会计电算化在中小企业实施应用中存在问题及对

摘　要：随着电子科技产业的不断发展，会计电算化的运用也越来越广泛。会计电算化不仅帮助会计人员逐渐摆脱了繁琐的工作劳动，还大大提高了工作效率及准确性。但是由于财务工作具有本身的特点，以及中小企业自身性质的特点，所以在电算化实施应用过程中难免存在一定的问题，如技术问题、保密性、安全性问题等。本文首先客观全面地分析目前会计电算化在实施应用工作中存在问题，然后提出各种措施并制定解决问题的对策。

关键词：会计电算化；问题；对策
　　我国会计电算化事业起步比较晚，从20世纪70年代末开始。会计电算化是集计算机学、信息学、管理学、会计学等学科知识为一体的一门综合性的边缘学科，其实质是将电子计算机为主的当代信息技术应用到会计工作中，即是用电子计算机代替人工记账、算账与报账，以及部分代替人脑完成对会计信息进行调整、加工、分析、预测以及对经济活动的决策。会计电算化是广大财务人员从繁重的手工操作中解脱出来，不仅实现了会计信息的资源共享，加快了信息处理的速度，而且还大大挺高了会计信息的准确性和可靠性，提高会计的分析决策能力，更好的提供管理所需的会计信息。但是在实际工作中特别是在中小企业应用中，会计电算化还存在不尽人意之处。
一、中小企业会计电算化工作中存在的问题
　（一）常见的技术问题
　  随着计算机的普及，现在很多中小企业也在用电算化操作。但是有时候在操作的关键时刻，计算机突然以“待机”、“死机”等手段磨蹭和抵抗，使的会计业务不能正常进行。如在数据录入操作中，操作人员尚未对录入数据确认存盘，计算机突然死机；在对下属单位报来的软盘进行数据采集时，系统却以“待机”为由长时间磨蹭。更郁闷的是，操作人员当前根本没有执行任何违规操作，而计算机却突然提示“执行了非法操作，即将关闭”等信息，使辛辛苦苦的劳动一瞬间化为乌有。于此同时一般的中小企业没有设置专门的电脑技术人员，出现技术问题，不能马上解决。这些高科技的通病，无疑对于中小企业来说直接影响到会计电算化核算的质量和效率，构成会计工作的障碍。
　（二）修改电子数据无历史记录
　　在没有会计电算化的时候，人们把“算盘”和“账本”当作主要的财务会计的工具。在手工会计中，强调出错之处必须留有修改的痕迹。常常有对应的错误更正方法，如：红字冲销法、划线法。但是在电算化应用过程中，如果在实际工作中录入了错误的凭证，很多的会计软件设置有“作废凭证”、“整理凭证”“取消审核”、“反记账”、“反结账”等功能，这些设置给会计处理带来许多方便，更使得无痕迹修改。比如：删除某张凭证，可以通过“作废凭证”，再通过“整理凭证”。整理凭证又可以按月份整理，也可以按凭证号整理。经过整理，实现了无痕迹修改。平且后面的凭证号可以自动调整。如存在“取消审核”、“反记账”、“反结账”功能的存在，可以对该月继续增减经济业务，账簿错误可以在原错误之处不留痕迹地加以修改，而已记账和编制报表的记账凭证在取消审核后又可对该记账凭证的电子数据不留痕迹地修改。这样操作虽然是很方便，但是这同时给制假者提供了机会，加大了电算化内部会计控制的难度。
　（三）数据备份不足
　　按照财政部颁布的《会计电算化管理办法》的规定，实施会计电算化的单位发生的新的经济业务内容经过电算化财务处理后，应坚持当天备份，且要双重备份，并分人、分处保管。但在实际工作中常有以下几种不应有的情况发生：一是部分电算化操作人员未养成每天备份的习惯，要是能及时备份，就显得更有保障了。因此，机器一旦出现故障，则部分财务数据将会丢失。二是不少电算化操作者对备份的数据不能做到定期检查，因此，一旦出现问题就没有相应补救措施。
　（四）数据保密性、安全性差
　　财务上的数据往往是企业的商业秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。目前，我国有数据安全保密性的会计电算化软件很少，在多数软件中，数据往往完全暴露在所有用户的面前，一个只会打开计算机，即使算不上一个“电脑高手”，往往也可以随意查询、修改数据，甚至随意地破坏数据。而且一般的中小企业，为了方便记忆每个操作人员的密码都是一样的，而且是设的很简单，如果本部门人员有恶意的话，后果是非常严重的。
　（五）会计人员计算机业务素质偏低
　　会计人员操作计算机能力较差，既懂会计业务，又懂计算机专业知识的复合型人才奇缺。实施会计电算化，不仅要求会计人员能进行简单的计算机操作，还要求能解决工作中出现的各种问题。单位由于考虑到成本效益，很少会聘用专门的会计电算化技术专家。即便购买了专门的财务软件，对于员工的专门培训上也很难落实。会计人员往往是先学会计后学电算化，双管齐下的教育体系在中小企业没有很好的建立。在有些中小企业中，甚至为了减少成本，会计人员任用带有随意性。“近亲繁殖”现象、“关系户照顾性岗位”现象时有发生，出纳或是会计请用没有会计知识的亲戚。有些虽然请用了老会计，但是对计算机的操作又不是很懂，只会机械的录入凭证。在使用过程中只考虑软件的核算功能，而计算机应用是一个不断更新的过程，在思维角度上有一定冲突。
　　现在虽然会计从业资格证的取得必须通过一门《会计电算化》操作，但是会计电算化考证的题目单一、简单，软件操作也只考最基本的凭证录入、修改和删除。一般只要有一点计算机基础的人利用2天的练习就能通过会计电算化考试。这样的财务软件操作能力不能适应现在的ERP管理应用。
二、中小企业会计电算化实施应用中问题的解决对策
　我们都清楚会计的电算化对于目前的中国还是一个相对比较新的事物，一个新事物的出现必然会对社会带来正反两个方面的问题，优缺利弊肯定都是存在的。首先它将大大提高会计人员的工作效率，解放他们繁重的手工计算时间，其次他也可以更快更精确地完成报表等手工繁琐的工作。但是于此同时，也带来了一些问题。当然我们不能因噎而废食，应去克服他们，使电算化顺利的，健康的发展下去。针对以上的一些问题，结合本人经验，我总结了以下几点不成熟的解决办法或者更确切的是值得注意的地方，仅供参考。
　（一）建立电算化会计档案管理工作
　　我觉得应做好会计电算化会计档案的管理工作，为会计基础管理工 作提供有效的数据源。现实在操作时也会遇到一些问题，比如使用计算机保存数据，可能遇到一些问题，由于保存格式，硬盘容量等问题导致的数据丢失问题。一旦出现这中问题将出现难以挽回的后果，至少也是增加很多不必要的麻烦。所以在保存时应做一下确认的工作，确保数据完整准确的保存下来。与此同时为了在遇到例如计算机系统瘫痪等突发问题，还应该将数据复制保存在至少两个地方。以免引起不必要的麻烦。这个在我们过去实训时候也遇到过很多次，当数据不能及时保存的时候，就会出现此类麻烦，我认为这个还是值得我们注意的。
　（二）对凭证、账表的错误采用红字更正法或补充更正法填制记账凭证
　　本质上说，会计电算化中所有的逆操作，最终目的是为了对记账凭证库文件上的电子数据作不留痕迹的修改。事实上，证、账的错误不会太多，发现证、账错误后可以采用红字（“－”号）更正法或补充更正法填制记账凭证，不会给会计人员带来太多烦，不会导致账簿中存在大量无用的信息。严格执行安全和保密制度，对于会计电算化档案随意存放、毁损、散失和泄密，对非法伪造、涂改、变更，故意毁坏数据文件、账册、软盘等行为都要进行严肃处理。
　（三）做好数据备份工作，确保数据信息安全完整。
　　发生的新的经济业务内容经过电算化财务处理后，应坚持当天备份，要根据具体情况决定保管的具体环境, 严防磁化、浸湿和灰尘，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。另外, 对重要档案要双份备份即采用“AB备份法”, 异位保管。对可以打印的数据信息, 要尽量打印一份, 以纸、磁盘等形式同时保管。建立定期检查和内部监督制度, 确保各类数据安全有效。在处理过期的数据时也应该注意。不能随意将自己认为的数据认为是过期数据。应当依照所在单位的有关规定。对以前的数据进行筛选，对要存档的数据进行存档，对确认过期的数据删除。这个就像在手工帐中，材料归档一样，保留必要的原始数据，这是不能随时丢弃的。
　（四）加强会计信息系统的保密性、安全性
    计算机的安全问题是现在普遍关心的一个问题，也是一个十分重要的问题。因为会计所掌握的关于公司的财务问题，往往是属于公司的商业机密的范畴的，一旦由于木马病毒，或者网络黑客等问题，造成公司机密的外泻，对公司的损失将是不可估量的。所以在使用网络是一定要格外小心。作好杀毒软件的升级和更新，定时对电脑进行查毒和杀毒的操作。还要对防火墙进行检测，消除漏洞，不给黑客以可乘之机，如果可以的话，安装并运用会计软件的电脑不要上网络，这样才可以从源头解决网络病毒的威胁。同样，不要使用来历不明的财务软件这样的话也可以避免除了网络以外的病毒入侵电脑。对于不明的财务软件开发商打电话来询问软件使用，学会斟酌着查询。只有这样才可以确保企业财务信息的保密性。只有做到了这样才是对企业接轨信息化管理和决策提供了很好的平台。
　（五）强化岗位培训，提高会计人员计算机操作业务
　　注重符合型人才的培养。会计电算化要求财务人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。利用会计电算化为为单位进行基础的核算，并通过计算机强大的计算、汇总、分析功能，为单位的财务监督、预算、控制和决策服务。在会计电算化实施过程中，应注意培养“会计—计算机—管理”型的复合型人才，满足现在企业发展的需要。各个单位应积极支持和组织会计人员学习和提高会计电算化知识。另外培养复合型人才，也可以通过在大专院校财务专业开设ERP财务软件、SQL数据库、计算机编 程、电脑维修等课程，同时也可以让财会人员进修计算机课程，还可以让计算机人员、在岗人员实习并进修财会知识。
三、总结
　　目前，会计电算化还存在很多的问题，就像技术问题，安全问题等，都会影响会计的工作效率。但只要对症下药，认真分析，找出解决问题的对策，就可以减少一些不必要的麻烦，让会计人员参加会计电算化培训，提高会计人员素质，也能提高会计工作的效率和准确性。通过各种好的对策，解决会计电算化工作中的问题，让会计电算化更好的运用到会计工作中。
　
参考文献：
1、郭婧洲，我国中小企业会计电算化应用中存在的问题，知识经济，2010（3）
2、张长海，中小企业会计电算化存在的问题及其对策，中国集体经济2008(27)
3、唐亮，浅议我国会计电算化应用中存在的主要问题及对策，网络财富，2009（14）