食品药品监管档案管理工作探析

　　【摘要】近几年人民群众对于食品药品安全越来越关注，食品药品的监管工作也面临前所未有的压力和挑战。而在食品药品的监管之中，档案是反映整个监管过程痕迹的重要资料。所以，强化食品药品监管档案管理工作，不仅能推动食品药品监管工作的顺利开展，还能促进食品药品监管事业的可持续发展。

　　作者：郭菁

　　【关键词】食品药品；监管；档案；管理

　　食品药品关乎民生安全，食品药品监管工作的最终目的是保障人民群众饮食、用药安全。近几年随着食品药品立法的推进，各地食品药品安全监管工作力度不断加大，产生了大量的执法案卷、检测报告、督查记录、行政审批材料等档案，如何系统地管理并利用这些档案，并及时对社会公布有价值的信息，是我们在执法以外必须重视的工作。近年来，档案管理工作在我单位越来越受到重视，在各级档案局的指导和帮助下，我单位的档案管理工作取得了较大进步。

　　一、食品药品监管档案管理工作开展的意义

　　多年以来，在食品药品的监督管理之中出现了大量的档案，分门别类，其中包含了一些专业性较强的档案，如各种检测报告，还包括一些为公安机关提供立案依据的档案，如各类执法文书，另外还有餐饮服务许可证、药品经营许可证等申请材料，这些档案具有严肃性和保密性，与一般档案有一定差异，所以食品药品监管部门的档案管理工作具有其特殊性。

　　还有一部分档案可以直接对食品药品使用进行安全预警，具有很好的社会价值，如药品不良反应和医疗器械监测报告、食品药品抽查检验结果、专项检查报告等，这部分信息如果能做到各部门、各地区、各行业共享，对人民群众的安全饮食用药具有很大的现实意义。比如2016年发生的震动全国的“假疫苗”事假，各级药监部门迅速启动应对机制，彻查疫苗来源，避免了疫苗的进一步扩散。

　　二、食品药品监督管理档案工作顺利开展的建议

　　为了确保食品药品监管档案工作能够顺利地开展下去，应该针对食品药品监管档案建立完善的工作网络，由点到线，由线到面，需要一线执法人员、行政审批人员、档案管理人员的互相配合，才能顺利推进食品药品监管档案工作的进行。

　　（一）合理的组织机构。做好档案管理工作，首先需要配备专门的档案管理人员，构建起单位内部的组织机构，成立专门的档案室，工作小组，鉴定小组，总负责人最好是单位一把手，分管各部门工作的分管负责人应参与进来，需要移交档案的部门指定一名联络员。档案室负责制定档案归档范围和保管期限的相关文件，并报当地档案局审批，同时应建立各项管理制度，档案室应具备档案管理的硬件和软件设施，在信息化迅速发展的今天，应建立电子档案。单位每年应投入一定经费进行软硬件升级更新，对档案管理人员进行培训。

　　（二）构建完善的工作网络。开展食品药品档案监督管理工作，首先需要根据具体的工作内容，将其科学地划分到各个层次部门中去，最基础一级的档案管理人员应参照档案归档范围和保管期限，对手头上纷繁复杂的原始资料进行区分、鉴别、整理，并按期上交上一级部门的档案管理人员。上一级管理人员审核无误，经相关领导符合审批后，统一交回档案室，标准装订，并进行扫描，构建电子档案，所有档案应严格遵守归档办法，统一编号，归档保存，不得擅自增改内容，更不得随意带出档案室。档案室每年应清理一次档案，对达到保管期限的档案应按规定销毁，销毁必须负责人签字，并经两人复核。

　　（三）强化案卷档案管理的工作力度。案卷档案是指具体案件档案，即具有行政处罚决定书及罚款结果的档案。此类档案既有一般档案的特点，又具有其特殊性，它不仅是工作痕迹，更是执法依据。案卷的来源有日常督查、专项检查、投诉举报等。做好案卷档案首先应熟悉监管对象，这就需要我们的执法人员对监管片区内的经营户进行逐一摸排，先建立一套基础档案，根据其经营特点，分类完善，比如食品、药品、医疗器械、化妆品等自成一类，确保执法过程无交叉、无遗漏、无重复，避免执法不严、执法过严、案卷分类不明、责任人不清等现象。

　　食品药品执法应按照《中华人民共和国行政处罚法》和《食品药品行政处罚程序》进行，执法案卷应包括案件来源登记表、现场检查笔录、责令整改通知书、行政处罚决定书等一系列材料，这些材料都应按照先后发生次序整理装订，需要签名或书写处笔记应该清晰，不得随意涂改，所有案卷归档前都应由法制部门审核，对于不规范、不严谨、不明确的执法案卷不得进入档案室，一旦进入档案室不得随意调换更改。良好的执法案卷，不仅为以后工作提供参考，也是我们和当事人一旦发生纠纷的最直接证据，为了执法的严谨性和工作人员的安全性，这部分案卷应特别重视。

　　（四）食品药品监管档案资料服务效能需进一步强化。开展食品药品监管档案资料的收集，最终目的是为了服务于实际工作，因此保证档案质量，提高利用价值，满足社会各界合理的查档需求，提供优质的服务，也是我们档案室应尽的义务。借阅档案应做好登记工作，复印档案需负责人审批，由专人负责，避免出现丢失、损毁等意外事故。

　　三、结语

　　总而言之，在食品药品监管部门，档案管理工作做得还远远不够，像联网查询，电子档案等仍然需要继续改进，只有重视档案管理，提高档案的利用率，才能真正体现档案的价值，促进食品药品的监管工作的顺利开展，为人民提供更多安全保障。本文来自《上海食品药品监管情报研究》杂志