财务集中管理后会计档案管理规范探析

摘　要：根据财务集中管理规范要求，加强会计档案统一管理，规范会计档案整理、装订、归档、查阅流程，确保会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损，提升财务集中管理后会计档案管理水平。

关键词：财务集中管理 会计档案管理 探析
随着电信行业实施省级公司财务集中管理，会计档案管理需进行相应规范。因此，对会计档案管理，包括适用范围和管理对象，职责分工，整理和装订要求，保管、借阅、移交管理等规范进行探析。
　　一、适用范围和管理对象
　　1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他凭证。
　　2.会计账簿类：明细账，日记账，其他会计账薄。
　　3.财务报告类：月度、半年、年度财务报告（包括全套会计报表、附表、附注及文字说明，各类审计评估报告，财务情况说明书）、其他财务报告。
　　4.其他类：年终结转资料，会计科目和建账资料，评估资料，银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报及相关税务批复资料，对账资料及差异处理报告，预算资料，工作移交清册，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他作为会计资料保存的资料。
　　二、档案管理职责
　　财务部负责纸质会计档案归档前的统一管理。具体职责为：负责制定和完善会计档案管理办法，负责记帐凭证的打印及与原始凭证的匹配，负责会计档案的装订、保管与安全，负责向公司档案部门统一归档，负责接口审计档案及其它部门的调阅需求。
　　    三、会计档案整理及装订
　　    1、会计凭证整理和装订
　　    会计凭证整理的前提是档案管理人员接到完整的会计凭证档案（会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单）。
　　(1)档案管理人员将从票据稽核人员处接收到的原始票据、发送清单与电子影像进行三者核对一致后，将与之对应的会计凭证打印，形成一套完整的纸质会计凭证档案（会计凭证、符合要求的原始票据、财辅表单）后，按照单位、月份、凭证号等由小到大的顺序在档案架上进行分类摆放。
　　(2)整理过程中需对凭证进行手工调整，凭证及其附件均应按A4纸纵向叠放，避开凭证装订线，避免需要翻阅的内容被装订导致凭证无法查阅的现象，尽量将有效字迹或有效附件避开以免装订在装订线以内。
　　(3)档案管理人员将电子清单按凭证类型顺序从系统中打印出，清单需包括年度、公司代码、记账日期、凭证类型、凭证编号、抬头文本、用户名称等要素。
　　(4)档案管理人员根据清单将凭证顺序整理并分册，注意上一册尾号与下一册尾号的接续，每册的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票据厚度超过3.0公分的会计凭证必须分多册装订，但不得与其他会计凭证混装。
　　 2、会计账簿整理和装订
　　(1)财务部档案管理人员对全省会计账簿进行打印，并将打印完毕的账簿分类摆放。
　　(2)将已按顺序排列的账簿根据页码按每本200页进行装订，日记账、明细账不可混装。装订后在会计账簿上附封面，注明账簿性质，分册序号，账簿所属主体等信息。
　　3、会计报表整理和装订
　　(1) 会计档案管理人员从报表会计处接收已加盖公章、法人章、财务负责人章的会计报表。会计档案管理人员将报表按报表封面、会计报表编制说明、资产负债表、损益表、现金流量表、报表附注的顺序整理好
    (2)装订后在会计报表上附封面，并注明报表所属期间、主体等信息。
4、其他档案整理和装订
　　(1)银行存款余额调节表，银行对账单，审计评估报告，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等档案整理
　　会计档案需整理至统一规格。接收前已装订成册的其他档案，会计档案管理人员整理登记后直接归档，其他会计档案需整理为和会计账簿统一规格。
　　银行存款余额调节表，对账资料及差异处理报告，预算资料；会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册按年立卷。
　　(2)其他档案装订细则同“会计凭证装订”。装订后在档案上附封面，并注明档案名称、所属期间、保管人等信息。
　　(3)将其他档案成品上架归档并在系统中触发归档事项，同时电子文档形式制作档案保管清册。
　　 四、会计档案保管
     1、会计档案保管时间规定
    会计凭证由财务部统一整理保管。会计档案管理人员对年度终了后会计档案进行一年的保管工作，期满后向公司档案管理部门进行移交。
     2、会计档案保管要求
    (1)建立专门的纸质会计档案库，作为纸质会计档案的存放地点。
    (2)会计档案室应保持通风、透光，并有适当的查阅空间。
    (3)会计档案库房内严禁堆放易燃易爆物品或其他带有火灾隐患的物品，进入档案库房严禁携带火种及易燃、易爆、易潮、易腐蚀物品。档案库房内严禁使     用明火，严禁吸烟，除照明用电外，严禁使用与档案保护无关的用电设备。
    (4)非档案管理人员不得进入档案库房。档案管理员离开档案库房时要将门锁好，档案室的钥匙仅档案员配备，其他人员不得私自配备钥匙。
    (5)所有纸质会计档案以盒为基本保管单位，装盒上架，档案册封面应加盖财务专用章。档案需在固定划分的区域上架摆放，并按照年份、类型和凭证号排列整齐。
    五、会计档案借阅
    1、会计档案借阅适用于在财务部保管的会计档案。
    2、会计凭证借阅主要用于公司内部审计、外部审计及相关检查。借阅人在系统中提交借阅申请，同时向档案管理人员提交部门领导、财务部领导签字同意的纸质申请表，档案管理人员将纸质申请表与电子申请核对一致，调出对应的会计档案供借阅人查阅。
    3、如需特殊原因需外借档案，外借时间原则上不能超过15天，如超过规定时间需要再次办理借阅手续。
    4、档案管理人员对于取出调阅的会计档案在借阅人归还后需及时放回原处同时在系统中触发档案的归还事项。非档案管理人员不得进入档案室。
5、 公司内部员工借阅会计报表需经部门领导、财务部领导审批同意。
    6、严禁借阅人员在会计档案上涂画、拆封和抽换等。档案管理员应对借阅归还的档案进行检查有无毁损、涂画、拆封和抽换等情况。
    六、会计档案移交
    当年形成的会计档案，在年度终了后，由会计档案管理人员保管一年，期满向公司档案部门移交，同时编制移交清册一式两份，交接双方清点无误后，双方领导和经办人在移交清册上签字盖章，各存一份。
    移交档案部门的会计档案，应以盒为基本单位，档案盒封脊面要准确填写年度、月份、单位、种类、会计处理号、保管期限、档案卷号(红印章填写)。
　　总之，财务集中管理后通过对会计档案的规范管理，有利于夯实会计基础管理工作，适应新形势下对会计档案管理工作的要求。