优化固化流程，信息资源共享，推动管理变革

摘　要：

关键词：
　　华晋焦煤有限责任公司认真学习实践科学发展观，以体制创新和机制创新为动力，紧紧围绕转变经济增长方式、做强做大主业的中心任务，积极推广和应用信息技术，开发利用信息资源，提高企业管理水平，提高集中管控能力，增强企业核心竞争力，促进企业持续、快速、健康发展。同时，根据集团公司“三型”机关建设的要求，遵循“制度完善，流程规范，协同作业，细化管理，系统保障”的理念，从搭建公司内部控制基本框架着手，按照“强支撑，短流程，高授权，大监督”的思路，公司上下认真学习，有效组织，立足于先进的计算机通信技术，以规范的现代企业制度为基础，搭建起覆盖全公司的集中办公自动化信息平台。经过公司上下近两年时间的不懈努力，办公自动化系统完成了创建有速，运行有方，执行有效的工作目标，为公司优化固化办公流程，提供信息资源共享，进而推动管理变革起着强有力的支撑保障作用。
　　一、公司领导高度重视，员工认真学习，全面推进办公自动化系统
　　随着信息技术的迅猛发展，经济的全球化、知识化、信息化、网络化的新时代逐步到来，公司领导认识到信息资源日益成为重要生产要素，无形资产和企业财富，信息化水平已经成为衡量一个企业整体实力的重要标志。同时，必须准确把握这种新的发展方式，结合自身实际采取有效地应对措施，加快经济发展方式的转变。所以，公司将发展信息化作为加强管理，夯实基础，提升企业核心竞争力的关键。
　　2007年4月13日国资委召开第一次中央企业信息化工作会议，李伟副主任在会上指出“大力推进信息化，已成为中央企业发展新阶段重要而紧迫的战略任务”。为落实中央企业信息化工作会议和《关于加强中央企业信息化工作的知道意见》精神，加快华晋公司办公信息化建设，公司成立了以董事长、总经理为组长的信息化领导组，主要领导亲自挂帅指挥协调，由党政办公室负责具体协调实施。公司领导提出将办公自动化作为管理信息化的起步系统，长远着眼，建设开放型系统。要通过办公自动化带动管理信息化，集成各类信息，消灭信息孤岛，实现信息资源共享。系统建设于2008年10月份正式调研实施，11月份系统上线，12月份开始试运行，2009年1月份正式上线运行。从调研实施到正式运行仅仅用了4个月时间。在实施过程中，公司领导亲自带头学习OA办公自动化系统的操作，并积极动员全体员工熟练掌握办公操作系统,对OA系统的高速有效运转给予极大的支持和鼓励。
　　OA系统在全公司推广时涉及12个职能处室，主要面向7个直属单位，7个二级单位，1个全资子公司，涉及到公司的方方面面。人员多，计算机操作水平参差不齐成为OA系统推广遇到的主要难点。为了解决这一问题，公司党政办公室作为主要实施部门，克服人员少任务重的情况，牺牲个人休息时间加班加点，全员学习。先由系统管理员对办公室人员进行培训，然后由办公室人员对其他部门员工进行操作培训。每人负责几个部门进行指导，将责任落实到个人。在公司全体员工齐心努力下，培训工作形成了以点推面，全员推广的良好氛围，为OA系统的运行和推广实施打下扎实的基础。
　　二、规范制度，强化管理，确保自动办公化系统安全有效运行
　　OA办公自动化系统是公司管理制度法规的映射，是企业管理模式的缩影。所有的工作流程，人员权限设置，必须依托于公司根本的规章制度和会议文件精神。公司严格落实信息安全责任制，健全管理制度，加强检查教育，及时消除隐患，防止发生重特大信息系统事故。建立和完善信息系统安全应急处理机制，加强重特大风险的识别、防范和控制，提高信息系统的灾难恢复能力。把日常管理、技术手段和应急机制结合起来，强化网络运行和场地安全。 自系统2009年1月上线运行以来，公司结合OA系统特点和实际运行情况下发了《华晋焦煤有限责任公司电子公文管理办法》、《华晋焦煤有限责任公司OA管理办法》、《华晋焦煤有限责任公司合同送审流程管理办法》、《华晋焦煤有限责任公司单项奖金审批流程管理办法》等一系列管理办法及说明。使OA系统的运行施之以法，行之有据。用制度规范流程，强化执行力度，双管齐下，确保重要数据安全和OA系统稳定运行。
　　三、资源共享，再造流程，以自动化办公系统为契机，推动企业管理变革。
　　办公自动化系统使公司通过不断降低自身经营管理成本，建立内部通畅快捷的信息沟通渠道和最佳的资源配置，实现对外部环境变化的迅速反应，增强公司的综合竞争能力。公司管理人员可以利用系统在企业内部建立信息交流的快速通道，协调公司各方面工作，重构企业资源。华晋公司OA办公自动化系统的建设达成了经营不断透明，监督不断上移，授权不断下放，流程不断优化，效率不断提高，竞争力不断加强，风险有效控制，实现了以下9大功能特点：
　　（一）责权明确，分工有效；系统按照组织机构和人员岗位建立个人和职务级别信息，根据岗位分工和级别设置相应的办公权限，等同于实际工作中的工作权限。所有文件资料，信息，流程分级管理，确保重要数据安全。在系统权限设置时，对每个岗位的管理责任和管理权限都重新明确的定位，切实做到了“放则高效，管则可控”。
　　（二）优化固化，再造流程；在系统实施中，OA办公自动化系统以规范的管理制度为基础，简单实用易操作为原则，采用表单加流程的方式，实现了对管理流程的梳理与再造。申报审批按照权限执行，办公流程公开透明，管理流程固化，变人为控制为计算机控制。通过系统建设和实施，对繁杂分散的业务管理流程进行梳理，将管理制度落地为实在的工作流程，提高了公司的执行力。同时，办公信息化的环境对每位员工每个业务环节的管理提出更高更强的要求，必须严格按照管理岗位职责行使权限。通过网上审批的刚性执行，实现“行为约束”和“制度落地”。制度直接落实到流程节点，规范各级人员行为管理。公司管理行为的提升依托于办公系统，办公系统又促进“管理规范”。这样就大大提高了管理的规范性和可控性，实现了优化固化流程的工作目标。
　　（三）信息资源有效共享；OA办公系统包括单位空间，部门空间，个人空间三个界面。
　　单位空间界面有定时更新的单位新闻和公告，目前公司的华晋焦煤报可以直接上网，通过网络在第一时间传阅，方便员工及时了解公司最新动态。同时，预留

了股东和兄弟单位报纸新闻版块，为各兄弟单位相互学习交流提供信息共享平台。公司文件栏目中上传了公司2008年以来公司下发的所有行政文件，行政函，党委文件，董事会文件，党政函，会议纪要等重要文件，可以根据标题，发文时间等关键词进行快速检索查找。网络新闻栏目为公司和各二级单位及时报道最新讯息提供平台，实现了新闻的及时发布和传阅。并将与煤炭行业相关的资讯和国家宏观政策研究资料发布在政策研究栏目。数据报表中根据权限共享了每月生产经营、基本建设统计月报等信息。
　　部门空间中，每个单位和部门都设置有工作计划、工作总结、督察督办栏目。领导和部门负责人可以及时查看部门工作计划和完成进度。随时随地了解公司工作具体落实的进展情况。部门公告栏目用来发布各二级单位文件及相关管理制度、管理职能等。
　　个人空间中有待办事项，跟踪事项，固定流程模板和关联系统，是个人办公处理事务的信息平台。
　　（四）协同办公高效运转；协同办公是OA系统中的重要组成部分，其建设宗旨是利用信息技术支撑集团只能发展规划，实现各部门间的协同帮工和办公流程自动化，为各级组织和员工提供高效及个性化的服务。覆盖全公司的办公自动化信息平台，为跨单位，跨地域的协同办公行为提供管理模式，以人为核心，以工作流为载体，完成人找人，人找事，事找人。同时，OA系统也是组织计划管理，指挥控制，监督执行，协调事务的管理平台。通过流程传阅，大大缩短了传统复印式传阅时间。网络电子审批及时高效，提高了办公效率，实现了无纸化办公。外地二级单位也在统一的平台上办公，协调处理日常事务，实现了事事有据，人人有责。通过系统近两年的运行，经过与管理需求的反复互动，公司部门间协同办公的水平，工作流程的效率都有大幅度提高。
　　（五）移动办公及时便捷；系统运行后，公司外地单位员工和出差人员不用携带大量的文件数据，只要通过互联网登陆账号进入公司办公网站下载所需文件报表即可正常办公。同时，OA系统结合企信通手机短信平台，通过个人设置可以对所有待办事项进行手机短信提醒，实现了移动办公和异地办公，做到急事急办，随时随地办理。
　　（六）督察督办及时公开；在OA办公系统的单位空间中设置有“督察督办”专栏，管理人员可以对会议，文件安排，和领导交办事项进行督察督办，检查详细的流程，并公开接受监督。这样就为领导提供了一个方便有效的时间跟踪和监督手段，建立了一个良好的日常工作督察督办的工作平台。
　　（七）监督有效，考核有据；工作中所有的审批程序和文件处理流程都公开透明，监控可视，相关工作人员的审批时间和审批意见都有明确的记录。对二级单位的管理业务可视可控，为公司实行分级管理适度放权加强监控提供了技术支持，对每项事务的处理有详细的全程追踪和明确的记录，为公司执行考核和实行限时办结提供了完整详尽的依据。显著的提高了公司的工作效率和执行力。
　　（八）办公系统开放兼容；OA系统在建立初期预留了与股东双方办公自动化系统互联接口，以及内部ERP信息系统无缝接口。保证了组织多信息系统之间的协同处理能力，为办公系统后续的升级扩展留有空间。
　　四、总结经验，广泛交流，学习推广办公自动化系统
　　“工欲善其事必先利其器”，OA办公自动化系统为公司办公提供了一个协同办公门户和管理平台，涵盖了企业运营所涉及的协作管理、审批管理、资源管理、知识管理、文化管理、公文管理等内容，支持企业的信息化扩展应用，有效帮助公司解决了战略落地、文化建设、管理规范、资源整合、运营管控等难题，是组织管理的最佳实践。它也是公司内人员沟通、授权、请示、汇报、审批的平台，是组织计划管理、指挥控制、监督执行、协调事务的平台，是传递组织价值、培养公司文化、推广和复制公司制度、知识管理的平台，还是各级部门的信息发布平台。与传统的组织模式相比，OA办公自动化系统将更有效地提升公司的整体效率，极大的增强了公司的核心竞争力。
　　目前，国内的企业管理普遍还停留在粗放式管理水平上，管理的随意性和个性化较强，系统必须不断地被来自各方的需求修改更新，这就加大了系统的复杂性，使得系统难以稳定运行。 因此要抓好信息化工作，使系统充分发挥效益，工作就不能简单停留在系统建设层面，还需要更多的涉足企业的管理流程，借助系统推进企业的精细化管理进程。　　　　华晋公司正值快速高效发展之时，如何最大限度的发挥办公自动化系统的先天优势，建设“安全、高效、和谐、发展”新华晋，为公司创造更多的利润和价值是我们亟待研究的新课题。我们要乘企业信息化改革之东风，按照集团化的管控运行模式，本着“做强华晋、回报股东、造福员工”的企业使命，发挥“举华晋旗、走华晋路、做华晋人”的团队精神，以“瓦斯攻坚、管理提升、跨越发展”为工作主线，做到“经营工作做精、管理工作做细、安全工作做实”，努力把华晋焦煤建设成为“生产规模化、装备现代化、管理信息化、人才专业化”的大型煤炭企业，打造为国内一流的现代化精品焦煤企业。