试论抓好城乡水利防灾减灾工程档案工作的思考

摘　要：本文通过对城乡水利防灾减灾工程档案管理中存在问题的分析，提出了做好城乡水利防灾减灾工程项目档案工作“四个入手”的工作思路，从四个方面来规范项目档案的管理，从而促进项目档案达到最佳管理效果。

关键词：水利防灾减灾，工程档案，思考
城乡水利防灾减灾工程是广大人民群众最现实最直接利益的民心工程，与经济建设及人民群众生命财产安全息息相关。是关系到我国全面建设小康社会的大事。当前，水利设施捍卫地区的经济集聚度越来越高，水利防灾减灾工程的优劣，直接影响到群众生命财产安全，关系社会和谐稳定。只有全面提高水利防灾减灾能力，提供安全的水环境，才能为经济社会发展提供有力的支撑和保障。因此，从某种意义上说，水利防灾减灾工程是关乎国计民生的大事。在建设过程中，档案产生于整个基本建设中、伴随工程项目全过程，从工程项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）以及工程日后的维修等，这些档案对工程项目进行了真实的记录和反映，对工程建成投产后的管理、运行、养护、维修、改建、扩建等技术工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用,对其他工程也起着借鉴与参考的作用。因此,抓好城乡水利防灾减灾工程档案工作，管理好、利用好这些档案,既是现实工作的需要，也是各级领导和档案部门的重要职责、建设单位不可推卸的责任。但是，我们应该看到，很多项目建设单位重建轻管的现象比较突出，对水利防灾减灾工程档案的管理存在较大的问题：
　　一是项目档案工作仍然未能完全得到建设单位领导的重视。许多项目建设单位领导只注重工程的进度、质量，对档案没有纳入应有的工作计划和程序，或口头上表示重视，实际上并不解决做好项目档案的环境和条件，尤其是项目档案工作管理组织体系这一做好项目档案工作最关键的要素不完善，档案工作架构松散或不健全，档案人员岗位不明、职责不清，没有形成有效档案组织管理网络，档案资料流向控制制度和网络不健全，使项目档案资料因技术、施工人员的变动而去向不明，人走档案走，影响了档案工作的质量。
　　二是档案人员变动频繁及自身素质不高等情况普遍存在。在许多项目建设单位，对档案人员的配置方面存在偏见，认为档案工作随便什么人员都可以做，因此，在人员安排上出现“一新一老”的情况。或安排新参加工作的同志人档案人员，或安排年纪较大且不适宜在工程一线的技术人员承担档案工作，加上单位一般没有档案人员专门岗位，档案人员随时变动。这种情况导致档案人员缺乏档案专业知识，对档案法规和制度陌生，对工程档案比较陌生，缺乏对项目档案工作应有的责任，更奢谈在档案方面拥有档案专业中高级职称的人来管理档案。
　　三是档案形成质量偏低，管理基础业务较差。由于档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制，各种控制措施不全，且执行不力，导致收集、归档的档案材料或残缺不全，或准确度低，形成质量不符合要求。同时，由于人员变动频繁，业务不熟，在档案整理方面完全达不到国家有关档案业务的标准，在项日档案管理工作上远远达不到标准化、制度化、规范化管理。
　　在实际工作中，无论是水利项目，还是其他基本建设项目的档案工作，都或多或少以上问题，有的甚至不仅仅是这些。以上问题一般带有普遍性，且这些问题是影响项目档案工作的主要问题，如果不能有效解决，项目档案工作肯定做不好，对于城乡水利防灾减灾工程更要注意解决这些问题。笔者作为水利防灾减灾工程建设单位档案员，认为做好城乡水利防灾减灾工程项目档案，应注意从“四个入手”，来规范项目档案的管理：
　　一、从工作架构入手，建立完善的档案工作机制
　　档案工作机制是项目档案工作的保障，按照国家档案局、水利部关于水利工程项目档案工作的规定，项目建设单位必须完善项目档案工作机制，建立档案工作管理体系。实际情况也表明，建设单位档案工作架构健全，一般不会出现项目档案资料残缺、零乱、材料准确度不高、档案整理不规范等问题，而相反却是问题一大堆，这是必然的结果。所以，档案工作机制是否完善，决定着项目档案的水平。但本文中关于建立架构的问题，并非仅仅限于建设单位，而是项目建设所有单位都必须建设良好、健全的档案工作管理架构。一方面，建设单位必须严格按照国家规定建立健全档案工作机制，完善内部管理，包括建立档案管理体系、明确领导分管，设置档案人员岗位、配备专兼职档案人员等等，另一方面建设单位必须监督指导设计、施工、建立参建单位完善档案工作网络，建立项目档案保障机制。一般来讲，项目建设单位相对于项目其他参建单位比较重视，而参建单位普遍较弱。做好档案工作是需要投入成本的，例如人员成本、时间成本、设备、装具成本，以及其他成本，这些都有可能消耗参建单位一定资金，如果建设单位不提出要求，或在合同中未明确项目档案移交归档的要求，参建单位有可能能省就省，或在人手、资金投入中打折扣。所以，确保建设项目档案质量，从宏观角度，需要建设单位和参建单位共同形成良好的机制，因而，从项目筹建开始，建设单位就必须把建立档案工作架构作为项目档案工作的首要任务来考虑和实施。
　　二、从制度入手，重点完善项目档案归档控制制度，并在项目建设过程中贯彻落实
　　制度是规范管理的有效措施，任何管理都需要形成切合实际的制度，项目档案管理亦不例外。大的制度有法律层面的，小的制度有内部管理的。对于水利项目档案的管理，国家有相关的法规相继出台，各项业务的标准规范陆续颁布，但基本上是宏观性的，实际操作的是单位制定更为详细的，适合自身特点的规章制度，将法规、标准结合实际的应用。一般情况下，建设单位都建立档案工作制度，但本文中要提出的并非内部档案管理制度，而是要制定有关项目档案的形成、积累、收集、归档移交等各种控制性制度，并且严格监督落实。由于项目档案的形成涉及工程的方方面面，贯穿于工程全过程，大量的档案产生于工程管理、设计、施工和监理等单位和技术人员手中，要保证完整、准确、系统的档案最终归档保存，必须发挥全体参建单位和人员的作用，如果仅仅是建设单位有良好的档案管理控制制度，显然是不够的，需要其他参建单位共同完成和执行。这时，建设单 位没有健全的项目档案控制性制度和措施，对参建单位进行监督控制，要想得到高质量的项目档案材料是十分困难的。因此，建设单位必须制定各方必须共同执行的制度，方能达到理想的目标。例如：项目档案纳入合同管理；档案材料的形成、积累、移交归档工作纳入科技、生产管理程序，纳入工程技术人员工作职责，并与个人的经济利益挂钩；档案人员参与项目验收，对项目档案进行把关，不签字则不验收；“谁负责、谁立卷、谁归档”制度；建设单位档案人员检查督促参建单位档案材料形成、积累情况的检查，督促和指导档案的收集、整理工作等等。一旦形成了共同遵守、相互约束的制度和措施，且严格执行，则项目档案工作必然会有良好的基础。
　　三、从责任入手，重点明确参建单位的责任
　　履行责任是一种态度，项目档案管理的好坏在很大程度上取决于各方的责任。在现阶段国家档案法律法规不断完善、专业系统内档案业务标准不断出台的情况下，项目档案工作能否做好，很大程度上取决于各方是否有良好的承担责任的态度，没有好的态度或者说漠视应承担的责任，无论制度有多好、措施多有效，都将形同虚设。因此，无论是建设单位还是参建单位都必须明确各自档案工作方面承担的责任。责任有两个方面：一是建设单位内部各部门及相关人员的责任，这一点可以在单位内容的岗位职责中加以明确规定，且必须作出规定；二是规定参建单位的责任，为了强化责任，建设单位应在与参建单位签订合同时，必须将项目档案的有关要求作为合同条款之一加以明确，同时明确违反合同规定的责任所应承担的后果。目前，这一做法正在逐步推行，但还是有很多项目建设单位因对项目档案管理要求不清楚而未很好地采纳，因此还需要强力推进落实这一措施。
　　四、从技术入手，实行电子文件的实时监控
　　现代信息技术的广泛应用，推动项目档案管理进入新的阶段，计算机技术给档案工作带来的深刻影响，越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输，通过计算机直接产生的电子文件、图像文件、图形文件等，作为城乡防灾减灾工程项目不可避免地面临计算机应用所带来的档案管理新课题和新挑战，但同时也为项目档案的管理带来便利，尤其有利于对项目档案形成的实施监控，建设单位应做好应对工作。近年来，在工程档案管理中较多地采用了CAD光盘技术，由于日前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也成为项目档案管理一个发展方向。因此，建设单位可以充分应用计算机技术，对项目档案材料从形成开始就实施归档，即通过开发相应的管理软件，与参建单位共同使用，将项目档案材料的电子文件、图像文件、图形文件即时收入囊中，待项目完工后，对照电子文件将相对应的纸质材料接收进库。通过这种技术和方式，可以最大限度地保证项目档案材料的齐全、完整、准确和系统。
　　总之，城乡水利防灾减灾工程档案工作是项目建设和后续管理使用的重要基础工作，在各级政府重视和加大防灾减灾工程建设的今天，对水利项目档案的管理也越来越重视，档案工作成为必不可少的重要部分，必须尽最大努力把防灾减灾工程档案工作做好做实，并尽可能地发挥项目档案的作用，为经济和社会建设服务。
　　
　　参考文献：
　　[1]胡勇《水利工程档案的利用和管理》
　　[2]《水利工程建设项目档案管理规定》