关于疾病预防控制中心档案信息化管理的几点思

摘　要：疾病预防控制中心档案的信息化管理是将现代信息技术应用于中心的档案管理活动中，并对档案进行合理的处理、管理、存储和调用。这在一定程度上提高了工作效率，减少了人为因素的误差。本文针对疾病预防控制中心档案管理的现状进行了分析，并在此基础上提出实现疾病预防控制中心档案信息化管理的有效对策，希望能为疾控中心等医疗机构档案信息化建设和管理提供借鉴。

关键词：疾病预防控制中心；档案管理；信息化
引言
　　随着信息时代的到来和科学技术的飞速发展，电子环境越来越普遍，电子计算机、网络、多媒体远程传输等现代信息技术得到了广泛的应用，目前几乎所有企业、事业单位办公、日常事务管理、科研、生产等都进入自动化、信息化、网络化的阶段。对于疾病预防控制中心来说，中心档案至关重要，它关系到单位和病人的根本利益。在庞大的中心档案管理工作中，运用现代信息技术对档案的信息资源进行及时的处理、管理和存储，能够给疾病预防控制中心的档案管理工作带来很大的方便并极大地提高了工作效率。因此，做好档案信息化管理是当前疾病预防控制中心档案管理部门值得思考和正视的问题。
1．疾病预防控制中心档案管理的现状
1.1 重视程度不够
　　目前，很多地区的疾病预防控制中心尚未成立专门的档案管理科室，一些区级或县级的疾控中心的档案管理工作由办公室来承担，甚至很多地方尚未成立信息科。领导方面对此也并未加以重视，往往那些非医疗专业、档案管理专业、关系户等不能从事医疗工作的人员被安排到档案管理的工作上，在人员编制方面也没有明确的规定，有些中心管理者或行政机构人员兼职进行档案管理，这种人员上的欠缺和重视程度的欠缺，直接影响了疾病预防控制中心档案管理信息化的进程和发展。而且，档案管理的工作琐碎、繁杂，短期内不能见到显著的成效和效益，因此，这项工作也不被人们所重视，在单位处于人轻言微的状态，再加之中心的投入有限、条件限制等，管理人员的积极性不高，缺乏工作激情和创新精神，使得档案的信息化管理难度加大，不利于其良性发展。
1.2管理人员专业结构不平衡
　　前面讲到单位对档案管理工作的不重视，这样是直接导致管理人员专业结构不平衡的原因之一。很多人员都是非档案管理专业的人员，甚至很多都不是医疗相关专业人员，在人才配置方面，专业的档案管理人员只占小部分，使得管理工作不平衡发展，加之缺乏系统的培训和合理的领导，档案管理人员的比例和专业机构严重失衡，使得信息化管理不能很好地实现。
1.3 管理人员缺乏积极性和主动性
　　由于档案管理工作的程序单一化和长期的程式化现象，使得人们在工作中不能产生浓厚的工作热情和激情，加之中心对档案管理科室的投入资金有限，使得一些有建设意义的想法不能很好地实现。另外，由于长期的不被重视，工作人员消极怠工，面对枯燥乏味而又繁重的管理工作不能找到自我价值的体现，因此，绝大部分管理人员缺乏积极性和主动性，不能培养自己的创新意识和主人翁精神。
2．实现疾病预防控制中心档案信息化管理的对策
　　疾控中心档案管理工作是提高服务水平和管理水平、公民和医疗卫生机构合法权益保障的基础性工作，是我国医疗卫生工作的重要组成部分。在疾病预防控制中心实行档案的信息化管理能够有效地打破现有档案管理和利用的种种限制局面，使原本闭塞的管理部门和管理工作实现开放化、网络化和系统化的管理。使传统的档案保存和调用工作上升为信息采集、调用、查询、服务于一体的高效、智能化管理，实现疾控中心档案信息的科学、有效的管理和调配，为病人提供更为便捷、高效和优质的服务。实现疾病预防控制中心档案信息化管理应从以下几点入手：
2.1 工作条件的良好配置
　　国家卫生部、档案局在《卫生档案管理暂行规定》中提出：“档案信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，逐步实现档案管理信息化、服务网络化、不断提高档案的现代化管理水平”。因此，疾病控制中心将档案的信息化管理工作纳入中心发展规划中来是很有必要的。而要保证信息化管理工作的顺利进行，重要的是保证良好的工作条件的配置，如相应的档案存储库房、服务器、统一规范的档案装具、优良的阅档环境等硬件的投入，以便于规范；在软件方面，在人员配备的基础上要加强人员的培训和规范化的管理要求、设置专门的档案管理科室和主管领导，以及良好畅通的网络管理体系等。
2.2 疾控档案管理工作人员专业素养的提高
　　在传统的观念里，中心档案管理的工作简单、乏味，而事实上，信息化纳入管理系统后管理工作属于科技档案管理的范畴，技术含量相对较高，尤其是在预防和控制各种传染性疾病中起到重要的决策依据的作用。因此，要做好档案管理的信息化就必须提高管理人员的个人素质、专业素养和业务能力。要对档案管理人员进行系统而规范的专业化培训，提高工作的认识，以很好地解决工作中遇见的问题并减少工作的随意性、盲目性和不确定性。《档案法》第九条明确指出：“档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”因此，档案管理的工作人员首先要具备档案管理的相关知识，同时要有基本的疾病预防与控制的相关知识，这样才能有效地管理中心的档案，并进行必要的科学研究，提高档案管理的效率和作用，提高为中心服务的保障工作。所以，疾控中心档案管理人员不能固步自封，要不断提高自身的业务素质，不断“充电”，及时更新专业知识，积极探讨管理的有效措施、高效管理，并将新的理念运用到实际管理工作中，实现信息管理的高效发展。
2.3 实现信息化管理的标准化和规范化
　　俗话说：“没有规矩不成方圆。”信息化管理的关键还在于档案信息化管理的标准化和规范化。目前很多疾控中心的管理工作存在很大的随意性和不规范性，信息管理方面缺乏严密性和严谨性，严重影响了信息化管理的成效。因此，要建立起规范的管理系统和规范化的管理标准，让管理工作有据可循，将档案的信息化管理上升为一个系统工程，在各个环节、各个方面层层把关，促进制度化、规范化的发展，这样才能使信息化管理能够得到长足的发展和进步。
2.4 建立完善的数据库
　　从传统中庞大的文件处理向信息化档案管理的转化，数据库的建立是其中关键的环节之一，也是大多数疾病预防控制中心档案管理工 作的过渡过程。而数据库的建立是一项长期的工程，必须在内部达成共识的基础上，各环节人员的相互协作共同完成。因此，要想做好疾控中心档案的信息化管理必须做好数据库的建立和完善。
3．档案管理在疾控中心档案管理中的应用
　　档案管理软件主要包括文档管理、照片管理、文件共享、系统管理等四大功能模块。
　　文档管理可以存储、删除、修改和查询各种格式的电子文档，而且内置完备的打印格式，并可自定义打印格式，各类登记簿实现了流水、满页打印。
　　照片管理可以实现各种疾病照片资料的上传下载、删除、查询及打印等功能，便于病例资料的存档、查找和打印。
　　文件共享实现共享信息，可设置为网络版，实现局域网或广域网上多台计算机数据库的共享。
　　系统功能实现了用户的注册、个人信息修改、发布新的病例信息公告和系统维护四种功能，从而实现用户登录该系统，最新病例信息的公告及维护系统安全等。
　　所以，疾控中心根据实际情况将各客户端分配至科，各科室兼职档案员将本科室的归档文件材料随时进行录入，同时也能根据工作需要随时进行档案的综合检索。档案软件的升级极大地方便了各个业务科室，也降低了综合档案员的工作量，从而提高了整体工作效率。
4．结论
　　档案资源的信息化管理、存储、利用是知识经济时代发展的必然。疾病预防控制中心档案信息化管理应在档案信息资源有序整理的基础上加快信息网络的建设和管理人员队伍的建设，以促进信息资源的有效开发、管理和利用，顺应时代的发展，为医疗服务行业档案信息化管理的更好发展做出贡献。
参考文献:
[1] 薛鹤婵,薛鹤娟. 浅谈档案服务机制创新[J]. 科技创新导报,2009(07).
[2] 盛年红.档案信息化管理的必要性[J]. 机电兵船档案，2007（05）.
[3] 周英. 企业档案管理的网络信息化及开发利用[J]. 安徽大学学报，2003（03）.
[4] 何玲. 档案信息化建设相关问题的探讨[J]. 档案学通讯，2004（05）.
[5] 徐亮. 档案利用过程的“倒立金字塔”现象的发生和克服——以高校档案馆为例[J]. 档案学研究,2009(02).
[6] 胡胜友. 谈高校档案馆网络化建设[J]. 北京档案.2001（04）.