论现代事业单位档案管理的电子信息的开发分析

　一、我国事业单位档案管理电子信息技术化的现状
　　事业单位档案这一概念是随着市场经济的发展，事业单位信息资源的多元化而产生的，事业单位档案的提出有着重要的意义。事业单位档案在现代事业单位制度下不应该仅仅被看作死气沉沉的历史记录，也不应该仅仅看作是科技档案的集合，而应给予事业单位档案一种合理的定位。事业单位档案与各种经济信息、情报资源一起，形成的信息资源在事业单位的项目选择、运营模式选择、市场定位、营销策略的制订上都起着参考和决策作用。
　　我国经济正由计划经济向市场经济转变的过程。目前，事业单位的档案管理工作正处于一个由改革、创新、转型的重要时期，既面临着机遇也同时充满着挑战。我国事业单位的档案管理管理工作由计划经济时代建立的肖案制度向现代社会档案制度转变，随着改革开放以后各项事业开始蓬勃发展，我国事业单位的档案工作也发生了变化，由以前计划经济时的档案管理制度向新的经济条件下档案管理制度转变。
　　目前我国的综合性档案馆大多是馆藏，内容庞杂案卷数量繁多且时间跨度长，多年来一直处于封闭式的管理之中，档案管理仅以案卷不丢失为原则并以保管为目的。再加上每个历史时期档案的整理质量要求以及不同整理的规格不统一等情况的出现，由此便形成了档案基础普遍较差的局面。目前大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用，案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷，档号不规范没有目录号一卷多册的现象较多，许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现，案卷中标题不规范，虽有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素，有些案卷甚至没有标题。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。随着政府和事业单位管理体制的改革，事业单位不再是政府的附属物，而成为自主经营、自负盈亏、自我发展的独立经济实体。事业单位集团和二级事业单位的关系中原来的上下级关系，逐步改变成了以资产为纽带的新型关系，一些主管事业单位的行政管理部门已经撤销或转换职能并入国家宏观管理经济部门之中，这就动摇了政府管理事业单位档案工作的管理体制。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
　　从目前档案管理电子信息化的情况来看，我国的档案软件没有信息管理功能且缺乏通用性，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，档案部门使用的计算机型号不一、规格各异。由于不能互调，就不能快捷地出版信息编辑成果，不能利用电脑完成信息管理工作，这大大制约了档案信息电子化的进程。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，但目前档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。另外，要实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。由于许多档案部门缺乏现代高技术人才，所以尽管引进了现代化设备，但是仍不能充分发挥作用。最重要的是在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式层次不一、各行其是，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
　　二、现代事业单位档案管理电子信息技术化问题的解决对策
　　国家档案行政管理部门作为政府管理事业单位档案工作的职能部门，首先应打破固有的直接管理事业单位档案工作的思想观念和规章制度束缚。与纸质文件比较，电子文件需要借助现代办公设备才能被阅读利用起来，已经不再具有纸质文件的直观性特点，是可共享的，也不再受时间和距离的影响，可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递。
　　为了将事业单位档案管理电子信息技术化存在的问题彻底解决，首先应实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平。其中，全面普查案卷，去糟取精是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作，首先要剔除无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作，所以就应结合事业单位本身的图书馆实行实际的规范著录工作。
　　其次，在信息社会之中，电子文件是信息记录的主要形式。网络之中的电子文件数量十分巨大，需要人们加以科学地管理，才能便于人们的利用。电子文件的检索应所遵循的是方便利用和便于文件保密的原则，只有做到科学分类，电子文件才能实现查找便捷的功能。
　　最后，要加快数据准备推进事业单位档案现代化管理进程。在事业单位档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是+大工程，档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。应分清轻重缓急，循序渐进，在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、利用率高低、是否开放和价值大小对所有全宗进行排队，将社会利用率较高的档案进行优先加工整理。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
　　三、结束语
　　作为事业单位信息化工程一部分的档案电子信息化建设绝对不能脱离实际盲目推进，必须与事业单位的信息化建设和经济基础协调，与信息技术相协调，与事业单位的信息需求相协调，与全国信息化工程相协调。随着社会信息化时代的到来，实现事业单位的信息化是事业单位发展所面临的一个巨大挑战，而这一切最终的源头都是原自于完整的档案资料。事业单位要发展，要进步，要生存离不开档案，事业单位也只有管好，理好本单位的档案资源，才能更好的为事业单位的建设服务，才能使得事业单位在激烈的市场竞争中表现不凡的魅力。
　　近年来我国在推进档案管理现代化的进程中通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平，已初步建成了计 算机检索体系为实行计算机管理打下了扎实的基础。总之，事业单位档案行政管理部门应综合考虑各方面的因素统筹协调，积极联合其他政府部门、行业协会、工商联、商会等各个方面的力量加强论证和宣传，培育事业单位档案信息化建设的氖围，把阻力转化为开拓创新的能力和动力。事业单位档案管理电子信息技术化是一个长期而又复杂的工程，不可能—蹴而就、一劳永逸，必须在充分论证与准备的基础上缓步推进。
　　参考文献
　　[1]张莉.论事业单位档案概念的理论价值[J]档案学通讯，2006（2）：11-13
　　[2]吴丽珊.事业单位档案信息化的几个阶段[J].经济科技档案，2005（3）：24-25