。又如地铁建设工程中，常常由于工程变更导致进度和资金难以控制，如果早期能将工程设计文档管理、工程设计变更管理和物料清单管理统一考虑，建立起相互的共享和对应关系，就会有效地提升了工程设计和施工过程中的传输效率。另外，文档共享也有助于使设计过程中发现的问题和缺陷能尽早地得到解决，这无形中降低了工程变更的频率，并使工程变更尽可能地向设计的上游移动，最终降低变更带来的成本和时间花费。
建立各子系统的策略不—定要坚持“自我开发”，这样可能结果难以如意。究其原因可能有如下几点：其一，开发周期的限制，一旦领导决定要建，则建设项目的周期一般不会太长，在较短的时间内开发较大的管理软件困难重重；其二，开发人员的知识结构不完善，开发地铁的管理软件(如项目管理软件)不是一个纯计算机技术问题，也不是单凭开发人员听取几次业务流程介绍就可以解决的；其三，开发资金的限制；其四，开发方法不得当等。本人认为采用在企业信息管理总体规划和标准化要求下，引进优秀的软件及实施项目的公司，逐渐开发、完善、集成的策略更可取。优秀的专业系统项目实施公司可以带来先进的管理思维和方法，推动企业的现代化管理。在软件的选择上应充分考虑其实用性和先进性，尽量采用技术成熟的产品，同时还必须符合系统总体的标准性和开放性原则。比如在项目管理信息系统的建设中，可以选择享誉国际的优秀项目管理软件，并在此基础上进行二次开发，补充和完善功能尽快形成自己需要的项目管理信息系统。
4 领导重视是关键，人才筹备是必须
领导的重视和主要管理者的支持是信息管理系统成败的关键条件。“—把手原则”已被我国计算机应用各领域的成功经验所证明，也被普遍接受为信息系统建设的首要原则。领导重视和直接参与构建企业管理信息系统，可以将其经营理念、决策思路和管理思想融于其中，同时对于建立更加合理有效的组织结构及进行资源调配具有重要意义。使得建成的管理信息系统真正能起到提升公司的核心竞争力和综合实力，支撑公司的管理目标，服务于未来的公司发展战略。
地铁公司的管理信息系统的建设是一项非常复杂的系统工程，涉及计算机技术、网络技术、符合现代企业管理要求的企业管理技术；建设和经营管理的各个环节和各个层次；企业管理方式的变化和流程的调整；与应用管理信息系统相适应的机构与岗位的调整、信息公开和规范化管理所导致的管理人员的权限变化等。企业信息系统的成功经验是“三分软件，七分实施，十二分管理”，可见管理的重要性。因此，为了保证管理信息系统工程的成功，应建立起相应的管理组织，如由企业老总牵头，企业的高级技术和管理班升目应人员参与组成领导小组，从全局上权衡、协调、审定方案，最终作出决策，以指导下级项目组组织实施。由老总统一指挥，更有利于整个企业统一目标，统一步调，上下贯通，顺畅衔接，有效调度，默契配合。
实施企业管理信息系统工程，必须注重培养自己的技术人才。无论是总体规划和信息资源规划阶段，还是后续系统开发阶段，都要有自己的技术人员参与，培养和锻炼一支思想素质高、技术过硬的队伍。因为前期的工作包括规划、开发都只是信息系统工程的一部分，运行后的维护；根据企业管理模式、管理思想及业务的变化，进行二次开发等更多的工作要完成。如果没有—支相对稳定和技术过硬的自己的队伍，是难以保证其系统的延续性和有效发挥作用。应该让我们自己的系统分析员和技术人员自始至终积极参与规划，并虚心向引进的先进项目咨询公司和软件实施公司的技术人员学习，努力掌握信息系统理论和先进的实施工具和方法。有计划、有步骤地进行计算机技术、企业管理技术、信息管理系统建设人才等的筹备。