自动化办公系统在企业科学管理中的重要性分析

摘　要：随着计算机技术的开发和应用，世界的发展已经步入了信息化时代。信息技术成为事物之间相互联系不可缺少的纽带，并且辐射和普及到各个领域，本文将对自动化办公系统在企业科学管理中的作用和重要性简要分析，以便更好的指导企业科学管理和发挥自动化办公系统在企业管理中的重要性。

关键词：自动化办公系统；企业；科学管理；作用；重要性
一、改变传统企业办公管理观念
　　我国基于中国传统的企业管理模式经历了计划经济时代和市场经济两个时期。传统的管理模式曾在一定时期发挥了重要作用，它主要是运用领导者的模范带头作用，来影响和发动更多员工投入到企业的建设和发展之中，其中的领导者既是体力劳动者又是脑力劳动者，使个人的精力体力背负巨大的压力，使领导者不能获得更多时间，尽心改革创新企业的组织体制，严重干扰了企业发展的持续力，同时也忽略了企业员工主观能动性的发挥，员工做不做要看领导怎么做，极大影响了企业的生产效率。
　　现在我国已经顺利加入WTO，各个企业将更加深入的参加到市场经济的竞争与分工之中，传统的管理模式已经不能更好的引导企业的创新和发展，为了顺应二十一世纪的发展要求，为了更好的迎接二十一世纪的竞争和挑战，必须改变传统的企业管理观念，使用现代技术，引进自动化办公，推进企业的科学管理。
二、认识自动化办公系统
　　办公自动化系统是利用电子技术的手段提高办公效率，进而实现办公的自动化处理的过程。它采用计算机网络技术、Internet/Intranet技术、基于工作流的基本概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工流转办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
　　自动化办公系统对我们的传统办公方式产生了极大冲击，改变了工作思维方式、行为方式、生产方式。一个企业是否实现办公自动化，以及自动化的程度也是衡量其现代化管理水平的标准。
　　办公自动化系统即OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的集文档管理、档案管理、公文流转、电子印章管理、合同管理、会议管理、短息服务等，现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
三、自动化办公系统的应用
    1、自动化办公系统在电子文档管理中的应用
　　自动化办公系统在电子文档管理中的应用，标志着文档管理的现代化与规范化。在规范标准的前提下文档是以件为单位保管的，计算机技术加上专业的软件开发系统，在独立的计算机上进行登记，文档的纸质文件与电子文件配套存放，从而达到减轻各类文书管理人员的工作压力、提高文档工作质量的目的，还可以大量节省人力物力。最明显的应用就是系统对档案文档的管理。
　　2、自动化办公系统在电子文档检索中的应用
　　在联网的电子文档管理系统中，可根据所提供的信息在各终端电子文档管理系统中进行检索，计算机能迅速、准确地查找到你所需要的电子文档资料，如果需要还可以把内容打印出来。能在短时间内准、快、全地找到所需资料并提供给服务者以利用，具有操作简便、易懂、省时、省力的特点。这是传统的人为方式所不能比拟的。
　　自动化办公系统在电子文档中的应用是这个快节奏社会的需求，是人们快速获得更多资源最有效方式。
　　3、办公自动化系统工作流的应用
　　企业办公管理日复一日的繁琐、重复的工作过程，人员的岗位、工作职责需要进行流程化的梳理和规范化操作。办公自动化系统能够做到真正的流程化配置、节点的规范化操作。在自动化系统中，工作的主要重点是数据流的流动，例如：对于一个需多人办理的公文文档，从发文开始，需部门领导审批、同级部门会签、发文管理部门同意、文件编号登记、分管领导签发、印刷部门排版、制版、电子公章套章、文件分发、各级部门阅办等一系列的过程化管理。办公自动系统可以根据企业机构设置，合理的配置工作场所、工作流程、岗位节点，并使这些配置信息随企业机构、工作流程的变动而变动。
　4、自动化办公系统在企业管理中的广泛应用
　　随着计算机的普及，企业管理系统都纷纷采用自动化办公系统进行管理。上至国家机关、医院、学校，下至各种生产企业、销售企业。自动化办公系统不仅能极大地提高工作效率，而且工作人员与领导、机关的沟通更加方便，信息反馈畅通，为发挥工作人员的智慧和积极性提供了舞台。
四、办公自动化在企业管理中的重要性表现
1．增加办公过程的公开透明度
　　办公自动化系统在企业管理中的应用，将在企业办公的各个环节实现公开、透明，极大的改善企业的办公环境，避免因政策模糊、政策不透明等原因干扰正常的管理秩序，影响企业的创新发展和工作的效率提高。这是市场经济的必然要求，也是现代化信息时代的必然选择。公开透明的办公环境的中的每一步办公程序，都将会接受集体的监督，从而使管理更加公平、公正、公开。
2．企业的各组成部分平等的参与
　　办公自动化系统在企业管理中的应用，让企业管理的各组成部分按照自己的分工和职责，平等的参与进来。这样在企业管理的运作中，会更好的规避扯皮现象和不合作情况，这将极大的提高企业的管理质量和效率。
3．体现集体决策的民主性
　　办公自动化系统在企业的的应用将会使企业实现共同参与、集体决策，促进企业的改革和创新更加富有民主性和建设性，使企业的创新和发展更合乎企业本身的客观。
4、最大限度的提供了资源共享
  办公自动化系统的应用依据计算机技术、网络系统技术、电子信息存储技术等先进、高效率的技术手段，不仅可以存储数以万计的信息文档，而且可以提供数据信息的共享访问，达到数据信息的资源共享。
参考文献：
[1]杨宗然.自动化办公系统在电子文档管理中的特点及其应用前景[J].工会论坛，2004(6).
[2]曾凡，欧东，董国奇，于鸿飞，黄昊. 医院网络自动化办公系统的开发与应用[J]. 医疗设备信息，2005(1).