档案网站信息资源保存建设与利用中存在的问题及对策

     随着整个社会信息化和档案信息网络化的发展，档案网站信息资源建设已经逐渐成为档案界和社会公众关注的焦点。2007年4月5日公布的《中华人民共和国政府信息公开条例》明确规定，档案馆是政府信息的公布和查阅场所，这对于促进档案网站信息资源建设、发掘和传播档案信息资源具有重要意义。 
　　我国的档案网站信息资源建设目前已经初具规模，信息资源总量逐年增长，档案文献数据库的建设也在不断加强，为档案信息增值、共享，加快档案信息的传播速度，提高服务质量和档案部门形象，促进档案馆社会化建设提供了平台。但我们也应该看到由于技术、资金、人才等各种原因，我国的档案网站信息资源建设过程中仍然存在诸多问题，严重影响了信息资源的利用。 
　　一、我国档案网站信息资源建设现存的问题 
　　始于1996年的我国档案网站信息资源建设已经逐步由最初的数量扩充转变为数量扩充与质量提高相结合的发展阶段，而信息资源匮乏、各网站之间各自为政、服务功能缺失等问题也逐渐显现出来。 
　　（一）信息资源匮乏 
　　信息种类少。档案资源数量巨大、种类繁多，如行政领域产生的文书档案，科技生产领域产生的科技档案，人事领域产生的人事档案，财会档案等，再加上其各种不同的载体和表现形式，更是数不胜数。但目前我国很多档案网站一般只能提供文本信息和图像信息，如文书档案和部分照片档案，而像科技档案、人事档案和其他载体形式的档案却很少见。能够实现网上全文查阅的更少。 
　　档案信息资源深层次开发不足。目前我国档案网站上所提供的档案信息资源多是目录级数据，如全宗目录、专题目录、开放档案目录等，而档案全文却很少，全文档案在网站信息资源中所占比例很低。只有极少数档案网站能够提供部分内容全文检索，这也就意味着，即使公众从网站能够查阅到其所需档案的某些信息，其需求也极有可能无法得到全部实现，仍需要到档案馆进行进一步的查询。即使是提供全文检索的档案网站，大部分也只是提供现行文件查询，远远不能达到所有的开放档案的全文获取。即使这些目录级数据也只停留在案卷级别的检索层次，对于能够更深刻揭示、评价馆藏的编研材料，如档案汇编、大事记、组织沿革、统计数字汇编等，则很少见到。 
　　（二）档案网站之间缺少沟通和交流，各自为政 
　　档案网站信息资源建设缺乏宏观指导。目前，我国档案网站信息资源建设仍处于各自发展阶段，各个档案网站之间缺乏紧密联系，没有形成全国性的档案信息网络体系。全国的档案网站信息资源建设缺乏整体规划，对建设方式和标准也没有统一的规定。迄今为止，我国档案行政主管部门还没有就档案网站信息资源建设发展制定出相应的规范，各档案网站信息资源建设基本上处于各行其是、各自为政的状态。 
　　资源获取单一，局限于一馆之藏。由于档案网站之间各自为政，仅对各自拥有的信息资源提供服务，缺少与其他档案网站进行沟通和交流，必然会带来部分档案资源重复建设，造成不必要的浪费。用户在访问一个档案网站时，所能利用的仅局限于本馆所拥有和提供的信息资源和服务，若想获取更多，则需要对不同的档案网站逐个浏览。 
　　（三）网站信息资源利用水平低 
　　检索功能不健全。我国档案网站的检索能力较弱，有的仅仅是一个网页，根本不具备检索功能，有的则是页面上虽有检索工具，但无法检索出结果，因为缺乏完备的数据库支撑。档案信息检索仅局限于案卷级或目录级，无法深入。 
　　我国档案网站普遍采用的检索工具过于简单或专业化，检索方式单一，用户很难通过输入关键词或任意词进行检索，甚至是跨字段检索。而过于专业化的档号等检索方式对普通用户来说难度太大，在一定程度上限制了非专业用户对档案信息资源的获取和利用。 
　　服务功能缺失。服务功能缺失是我国档案网站信息资源建设过程中所面临的另一个重要问题，也是导致信息资源利用水平低的主要原因之一。我国对档案网站服务功能的关注不够充分，大多局限于从管理、行政的角度加以规划，内容多为本部门机构职能、部门设置等信息，较少考虑服务的需要。而访问档案网站的大多是出于学习和研究目的的用户，这种没有实质性内容的宣传性信息根本无法满足用户的需求，起不到为用户查询档案、解决问题的作用，是对网络空间和信息资源的一种浪费。而缺乏以服务为导向的信息资源建设，其真正价值难以得到充分发挥， 
　　二、优化我国档案网站信息资源建设与利用的若干对策 
　　在当前我国档案网站信息资源建设与利用工作初具规模的同时，我们需要对档案网站信息资源建设与利用过程中存在的问题保持清醒的认识，正视这些不足，采取有效措施，改变目前这种状况。笔者认为可以从以下几方面做出改进。 
　　（一）以本馆馆藏资源为基础，丰富网站信息资源 
　　首先，加快本馆馆藏信息资源数字化进程。每个档案馆（局）都拥有着数量巨大、种类繁多、内容丰富的信息资源，尤其一些专门档案馆更是拥有着特色鲜明的馆藏资源，这些都是档案网站信息资源建设的重要基础，档案网站必须首先立足本馆馆藏资源，加快实现本馆资源的数字化进程，充分发挥各自档案网站的作用，实现自身价值，这也是档案网站信息资源建设和利用工作的首要任务。 
　　在馆藏资源数字化进程中，要本着利用优先、分步实施的原则，对一些珍贵档案资源如重要纸质档案、照片档案、音像档案优先进行数字化，采集文件级目录数据，建设馆藏档案文件级目录数据库、全宗目录数据库、现行文件目录数据库，再逐步建立各种专门档案目录数据库，最终形成档案信息资源数据库，使档案网站真正成为动态的网页而非静态的展示窗口。 
　　其次，建设一批特色信息资源，凸显网站优势。档案网站应根据自身特色对信息资源进行整合，建设一批与普通用户息息相关的基础信息专题数据库。如职务任免、个人荣誉、职称评定、工作调动、毕业结业、婚姻登记等普通群众人物信息数据库群。 
　　（二）保证档案网站信息资源的质量 
　　档案网站信息资源建设应当从档案馆的文化事业机构属性出发，本着服务民众、方便民众、尊重民众的宗旨，为用户提供实时、适用、可信的档案信息，站在用户角度，研究用户的信息需求，准确定位信息资源范围，精心选择和组织网站信息资源，加大档案信息的开发开放力度，及时解密、降密重要文件，公开非保密文件。摆脱档案信息专业性、神秘性的阴影，使档案信息真正实现大众化，将其溶于网络、溶于社会，这是档案网站进行信息资源建设的必由之路。 
　　其实，档案网站信息资源在吸引用户方面具有其独特魅力。档案网站所提供的信息资源具有可信度高、权威性强等优势，档案网站应充分利用这些优势，为广大用户提供高质量的信息服务。 
　　（三）对档案网站信息资源进行整合，加快实现信息资源共建共享 
　　整合档案网站信息资源，可以在很大程度上丰富和充实网站信息资源容量，吸引用户眼球，激起用户的查看欲望。而我国档案网站信息资源建设长期以来缺乏统一规划，信息数据库没有统一标准，各自为政，资源割据的局面，势必会阻碍社会公众对档案信息资源的利用。 

       目前全国各地档案网站信息资源建设正如火如荼，国家应当统一规划，整体推进，尽快建立统一、规范的全国档案网站信息资源体系，形成全国档案网站的规模效应。国家档案馆应在全国档案网站信息资源体系建设进程中发挥统领协调的作用，分层次整合档案信息资源，实现各级各类档案网站之间的有效链接，构建分布式国家档案信息资源网络体系，提高网站信息发布水平，为用户实现便利的跨库检索利用信息资源创造有利条件，使用户不论身处何地，都能便捷地找到所需档案信息，实现真正意义上的信息资源共享。 
　　（四）深入开发检索工具，提供多途径检索 
　　深入开发检索工具，为用户提供多种检索途径，实现有效的跨库检索，是档案网站信息资源建设的一大目标，也是是档案网站维持其生命力、帮助用户更加有效地利用网站信息资源的重要措施和保障。 
　　档案网站要及时增加和推出更多的检索工具和服务，提高检索工具的易用性。一方面，使用以自然语言为基础的分类体系，避免在检索界面上出现学术性、专业性很强的词汇。另一方面，友好化用户界面，使检索工具能够支持用户进行多语言、多角度、多种逻辑方式进行提问检索，尽可能使用户以最小的付出掌握检索工具，从而方便、快捷地找到所需信息资源。 
　　（五）增强服务意识，提高服务质量和效率 
　　在档案网站信息资源建设过程中，逐步增强服务功能是档案信息资源利用和网络服务的必然发展趋势。首先，树立服务意识有利于利用工作，为档案利用开拓了更多的渠道。网站咨询业务的有效增强也有利于扩展利用工作。扩大档案工作的社会影响力，拉近社会公众与档案工作之间的距离。其次，服务功能的增强，有利于提高社会档案意识，激发社会公众对档案工作的关心。信息资源利用的方便快捷，服务的专指性，大大提高了用户的参与程度，增强了用户的信任程度和依赖感，使档案网络信息资源成为用户获取档案信息的首选途径。 
　　（六）提高档案工作人员的业务素质 
　　目前，各级档案部门在进行档案网站信息资源建设和利用过程中遇到的一个难题就是人才问题。虽然档案人员对信息技术应用的熟练程度较前几年有了很大程度的提高，但仍与当今迅猛发展的网络服务不相适应。档案网站信息资源建设的水平与质量，在很大程度上取决于档案工作人员对现代信息技术的运用程度。而既掌握现代管理思想，又有坚实的档案专业理论功底和高超的专业技能，同时又掌握一定的计算机基本知识，能将二者有机结合起来的复合型人才更是少之又少。因此，各级档案部门要把加强人才队伍建设当作进行档案信息化发展的前提性工作来做，打破各种束缚和局限，广罗人才，并加快对现有人才培养的步伐，尽快组建一支掌握各方面专业知识和技能的高素质人才队伍。此外，还应该提倡地方档案部门与有关高校、科研单位加强合作。只有人才问题解决了，档案网站信息资源的建设和利用工作才有动力。 
　　（七）完善相关法律法规，为信息资源利用提供保障 
　　档案网站信息资源建设和利用过程中会涉及到著作权、隐私权等问题，应从法律法规上加以明确，不至于在建设和利用过程中引起纠纷。这不仅涉及到档案界的问题，还涉及到信息和计算机立法等多个方面，需要各界的合作与配合。目前我国有关网络建设、网络管理方面的法律法规很不完善，无法可依、无章可循的现象比较突出，这也阻碍了信息资源网络化建设的发展。只有提供了更加完善的法律保障，档案网站信息资源建设才能走得更远，才能更好地为社会公众服务。 
　　在档案信息普遍数字化、网络化的今天，全民档案意识和信息意识全面提高。鉴于其利用的方便快捷、服务的专指性，档案网站信息资源已经成为用户获取档案信息的首选，它打开了档案部门通向网络世界的窗口，为档案信息化建设奠定了基础。为社会公众服务是档案网站信息资源建设的目标，也是档案网站建设的出发点和归宿。因此，对档案网站信息资源的建设和利用工作进行深入研究已经刻不容缓，促使档案网站真正成为以人为本的公共档案信息资源平台，为档案事业的发展营造更加良好的社会氛围，培养和提高社会的档案意识，拉近公众与档案的距离，推动档案信息化进程，促进档案社会价值的实现。 
　　 
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　　作者简介：田丽娜，女，大学本科，郑州大学西亚斯国际学院图书馆助理馆员。