高校科研经费管理的全过程跟踪的方式构建

马志宏，中国矿业大学审计处

    目前大部分高校科研经费审计停留在对科研经费进行审签层次，在科研项目结题时仅对科研经费的财务收支进行审签，即便是国家963计划、973计划、科技支撑计划、民用科技等重大项目都是在事后进行审计，等问题发现时已错失了纠正的时机，并未深入到科研经费管理的各个环节中去，没能充分发挥审计在事前、事中的监督与服务职能。
    高校内部审计机构承担着为教学和科研服务的职能，可以尝试对科研经费开展全过程跟踪审计，将审计关口前移，充分发挥审计事前、事中监督与服务职能，及时掌握资金的使用和管理情况，发现科研项目实施过程中存在的问题并督促纠正，防止挤占、挪用、截留和浪费资金，确保专项资金专款专用，充分发挥资金的使用效益，保证科研项目顺利实施。
    一、全过程跟踪审计的程序和方法
    首先应由学校科研管理部门根据需求向审计部门提出申请，审计部门组建审计组，通过调研编写出操作性强的审计方案，审计方案批准后便可发出跟踪审计通知书，由科研管理部门负责召集科研项目课题组负责人、财务部门、资产管理部门、招投标管理部门以及审计组成员参加的见面会。
    审计组介绍审计人员、跟踪审计依据、程序和方法及跟踪审计重点，列出需报送的审计资料清单，按照立项材料、年度（分季度或半年）材料、验收材料分类别分阶段报送：批复的项目任务书及预算、项目组人员及分工、项目组制定的管理办法和管理制度、学校相关财务管理制度和科研经费管理制度、项目预算、调整及批复的相关资料、财务会计资料及预算执行情况的报表、大宗物资招投标情况及5万元以上大额资金支出情况、物资采购、保管、使用内部控制情况、固定资产管理情况、项目中期财务决算报告、项目中期检查工作报告及考评结果、项目结题财务决算报告、项目验收报告等等，并要求项目组应对提供资料的真实性、完整性进行承诺。
    由于跟踪审计不同于以往的事后审计，它是根据项目建设周期的长短进行的动态审计，因此在不影响正常审计工作的情况下，可对科研项目实施的不同阶段确定不同的审计内容和重点，可采取日常审计和重点审计相结合的方法要求课题组分季度或分半年度提供相应的资料，如果审计部门和财务系统实施了联网，还可以随时实施联网跟踪审计，尤其对支出金额大、超预算的支出项目如管理费、专家咨询费、劳务费、会议费、差旅费等敏感性支出项目可随时跟踪，及时查阅相关会计凭证及支出依据材料，审查支出内容及票据的真实性、合规性。审计组在审计中如发现问题应随时向科研管理部门、财务部门、资产管理部门及项目组发出审计建议书，督促其随时整改。此外，为了更好地体现审计为教学科研服务的职能，审计组还可以随时给项目组提供咨询、答疑等服务。
    二、全过程跟踪审计的内容
    1.内部控制制度建设及执行情况。①对财经法规及各项科研经费管理制度、规定的贯彻落实情况；②是否建立项目资金管理责任制，明确项目承担单位、项目负责人、归口管理和财务等部门在资金使用和管理中的职责和权限，有无建立相应的内部控制制度；③科研经费使用、管理等方面的制度建设及执行情况；④物资采购与资产管理制度建设及执行情况。
    2.项目资金筹措情况。①各项财政专项资金是否及时拨付到位、学校自筹资金及其他渠道资金是否落实；②项目资金是否统一纳入学校财务部门集中管理，且单独核算。
    3.项目预算编制和执行情况。这部分内容是跟踪审计的重点，主要包括以下四个方面：①项目资金预算编制的依据是否符合课题的合理需要，是否存在额外列支；②配套资金、合作单位及其经费预算是否已在课题任务书中列明，或已取得相关批复，外拨经费有否明细预算，分解到各课题承担的经费汇总是否与批复预算相符；③预算执行是否符合项目批复的预算范围和标准、有无超预算和随意调整预算的情况，确需调整的是否经过审批；④年度或项目财务决算编制是否符合要求，报表相关数据是否真实、准确和完整。
    4.项目资金的使用和管理情况。①项目资金的开支范围和标准是否符合项目预算书和资金管理的有关规定；②项目资金是否按计划使用，是否专款专用，有无挤占、截留、挪用资金等问题；③专项经费及自筹经费是否分别单独核算、拨付合作单位预算资金的规范性及监管情况；④实行国库集中支付的项目是否按照规定及时办理支付手续；⑤项目资金支出签字权限是否符合相关规定；⑥科研项目结题后，是否按规定及时办理结账手续，结余经费的认定和上缴有无拖延财务结账、长期挂账甚至继续报销费用等问题。
    5.资产购置和管理情况。①资产购置是否按照政府采购有关规定组织采购、是否按批复购置设备的预算执行；②购置设备的日常管理和开放共享情况；③购置设备是否纳入学校固定资产管理、需办理权属登记的资产是否登记等。
    6.项目资金绩效考核情况。项目资金绩效考核机制建设与执行情况，对绩效考核指标体系的科学性、合理性进行评价，审核绩效考核指标的完成情况。
    三、跟踪审计过程中应注意的事项
    1.建立健全科研经费管理制度。建立健全各类科研经费管理制度是十分必要的。通过项目资金跟踪审计，要进一步检查内部控制是否紧密、经费管理是否有章可循；科研经费管理办法是否适应所承担的研究任务，能否充分调动科研单位、职能部门、科技人员的积极性，奖罚措施是否得当；课题经费的支出是否有规定、支出有控制、使用是否有单位财务部门的监管；报批时是否遵循了有经办人、验收人、课题负责人或者科研经费管理部门负责人三方签字制度等。
    2.检查科研经费预算执行进度，发现问题，及时提出整改建议。目前高校普遍存在的问题是项目申报时比较积极，一旦申报下来花钱却不重视，往往到快要结题时匆匆花钱，以致造成结题时结余大量资金，影响了资金的使用效率。审计部门在对科研经费进行跟踪审计时应充分发挥审计为教学科研服务的职能，及时向科研经费管理部门和项目负责人发出审计建议书，督促他们保证科研经费预算执行进度。
    3.严格执行科研经费预算支出范围和标准。以批复的项目预算为依据，分析判断各项支出是否真实、合理，是否与项目研究任务相关，是否符合相关经费管理办法的要求，有无违规、浪费、弄虚作假和超标准支出等问题。尤其应注意以下情况：①“燃料动力费”应将科研项目的开支与非 科研项目的开支区分开来，非科研项目开支不得挤占科研项目的经费。②项目组成员参加与项目研究任务相关的国内学术会议发生的费用，应列入“差旅费”支出，而不应列入“会议费”支出。③项目组成员参加国际学术会议发生的费用应列入“国际合作与交流费”支出，而不应列入差旅费或会议费支出。④“劳务费”是支付给无工资性收入的项目组成员，有工资性收入的课题参加人员不得发放劳务费；劳务费也不得用于项目研究过程中临时聘请的咨询专家咨询费。⑤项目组举办咨询会发生的咨询费应在“专家咨询费”中列支，不应在会议费中重复列支，也不得支付给参与项目研究的相关工作人员。⑥劳务费、专家咨询费和管理费支出不得超出预算。
    4.关注固定资产管理情况。重点审查设备购置是否按批复的设备清单采购，5万元以上设备的采购是否执行了招投标程序，设备变更是否通过了相应的审批程序；设备是否及时验收并建立设备固定资产卡片、是否落实了管理责任人；财务部门是否同时将设备入账、项目组是否按规定定期对设备进行盘点，是否做到设备账账、账实、账卡相符