学校机房建设项目过程中的风险规避

摘　要：本文就学校机房建设项目过程中潜在事件风险问题进行了深入分析，针对不同的事件起因提出了相应的的规避方式及对策，使得校方实现对IT公司有效监督，规避项目建设风险。

关键词：机房建设项目;风险;规避
　　一个合格的现代化学校计算机机房是整个学校信息网和关键IT设备的高效、安全和稳定运行的基本保障。学校机房建设项目通常包括：机房基础装修、机房门禁及监控系统、机房空调、UPS电源、机房消防、综合布线等。不仅工程量大，过程也比较复杂。因此，在学校机房建设项目中，校方如何实现对IT公司有效监督，规避项目建设风险，显得尤其重要。
　　在学校机房建设项目中下列事件出现的概率最大，影响也是最大的。
* 硬件设备采购周期固定，很难及时到货。
* 通讯线路到位、调通延误
* 设备模块匹配问题
* 工作量大，短时间很难提交成熟的软件用于实施，协调上的困难。
　　如何使得将上述事件对项目造成的影响降低到最小，是学校机房建设项目风险管理的主要工作。作为校方，首先，需要预防上述事件的发生，其次当事件发生不可避免之后，我们应当采取必要的、事先准备好的措施进行工作，将风险对项目目标的影响降低到可以容忍的程度。
　　项目风险问题及对策表
序号潜在问题可能起因预防措施1实施延期工作量大，需求不清晰校方技术专家与IT公司资深的分析人员一起理清思路，充分挖掘出需求；采用成熟的软件产品
硬件设备采购周期固定，很难及时到货。及早确定软硬件架构，与供应商谈判，确保设备、软件及时到货。2协调上的困难参加的单位多，IT公司、监理公司和设备供应商等各方没有合作的历史，各个公司是否能够与集成方的项目管理方式相配合严格组织纪律，签署清晰明确的合作协议。3人员风险人员变更稳定的项目实施队伍，责任心强的骨干成员，严格的过程管理　　下面我们针对以上提到的常见风险中具有典型性的一些实例来说明风险的规避方式及对策。
　　1、到货延误
　　学校机房建设项目被延误，其最常见的因素就是到货延误。是什么原因造成到货延误的？分析其因素是项目风险管理的首要工作。我们采取的措施是及早确定软硬件架构，与供应商谈判，确保设备、软件及时到货。
　　从货物定货、生产到运输整个环节来看，我们可以将到货延误的原因分为如下几种：
> 货物订货清单确定延误；
> IT公司向设备供应商下订单延误；
> 设备供应商生产工期延误；
> 设备供应商发货延误；
> IT公司运输延误；
　　在确定了以上几种原因后，我们将针对不同的原因给出不同的应对措施，降低风险对项目的影响。
　　1）货物订货清单确定延误
　　一个机房项目的开始阶段，一般都是从核对货物清单开始。校方与IT公司根据项目需求对货物清单进行详细核对、清点，这部分工作经常需要花费大量时间，特别是对系统的一些特殊要求经常没有在招标内容中标明，而是在最终货物清单中确定，这就需要校方和IT公司仔细对系统进行再研究得出最终需求。
　　在许多机房建设项目中，货物订货清单确定工作时间最长甚至超过了一个月。如何控制这个时间，是到货延误风险控制的一个必须工作。
　　首先，我们一开始就必须根据项目工期制定出一个货物清单确定工作期限，严格控制工作内容；
　　其次，根据工作内容，我们可以强化工作效率（比如IT公司与校方封闭集中讨论，这样可以极大地提高工作效率），以达到在规定的时限内完成货物清单确定工作。
　　2）IT公司向设备供应商下订单延误
　　造成IT公司向设备供应商下订单延误最主要原因是资金出现问题,我校从项目立项阶段就针对本项目在财务上准备好项目实施资金。
　　3）设备供应商生产工期延误
　　校机房建设项目采用的设备都是国际著名生产厂商的产品，而这些产品的生产都将纳入到生产厂商全球生产计划之中，所有的产品的生产工期都是按计划确定的，不大可能根据我们的项目进行调整。所以设备供应商生产工期延误是到货延误最主要的因素，也是IT公司最无法控制的因素。
　　如果出现这种情况，我们就需要开启紧急措施：“机房建设项目中因货物到达延误的紧急措施”。该措施的核心就是根据系统的特点，需要IT公司提供的替代产品，使得整个系统不因某些设备的暂缺而无法联调，并且可以整个系统在主要功能上满足需求，在性能上满足基本要求。同时加快延误货物的到达，保证在全系统正式运行前到达并替换上线。
　　4）设备供应商发货延误
　　设备供应商发货延误可能是国外运输出现问题，这种情况出现的概率较小。较大的可能是设备供应商国内办事处与国外工厂之间管理出现问题，为避免这种情况出现，需要IT公司紧密联系设备供应商国内办事处，按计划进行订单查询，及时将沟通问题解决。
　　5）IT公司运输延误
　　由于在货物运输过程中涉及多个环节，海外运输、入关、报关手续、各种税收、保险、国内运输、城市运输等，任何一个环节出现延误都会造成整个运输工期的延误。这就需要IT公司具备丰富的运输经验，畅通的渠道，各个环节的专人负责等。我们要求IT公司从货物订单发出之后，就有专人负责跟踪整个流程，并且在许多环节上都准备了备份手段，以备不时之需。
　　在本项目中，硬件设备的采购将由其它渠道负责，我们将利用自身与各厂商的良好合作关系，帮助设备采购方与原厂和供货渠道进行协调。
　　2、通讯线路到位、调通延误
　　在一个涉及到广域网的系统集成项目中，广域网通讯线路的申请、到位、调通是工期保证的最关键环节，也是工期延误最大的风险因素。
　　1）线路申请
　　在进行线路申请前，IT公司和校方需根据网络的需求和电信的现状，制定线路申请参数表。这个过程可能会因为对当地电信的情况不熟造成延误，因此需要校方有专人在项目实施前就充分了解当地的电信现状。
　　2）线路到位
　　在递交了线路申请表之后，线路何时能够到位是由电信服务商决定的，如何使得这个期限能够满足项目工期的需求，一方面需要有电信现状的了解，另一方面需要有针对电信的谈判，以促使线路申请时间满足工期的要求。
　　3）线路开通确认
　　由于全国各地的各个电信服务商的具体技术条件参差不齐，在电信部门技术人员不到位或技术水平待提高的情况下，可能会直接影响调线的效率，同时延长了对故障的响应时间。直接影响到线路开通确认的时间。因 此在与电信部门谈判时要求电信部门有专门的技术人员全程跟踪项目，以充分保证校方的利益。
　　3、产品匹配与接口问题
　　在机房建设项目中，技术上除了方案设计路线之外，最大的开发风险就是学校现有软件产品的集成与匹配问题就数设备模块匹配问题的风险大。由于学校的软件由不同软件公司提供，各厂商提供的软件产品分别由不同的开发团队进行开发，而软件行业的接口标准又不像硬件设备那样清晰规范，因此在软件的集成和衔接上，很可能会出现一些困难和问题。在本项目中，我们提出所有软件公司提供文档、数据结构，或派出开发人员与项目组共同解决问题。
　　4、协调上的困难
　　学校机房建设项目，除了需要与硬件采购方进行协调外，还需与参加集成的各相关单位进行协调，产品提供商、设备原厂、运营商、校方、监理公司等各方是否能够按照集成方的项目管理方式相配合严格组织纪律，保障项目顺利实施是非常重要的，我们将与相关签署清晰明确的合作协议，遇到困难时充分利用各种关系进行协调。此外，当面临工作量大，短时间很难提交成熟的软件用于实施时，请第三方监理公司负责软件测试和验收。
　　5、人员变更
　　在学校机房建设项目中，核心开发人员的变更是影响项目进度和质量的另一个重要风险，毋庸讳言，IT公司的工程水平的提高、规范的过程管理并不能完全消除人的作用和影响，我们参照国内领先的软件工程管理体制，将风险带来的损失降到最低。此外，我们要求IT公司参与本项目的核心人员必须是拥有五年以上工作经验的资深员工。参与人员除了技术和业务过硬，经验丰富之外，他们较为稳定，在项目实施期间变动的可能性小，同时敬业精神和责任心也非常强，可以有效保证项目组核心成员的稳定性。此外我们还要求IT公司对实施过程的可重复性管理，关键岗位实行双岗制度，这些措施在规避人员风险方面都取得良好的效果。
参考文献：
[1] 程铁信，李敏杰，郭涛. 项目管理理论、方法与实践[M] .中国电力出版社 2008
[2]余建星. 工程项目风险管理[M]. 天津大学出版社.2006
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