浅谈加强企业会计档案的规范

《会计法》第23 条规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管，会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”在改革开放的今天，经济建设居于首要地位，而会计档案直接为经济建设服务的，无论是生产经营、经济核算或其他职业活动，都离不开会计档案，随着会计档案管理办法和中华人民共和国会计法落实，各级部门、单位都掀起了彻底整顿会计档案的高潮。从根本上改变了过去会计档案杂乱无章、乱堆乱放、霉变、虫蛀、鼠咬的局面。特别是近年来档案管理升级工作的开展，大部分机关、企事业单位的会计档案实行了统一管理，使会计档案走向规范化。下面就如何加强会计档案的规范化管理，谈几点粗浅的认识。 

　　1 充分认识会计档案的重要性，加强医院会计档案的规范化管理工作 

　　会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，加强会计档案管理对于一个单位乃至整个社会来说都是非常重要的。首先，加强会计档案管理可以推动档案管理工作的发展。会计档案是一个单位档案的重要组成部分，只有会计档案管理工作做好了，整个档案管理工作才有可能做好。其次，加强会计档案管理可以促进一个单位财务管理工作的提高。会计档案管理工作是财务管理工作的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响整个财务管理工作的质量水平。第三，加强会计档案管理可以促进会计人员素质的提高。档案管理是一门学问，里面有很多新的东西需要会计人员去学习、去探索。而这个学习和探索的过程，自觉不自觉地就提高了会计人员的业务技能和自身素质。 

　　2 加强医院会计档案规范化管理的内容 

　　2.1 会计档案的收集整理 

　　会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。 

　　2.2 会计档案的归档 

　　会计档案的裝订包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。 

　　2.2.1 会计凭证的归档 

　　会计凭证的归档应按日期顺序、会计记账凭证及时装订，装订的顺序以凭证排列先后次序为准进行归档。 

　　2.2.2 会计账簿的归档 

　　账簿是由帐页组成的簿籍。它全面、理想、系统、综合记录着单位的资金运动的发生。它是将单位的会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入帐内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。各会计事项一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细帐。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期。单位的会计账簿与会计记账凭证应同时归档。 

　　2.2.3 会计报表的归档 

　　会计人员都必须全面熟练地操作单位的会计报表处理方法。单位的会计报表应按月、季、年上报及时归档。 

　　2.2.4 其他相关会计资料的归档 

　　单位会计人员调动的交接手续、会计档案向本单位或上级部门的档案室移交归档的会计档案的移交手续等，这都是单位会计资料归档中不可缺少的。 

　　2.3 会计档案的保管 

　　会计档案管理办法规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。 

　　2.3.1 移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 

　　2.3.2 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。 

　　2.3.3 会计档案的期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 

　　2.4 会计档案的销毁 

　　保管期满的会计档案，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 

　　销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位负责人。 

　　保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。 

　　正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。 

　　3 加强领导 

　　会计档案管理工作也与其他工作一样，领导重视是关键。一是明确专人管理。二是加大资金投入，搞好会计档案管理必备的设施建设。三是应把会计档案管理工作纳入单位年度目标考核之中，与其他工作一样明确奖惩。 

　　4 加强档案人员的业务素质 

　　加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案管理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。