会计电算化对企业内部控制的影响

摘　要：企业财务管理实行会计电算化，对企业财务信息安全，企业内部控制都带来了一定的隐患，因此，务必要执行会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度等内部管理制度，保证会计电算化工作的顺利开展。

关键词：会计电算化；企业内部控制；影响；对策
一、加强会计电算化信息系统内部控制的必要性
    计算机在会计领域广泛应用不仅改变了传统会计核算手段，使数据处理更快更准确；而且节约了人力、物力，提高了会计工作效率。但会计电算化信息系统同时也改变了会计核算程序、数据存取方式和存储介质，改变了某些与审计线索有关的关键因素，对企业管理提出了更高的要求。为了保证会计信息的真实、正确、完整与及时，保证会计处理程序与方法符合国家会计制度的有关规定，保护企业单位财产的完整性，企业必须建立健全会计电算化信息系统内部控制制度。
二、目前会计电算化存在的主要问题
　　1、电算化环境下内部稽核机制有所削弱。、
　　手工会计信息系统中，每一笔经济业务的处理都需要经过多重手续，严格遵循有关的制约监督机制进行操作，而现代企业的经营环境复杂、经营内容广泛、地理分布广阔、信息处理工作量大。如果采用传统手段，不仅速度慢且花费大。实行电算化后，许多业务处理程序被大大简化，大部分处理由计算机完成，然而，一些内部牵制措施却无法执行，会计人员无法直接参与和控制，控制效率低，其审查、稽核机制被削弱。
　　2、会计信息安全存在一定隐患
　　在会计电算化系统环境下，电子符号代替了会计数据，磁性介质代替了纸介质，从而使会计信息安全易受到威胁。电算化信息系统中，这种人员之间的联系部分地转变为人与计算机的联系，操作员身份的识别及授权控制等都有别于手工会计信息系统，给会计信息的安全带来一定的挑战。
　　3、使用电算化软件存在的风险
　　目前，许多单位在实际使用会计软件的过程中，软件的保护功能形同虚设，系统密码成为公开的秘密，这是非常危险的做法。一旦该单位会计信息网络化公开，不但任何人都可以通过系统用户无限制地浏览会计信息、控制会计网络系统，更严重的会破坏账务参数设置及科目体系、修改数据库，使系统陷入瘫痪。当然，除了操作制度不完善、内部岗位分工不科学、管理权限不严格外，工作人员的不当操作和玩忽职守也是电算化会计实际使用中面临风险的重要原因。
三、会计电算化环境下强化企业内部控制
　　1、实行会计电算化岗位责任制
　　公司根据实行会计电算化的要求，配备专用或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端，配备与会计电算化工作相适应的专职人员，上机操作人员应具有会计电算化初级以上专业知识和操作技能。会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。电算化会计岗位和工作职责划分如下:
　　1）电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。电算化主管可由会计主管兼任。
　　2）软件操作：负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表，进行部分会计数据处理工作。公司要求基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
　　3）审核记账：负责对输入的计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证)进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。
　　4）电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗专职人员担任。
    2、会计电算化操作管理制度
　　1)、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。
　　2)、操作人员离开计算机前，应执行相应命令退出会计软件。
　　3)、由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
　　3、计算机硬软件和数据管理制度
　　1)、保证机房设备安全和计算机正常运行，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故的发生。
　　2)、确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除;对磁性介质存放的数据要保存双备份。
　　3）、对正在使用的会计核算软件进行修改及升级、硬件设备的更换等工作要有一定的审批手续；在此过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。
　　4、电算化会计档案管理制度
　　1)、会计核算软件使用单位的会计凭证、账簿和报表以计算机打印的书面形式保管制度。书面形式的会计档案按《会计档案管理办法》规定进行；总分类账、明细分类账按年打印输出，交会计主管核对无误后装订成册，按会计档案管理的职责存档保管。
　　2)、存有会计信息的磁性介质及其他介质的保管制度。
　　存有会计信息的磁性介质及其他介质是指存贮在硬盘和软盘上的会计数据。执行会计管理职能的人员，必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份，备份分为年备份、月备份和日备份，年、月备份分别按每年、每月一次，均在软盘中建立二份备份，并在软盘上填写保护签再外加封套可加盖存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。备份软盘应每隔两年转贮一次，以保证数据的安全。双备份方式的二套备份软盘存放不同的房间。日备份是指为恢复数据的最近状态而建立的备份。每日一份，二张软盘轮流备份。
　　3)、会计电算化文档资料的保管制度。
　　会计电算化软件和初始资料保管，应视同会计档案进行保管；替代手工记账的会计科目代码及其编制说明，包括会计科目代码表和该代码的设计原则，应视同会计档案进行保管；会计电算化系统文档视同会计档案保管，保管期截止该系统停止使用或有重大修改后的五年。公司资产财务部根据以上会计电算化管理制度的原则进一步制订实施细则，各所属单位或部门遵照执行。

参考文献：
[1]孙为民，张建会计电算化的内部控制，财会研究，2005年第10期
[2]秦海金，会计电算化的内部控制，中国乡镇企业会计，2005年第4期
[3]杨清，会计电算化与内部会计控制，总会计师园地，2005年第9期