会计电算化的优越性与局限性的分析

摘　要：随着计算机在会计领域的普及和应用，使得企事业单位的会计核算系统越来越多地被计算机所取代，会计电算化成为会计工作的发展方向，成为促进会计基础工作规范化和现代化的一种重要手段。然而，电算化环境下，却存在一些客观局限性，严重阻碍着会计电算化向更深层次的发展。本文通过对电算化的优越性及局限性的分析，结合工作实际提出解决问题的对策与措施。

关键词：会计电算化 会计风险 内部控制
　　会计电算化是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中的现代化管理模式。就是用电子计算机代替人工记帐，应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印、输出会计帐簿和报表的过程。会计电算化的优越性是不言而喻的，它有利于加强企事业单位的财务管理与会计核算，有利于充分发挥会计参与企事业经营决策，为单位会计管理工作的现代化奠定基础。然而由于各种客观局限性的存在，会计电算化环境下也存在各种各样的会计风险。下面针对电算化的优越性及存在的问题进行分析，并提出解决问题的对策与措施。 
　　一、会计电算化的优越性
　　（一）减轻了财会人员的工作强度，提高了会计工作效率。实现会计电算化之后，只要将记帐凭证输入计算机，大量的数据计算、分类、存储、输出等工作，都可由计算机自动完成。这不仅可以把广大财会人员从复杂的记帐、算帐、报帐中解脱出来，而且处理速度快、准确度高，从而大大提高会计工作效率，同时也为管理提供全面、及时、准确的会计信息。
　　（二）促进会计工作职能的转变。实现会计电算化后，由于会计工作效率大大提高，财会人员可以腾出更多的时间和精力参与经营与管理，更好地发挥会计人员应有的作用，从而促进会计职能的转变，使会计在加强经营管理、提高经济效益中发挥更大的作用。
　　（三）促进会计工作规范化，提高会计工作质量。由于会计电算化对会计数据来源提供了一系列规范化的要求，在很大程度上解决了手工操作中的不规范、易出错、易疏漏等问题，使会计工作更加标准化、制度化、规范化，会计工作的质量得到了进一步保证。
　　（四）提高了财会人员素质。会计电算化的开展，一方面，由于工作效率的提高，可以提供许多学习新知识的时间，使会计人员有脱产培训的机会；另一方面，要求广大会计人员学习掌握有关会计电算化的新知识，以便适应工作要求并争取主动，从而使广大财会人员知识结构得以更新，素质不断提高。
　　（五）促进会计理论和会计技术的不断发展。会计电算化不仅仅是会计核算手段和会计信息处理操作技术的变革，而且必将对会计核算的内容、方式、程序、对象等会计理论和技术产生影响，从而促进会计自身的不断发展，使其进入新的发展阶段，并在我国经济建设中发挥愈来愈大的作用。
　　二、会计电算化的客观局限性
　　会计电算化的优越性是不可否认的，但也存在各种客观局限性。
　　（一）财务软件的局限性。现有的通用财务软件中，由于财务信息软件开发人员考虑问题不够全面，在财务软件开发过程中，难以与实际工作中的一些情况相吻合，开发的软件存在微小漏洞，给犯罪分子以可乘之机，正是这一空隙，犯罪分子运用技术化、智能化等高科技手段进行犯罪活动。
　　（二）硬件及网络的局限性。电算化系统主要由硬件和软件构成，硬件是系统的身躯，软件是系统的灵魂。由于机械故障、突然断电、操作人员失误等原因有可能导致硬件系统失灵，由于非法调用和修改，软件系统因此受到破坏。在网络环境中，网络的开放性、动态性和虚拟性导致系统的可控性降低，一旦遭遇系统阻塞、病毒侵入或黑客袭击，将导致系统的混乱甚至瘫痪。干扰和破坏系统的设置，破坏程序正常执行及数据的完整。
　　（三）人员职责集中的局限性。手工会计系统强调组织内部人员职责分明，相互牵制，每一步作业步骤都留有原始记录。首先在会计电算化操作中，有的单位没有制定严格的岗位责任制，电算化操作员集数据输入、审核、记帐等多种职务于一身，操作帐务处理的全过程，容易产生舞弊行为。其次是管理员常常被赋予一定的访问权限，在相对开放的网络环境里，有可能掌握重要的财务信息，窃取企业商业机密，如果缺乏有效的控制，将给企业带来不可估量的损失。
　　（四）数据输入输出错误风险。在电算化条件下，会计数据来源于原始凭证或记账凭证，如果缺乏有效的控制，一旦输入错误的数据，计算机接受这部分数据并进行自动化处理，将引发错误的连续性和重复性，造成会计账簿和会计报表等信息输出错误，给信息的使用者带来重大损失，会计数据的真实性和完整性难以保证。
　　（五）信息存储无纸化的局限性。在计算机会计信息系统中，数据处理大致分为输入信息、加工信息和输出信息三个基本环节，虽然信息传递仍可以通过纸面文件的形式来完成，但加工过程的自动化可能导致可视性审计线索逐渐消失，除了部分原始凭证和打印输出的报表外，大多数会计信息是以机器可读的形式存储在各种磁介质中，这种数据存储方式有可能给系统带来许多风险，由此产生的大量会计信息以电子数据的形式存储，网络数据的共享性使得电子数据面临着更加严重的安全威胁。
　　三、解决的对策与措施
　　会计电算化在实践过程中不断地完善，虽然存在一定的局限性，但只要严格按会计电算化的流程，可以得到有效地控制。
　　（一）软件的控制。软件的研制、开发一定要规范，开发、研制的软件必须进行全面、深入的调查，科学系统地分析和设计，必须符合财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。开发、研制出的软件在投入运行前必须经上级有关部门的评审、鉴定，软件的有关文档资料必须齐全。企事业单位购买财务软件时，首先应看其是否通过省级以上财政部门的评审，即考查商品化会计软件符合国家统一要求的情况；其次应评价商品化会计软件的实用性和先进性及软件适用于哪些行业；再次考查会计软件的售后服务情况，或者使用上级主管部门推广的会计软件，以免用不好的会计软件产生漏洞。
　　（二）计算机硬件的控制。对于用于计算机会计系统的各种硬件设备，应当建立一套完备的管理制度以保证设备的完好，保证设备能够正常运行。要求：会计电算化系统应配有专门的电子计算机，并且由财务会计部门管理；计算机硬件设备比 较多的单位，财务会计部门可单独设立计算机室，并由专人管理；会计电算化应用的计算机设备应配备不间断电源；应经常对有关硬件设备进行保养、清洁、检查，发现计算机硬件故障，应及时报告有关领导，请有关技术人员进行维修和计算机硬件升级，应有一定的记录，保证会计数据的连续性和安全性。硬件设备的管理包括对设备所处的环境进行的温度、湿度、防火、防雷击、防静电等的控制，也包括对人文环境的控制，如防止无关人员进入计算机工作区域、防止设备被盗、防止设备用于其他方面等。
　　（三）内部控制制度的控制。完备有效的内部控制制度是电算化内部控制的基本保证。每一事物的产生，都有其内在的运行规则，会计电算化代替手工也同样有自己独特运行规则，需要一套完备的制度来约束。建立健全一整套电算化模式下的内部控制制度，形成良好的内控环境，做到不相容权限必须分离原则、相互制约原则、安全、保密原则、内部防范原则。电算化内部控制制度的内容主要包括：人员管理制度；操作管理制度；数据管理制度；档案管理制度；系统维护制度；岗位责任制度；电子档案的管理等。
　　（四）加强电算化的内部审计。内部审计在会计电算化中对于保证会计工作人员正确、有效地完成会计核算工作，并最终产生有用的会计信息有着不可替代的作用。内部审计包括以下几个方面：1、要健全企业内部定期检查制度，对会计资料定期进行审计，电算化会计帐务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关财经法规的规定。审核费用签字是不是符合本单位的内控制度要求，凭证附件是否完整等。2、审查计算机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符。3、监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象。4、对系统运行各环节进行审查，防止电算化实施过程存在的漏洞。 
　　会计电算化是随着电子计算机技术产生的，也将随着电子计算机技术的发展而逐步完善。随着电子商务的飞速发展，会计电算化的实施给会计理论和会计研究带来了新的难题，只有不断地将理论与实践相联系，重视并及时解决新的难题，才能使会计电算化为提高企事业经济效益发挥更大的作用。
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