农业科研档案管理信息化之我见

摘　要：随着国内计算机信息技术在各行业的普及，各单位逐渐向办公自动化、标准化、网络化的方向迈进，计算机信息代替了传统的手工记录。农业科研档案管理是实现农业科研管理的重要组成部分,是科研活动的重要环节，正由传统档案管理向信息化方向转变，为顺应信息化时代的发展，农业科研档案管理工作者面临了更多挑战。本文是笔者根据自己的实际工作及信息化发展趋势，针对加快完善农业科研档案管理信息化建设做以探讨。

关键词：农业； 档案管理； 信息化

　　1．目前农业科研档案管理现状
　　农业科研档案主要是指农业科技工作者在课题立项、申报、总结、成果鉴定等一系列过程中形成的各种档案材料。二十一世纪的今天，信息化已经成为社会发展的一个重要标志，加强档案信息化建设已经成为当今世界信息化发展的主要潮流。计算机技术的发展和多媒体、网络技术的广泛应用也对农业档案资源的开发利用提出了新挑战。
　　2．档案管理工作是是本单位的发展历程、重要事件、财产、知识产权、各项科研与经济活动、会议、外事的历史记载，“观今宜鉴古”、“温故而知新”说出了档案管理工作的重要性。因农业科研信息资源是农业科技动态和发展规律的具体体现，也是农业科研工作结晶的真实记录。因此，搞好农业科技档案管理信息化建设，有助于促进农业科研知识创新，增进农业科技发展速度。
　　节省了空间：传统档案资料使用纸张记载，数量多存放空间较大，档案管理信息化利用较小体积的存储介质（硬盘、光盘）存储，存放空间小携带也方便。
　　3．如何实施农业科技档案管理信息化建设
　　3.1 培养领导和科研人员档案意识   加快农业科研档案管理信息化建设，首先各级领导要高度关注，强调档案管理信息化的重要性、优势及紧迫性，做档案管理信息化建设的组织者、引导者，鼓励各部门协助档案管理工作者实施档案管理信息化。其次因农业科技档案来源于广大农业科技工作者，大部分材料都比较分散，它是每个科技人员在农业科研活动中产生的数据积累。
　　3.2 科研档案工作纳入科研管理制度之中   实行科研工作与建档工作“四同步”管理，即：下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研项目计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科技成果与档案部门（科技档案管理部门）出具课题归档情况证明材料同步。
　　3．3科研更新技术设备，提高技术支持   现代计算机信息技术是建设农业档案管理信息化的基础，农业科研档案室只有具备相应技术，才能为开展档案管理信息化建设服务，否则都是一纸空文。首先，要具备现代化档案室需要的硬件设备及配套设施，为网络化管理系统建立做基础。其次就是开发出常用、通用的档案信息管理软件，以便于管理信息化与办公自动化技术相结合，为实现档案管理信息化做后盾，因计算机软件更新较快，还要配备相应的技术人员，即使对软件进行更新，保证正常运行。其次是培养农业科研档案室的工作人员对设备及软件的保养维护意识，进行一些常见的安全保护及故障处理方面的培训。再次就是农业科研档案部门可以采取和其他科研单位及一些高校进行合作，通过学习借鉴，取长补短。
　　3.4 加强管理者的服务意识   信息化的今天，农业档案管理者具有一定的创新意识，敢于创新，提高竞争力。档案工作者必须掌握先进的管理知识，适应时代发展对人才的需求，不断转变、扩大、发展和调整档案管理工作职能，积极探索独特的服务方式，提高其服务水平。
　　3.5 培育档案管理者专业人才   作为一名农业科技档案工作者，不但要具备一定的档案管理经验和农业技术知识，还要具备较强的综合分析能力和语言表达书写能力。从对档案管理者的信息看，大专学历占多数，尤其在我们农业科研单位，这无疑会给建设档案管理信息化带来影响。对此档案部门可以调一部分大专毕业生，改变档案室内部员工的队伍素质结构。为使档案管理者顺应新形势发展的需要，首先为档案信息管理者创造进修和和专业技能培训条件，让档案管理人员参加档案专业现代化培训，拓宽知识面。其次要加强农业、果树等方面的理论研讨, 多积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，提高档案编研水平，尽快开展数字化建设，构建档案信息资源库。
　　4.提高档案信息的获取能力。
　　档案部门获取信息的传统方式都是依靠归档制度进行归档，始终未摆脱掉“重藏轻用”的局面。信息技术盛行的今天，农业作为中国第一大产业，社会在极大程度上将会从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。这要求农业档案工作者具有利用信息服务来信息获取更多的信息能力,能熟练、速度地为利用者提供本馆所藏的档案信息,还要明确利用网络带来的工作便利和优势, 引导利用者更多去获取网上的档案信息资源，得到更多档案信息。