新时期高校校友信息管理工作探究
摘要：伴隨着我国高等学校发展速度越来越快，同时和外界互动的也越加频繁，因此，高校的建设必定离不开广大校友资源的支持，其是建设高校的中坚力量，拥有着十分关键的作用。基于此，笔者将结合多年的工作经验，就新时期高校校友信息管理工作进行分析，希望可以为大家提供一定的帮助和参考，也能为教育事业贡献自己的力量。
关键词：高校；校友；信息管理工作
早在2011年，“校友捐赠”就被记录在了中国大学评价体系之中。而优秀校友的总量及层次等等标准就逐渐纳入了高校毕业学生“社会评价”的重要指标体制内。除此之外，我国高等学校办学的自由性也慢慢随之提升，社会资源特别是校友资源在各大高校不断发展的过程中所体现的能力也更加大，其是高校取得外界各个人力资源、物质资源、经济资源、信息资源等等支持的关键途径，是学校当中最为珍贵的社会资源。所以，切实借助当代信息技术，研发和使用好校友资源，增强校友管理合理化水平，对全方位呈现出校友资源在提高办学能力，推动高校迅速发展上拥有非常关键的意义。
一、高校校友信息管理的重要性
（一）校友为高校提供了珍贵的信息资源
如今国内发展早已全面迈入了信息化时代，在此种发展情况下，高校校友也一定要紧跟时代发展的步伐，真正进入到信息化社会，借助优秀的信息技术与良好的人际关系甚至是丰富的实践经验，散布在全球各行各业的校友们把自己所知晓的先进的授课观念以及较强的前瞻性或者是科研成果贡献给学校。同时按照学校的实际发展情况阐述自己的想法，为芸芸学子们的将来提供自己的支持。
（二）校友为高校提供了充足的教育资源
校友是各大高校培育出的高素质、高能力人才，其不仅能够创造出大量的物质财富，还可以为社会带来宝贵的精神财富，他们不管是在国家上还是在科研层面都有着无法估量的贡献，在理论知识以及技术技能上都为高校提供了很多的指导与支持，为自己的学校带来了连绵不绝的思想资源。同时他们还会不求回报的为母校提供大量的创造力，为学校贡献丰富的社会资源。他们将自己所积累的所有知识与实践成果为每一名在校学生都进行了展示，更是广大毕业生的榜样与要追求的目标。
（三）校友为高校提供了丰富的就业途径
经过了各种挫折、成功与失败后，大多数校友都早已变成了著名企业家。此时他们最先想到的就是自己的母校，在刚刚入学时提供给他们各式各样的帮助，为其制定奖学金以及助学金等等项目，在即将毕业的时候还为其供应大量的就业途径，体现能力的空间，给予就业的机会。因此，这些校友也都会更加无私的回报母校，为下一代优秀学子提供更多的可能。毕业生在走出学校大门切实进入社会以后，就会散布在全球的各个地方、各个企业之中，在不一样的行业中接触到各种类型的人，体现着自己的能力，创造出得到社会肯定的价值。他们代表着母校向社会上传递名片，是各大高校和社会之间的衔接，借助自身存在的价值向社会体现出母校的精神与风采，从而推动高校的迅速发展与不断进步。
二、高校校友工作现状
（一）缺少相应制度，组织机构不完善
伴随着各大高校彼此间的角逐逐渐激烈，高校的管理阶层通常把学校的大多数资源向可以对学校迅速发展具有一定帮助作用的科研项目、人才培育等等方向进行倾斜。近些年以来，尽管校友工作已经得到了广泛的注重，然而大部分高校校友工作都并不具备制度化，校友办公室时常是一组人员多个牌子，校友工作人员也大部分都是兼职的。此种组织管理单位致使大部分高校排除在开展校庆阶段会短时间进行校友工作以外，其余时间校友工作就大多处在并未实行或者是被动搪塞的情况。借助对全国四十多所高校校友会的所有人员开展调查，四十多所高校校友会专职人员平均算下来就只有三人，而兼职人员大致有两人。所以相对比来说，西方国家各个高校校友会所拥有的组织管理单位就十分完善。比如，哈佛大学总共就有着二百七十余名的校友工作人员，霍普金斯高校是有一百七十余名人员，加州高校有着八十余名人员等等，同时组织校友进行捐赠还是国外高校管理阶层一项非常关键的工作。
（二）校友资源开发没有整体规划，信息管理能力不高
“校友资源是所有校友自己身为优质人才资源的实际价值甚至是校友所具备物质资源、经济资源、信息资源、文化资源以及社会影响力等等的整合。”其对于高校所带来发展价值就包含有：“扩大学校声誉、供应信息服务、创造育人服务、带来物质支持。”如今国内各大高校内部管理体系大多会分成教学、科研以及学生管理等等多种子系统，每一种子系统都包含着不一样的工作流程，这部分子系统就会对各个校友资源的研发以及使用有着不一样的标准，同时这部分需求不仅会有共同的内容，还具有比较独立的内容。但是因为大部分高校仍旧把所有工作实行分系统进行，致使校友资源研发并不具备一个整体规划，每一个系统都是各行其是，所以资源就会被重复性的研发与使用。
三、新时期高校校友信息管理新途径
（一）更新校友信息采集方式，创设校友信息网络
首先，校友会就需要加强所有校友自身的工作理念，创建出综合性校友工作体系，构建一个人人关心、积极参与的优质氛围。学校应该将实地走访、看望本地校友，和校友开展联谊与座谈，为校友传递母校实际建设以及发展情形的信息，获取校友对于母校后续办学的想法和建议当作日常工作，同时逐渐制定校管理阶层分管制度，从每一次走访过程中获得校友所需要的各种信息以及个人信息。其次，各大高校与学校都要切实借助新生入学的教育、毕业学生的教育等等途径，利用组织举办各式各样的活动，来逐渐提高所有在校学生自身的爱校理念与母校情怀。最后，则应该主动为校友供应更多的帮助和服务，为校友处理在学习、工作上的各种困难和遇到的问题，辅助与鼓励校友发展自己的事业。对于年龄并不高的毕业生校友，高校则要举办校友墙签名、毕业照创意比拼、毕业生藏书义卖、辅导员聘请等等一连串毕业生活动。而对于早已毕业的校友，高校就可以举办各种制作校园卡活动，校友经验座谈活动等等。校友们在加入活动、感受校会为大家带来更多服务的时候顺其自然的就会阐述自己的信息并会及时更新这部分个人信息。
（二）探究校友信息的深度与广度，让学校与校友互惠共赢
以往传统的观念觉得，校友信息大致包括有自己的基本信息、电话号码、在校档案、工作情况、人际关系等等。而国内高校校友队伍通常在工作中只是注重校友自身的真实信息，尤其是通讯方面的信息。然而在分析了西方高校的校友信息收集工作以后就可以看出，西方国家高校校友会在对信息开展收集的环节中，更加重视的是校友本身的个性喜好以及生活需要。由于为校友供应更加全面的服务是每一个校友工作的基本服务原则，所以通讯信息仅仅称其是必要，更为关键的是要深层次探究校友信息的主要深度与广度。具备一定深度与广度的校友信息需要从多种方面来呈现出校友的实际生活需要、工作需要、学习需要、个性喜好以及服务偏好等等，这部分信息在借助汇总以后就需要把校友当时的背景、自身的能力以及具体需求真正的体现出来，同时可以利用对信息的研究和对校友的情况开展评估，然后就可以对后续一段时间内所有校友的真实需要做好预判。
（三）优化校友管理信息系统的服务内容
首先，校友管理信息体系必须要拥有完整的校友档案，以方便整个校友办公室和其余各种系部、校友组织及时进行联系与交流。其次，校友管理信息体系需要借助服务的模式把所有的资源呈现出来，方便每一名校友和所有单位的使用。比如，email服务就是由高校的校网中心来为所有校友供应的。书籍、杂志甚至是信息技术查询工作则是由高校图书馆为所有校友供应的。而科技部门提供的每一种科研成果，则有助于校友和母校在整個科研成果转让、研发使用或者是经营活动等等方面的默契配合。高校宣传单位在每一个月都会为所有校友供应电子期刊，让校友切实知晓母校的实际发展情形，让校友从内心深处生出对学校的自豪感，从而拉近校友和母校之间的距离，增进彼此之间的感情。高校内的研究生部需要和教务处共同上传每一年毕业生的最新消息，而就业信息就让校友组织和招生部门共同完成提供，真正推动高校招生以及就业岗位的不断发展。并且还应该设立一个能够供所有校友一起沟通对话的窗口，用微信公众号或者是微博平台的形式开放。最后，伴随着科学技术的迅猛发展，在校友管理信息体系中就能够创建一个虚拟性的学校。这是一个借助信息技术三维虚线而创造出的一个虚拟的校园环境，其可以让校友在随时随地都能够不受空间与时间的制约开展跨越式的沟通与工作。因为高校本身工作具有一定的特殊性，所以不止需要在高校内部创建行政单位，还需要组建校友理事会又或者是校友总会，让其拥有一定的社会组织性，在高校外还需要创建此校友理事会的一个分会，在高校内根据学院又或是年级阶段构建出校友分会以及联络会等等。如此一来就能够把行政单位与社会机构相联系，整合在校学生所有资源以及毕业校友的所有资源，切实借助高校内外的每一种空间资源，让其获得最大程度的体现。在行政单位出现后就要以此制定出有效的章程与制度，从而保障校友工会可以顺利快速的发展。
四、结语
总而言之，如今，国内各大高校正处在创新发展的重要阶段，竞争和机会并存，切实研发与使用校友资源，是高校拓展办学资源、增强教育品质、扩大高校影响力的有效手段之一。所以，高校一定要更新校友信息采集方式，创设校友信息网络；探究校友信息的深度与广度，让学校与校友互惠共赢；优化校友管理信息系统的服务内容，只要真正完成这部分任务，就必定会让高校校友工作获得明显提升。除此之外，国内社会科技与经济的发展十分迅速，高校教育作为我国时代进步的一个关键组成内容，切实具有十分重要的作用，所以，一定要重视高校校友工作对于各个资源的充分研发与使用，增强办学品质，扩充就业途径。