关于新形式下高校基建档案管理工作的创新

　　随着我国高等教育的快速发展,招生规模不断扩大,高校的基本建设进入了高速发展时期,随之而来的是高校园区、大学城、新校区建设如雨后春笋蜂拥而上,每个建设新校区的高校要花几个亿或十几个亿投入到学校的征地、建设、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设。高校投入大量的资金建设教学、实验、办公、生活辅助用房及配套基础设施道路、地下管道和环境绿化等等,建设过程中产生了大量有保存价值的基建档案资料,高校基建工程档案资料是学校档案的重要组成部分,它不仅是高校基建工作真实记录,而且是以后高校发展过程中建设规划、管理及改扩建、维修的重要依据。它记录了学校建设发展的历史轨迹,其实际保存价值应该受到重视。

　　高校基建部门工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门,但建设单位作为工程项目管理的主体,自然要做好基建档案管理工作。任何基本建设缺少工程档案,就缺少了日常维护和以后改造的依据,基建档案不仅能反映该建筑物的变化和发展,为学校规划、建设、管理工作提供参考和历史记录,也对学校发展和经济建设发挥着重要作用,为地上地下交叉工程提供相互要求的依据;为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材,它不仅服务于今天更有利于将来,是高校一笔宝贵的物质财富。

　　从现在高校基建管理档案来看,高校基建部门现有建设工程档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要,尚存在一些不容忽视的问题,如:档案移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。因此,必须加强建设工程档案的管理,建立完善的档案管理组织体系和制度制约机制。

　　一、高校基建档案的主要内容和特点

　　高校基建档案作为高校建设活动中形成的第一手材料,是高校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设,从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。一套完整的基本建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录,其主要特点是:

　　(一)专业性

　　是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。

　　(二)成套性

　　是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。

　　(三)现实性

　　是指档案有很强的现实使用价值,不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找,而基建档案在学校将来发展规划中发挥着重要的使用价值。

　　(四)周期长

　　主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。归档工作随着工程项目竣工结算才能完结,持续时间长,一般为1-2年,大型项目2年或更长时间,时间跨度不可预见。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的。

　　二、高校基建档案管理的意义

　　(一)记录高校建设历史

　　基建档案承载了高校基本建设大量的信息,它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等第一手资料。

　　(二)对高校的续建和发展具有参考作用

　　完整系统的基建档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。技术人员通过查阅历史资料,在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕,建设过程不走弯路,节省时间,提高效率。如某高校拟在原教学大楼上加层,该楼的基础设计承载7层的荷载,当时由于资金不足仅建了4层,那么可以直接查阅原始图纸资料,根据设计图纸直接施工。

　　(三)在建设过程中可以重复利用

　　档案的信息价值不仅是项目建设历史的真实记录,而且是工程使用过程中的维护、改造和将来学校建设的重要依据。工程建设档案具备这样的特征,可以重复利用或参考。工程设计档案已经过实践的考验,通用性很强的设计标准图整理归档后,重复利用不仅可以缩短建设时间,而且还能节省劳动耗费,同时也提高工作效益及建设项目的经济效益。

　　三、高校基建档案管理存在的问题

　　(一)档案资料收集不齐全

　　基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大,直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位,只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果,对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不整理。在项目竣工接近验收时采取补救措施,按照以往工作惯例编制资料,交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。例如建设单位在施工时不慎将地下管道挖断的事经常发生,不是因为技术人员不懂业务而是没有反应施工现场的真实记载资料可以参考。好多学校地下管网经过多年的建设后,逐步丰富和错乱起来,自来水管线、天然气管线、电缆管线、暖气管线、雨污水管线等相互交错形成一个蜘蛛网,到最后没有一套完整的综合所有专业的管网图。建设历史悠久的学校,管网图成了某些技术人员脑子里的记忆,随用随想,时间久了,当年的现场技术人员退休后,这样的记忆信息就丢失了,给后期的维修和日常使用带来很大的麻烦。

　　(二)档案资料编制质量不高

　　大多数高校对基建档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行,普遍存在管理意识较差的现象。如果参建的施工单位技术水平、管理水平不高,工程资料归档意识薄弱,对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样,它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员,整理资料时也不严格按照相关规范执行,导致归档资料质量不高。多数竣工图没有按实际施工程序进行修改,造成竣工图与实际竣工项目不相符,存在数据误差是一定的;竣工图纸上相关责任人审核没有签字,竣工图纸漏缺竣工图章,或者有竣工图章没有签名,竣工图编制不规范、标识不统一。有的施工单位在工程竣工交付使用后,资料还不能及时归档,严重影响了后期档案的完整性。

　　(三)档案资料的数据内容缺乏准确性

　　施工过程中临时发生的变更,没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中,变更执行的程序也不规范,导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识,没有工程项目建设相关的技术知识,难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况,判断不清是否图物相符,不能准确识别数据可靠性。

　　(四)档案资料使用手段有待更新

　　传统的基建档案主要以纸质、实物为载体,易损坏也不便于管理和使用。建立基建档案的最终目的是为了利用,目前高校基建档案的利用,一般是使用者到档案室查阅或借阅,使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是,原件借出不能保证安全,一旦丢失不可补救;另一方面频繁使用,原件会破损。因此,传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。

　　四、加强基建档案管理的措施

　　(一)领导重视是做好基建档案管理工作的关键

　　学校主管基建的领导、基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性,尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强档案建设意识,思想上要认识到基建档案管理工作的重要性,建立完善的档案管理组织体系和制度体系,实现规范化的管理,才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。

　　(二)增强学校基建部门收集档案的责任感

　　只有提高档案管理意识才能做好基建档案管理工作,学校要建立以基建处为责任主体的组织机构,明确基建档案管理人员。基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者,应有专门负责人分管此项工作,并有专职档案员负责收集资料。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则,即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。

　　(三)加强档案管理人员业务培训,提升专业化管理水平

　　档案管理部门应有针对性地加强基建档案管理人员的业务培训,让管理人员学习相关理论知识,领会现代化管理的业务要求标准,鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论,摈弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识,更要熟悉工程项目建设流程,知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。

　　(四)明确职责、及时收集,确保档案工作有效落实

　　工程项目施工过程中,高校基建部门甲方工地代表要密切注意工程变更,及时查验、监督监理和施工单位做好技术变更记录和竣工图绘制。监理单位和施工单位要把完整的、系统的、准确的施工变更数据和有关信息及时反馈给甲方工地代表,确保基建工程竣工档案是准确的第一手资料。

　　(五)逐步完善基建档案现代化管理

　　随着高校办公系统信息化与网络技术的普及,高校档案馆的管理模式也在逐步现代化,基建档案归档形式必须更新。因此,高校基建档案管理工作,必须从传统手工作业方式向信息化管理过渡。采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用,传统的纸质载体档案材料通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、网络化运用的技术。设计单位提供的设计成果除纸质的蓝图还要有电子版图纸;施工单位的工程变更可以直接在电子图纸上修改、标志,交存电子版竣工图纸;与建设有关的文件进行电子存档,建立电子目录。建筑项目的相关信息如工程名称、立项批文文件、工程规划建设许可证号、工程施工许可证号、施工单位名称、合同价、审计决算价、交付使用时间、竣工面积等内容,以建筑物为单位,逐一形成电子表格。在后期档案使用时可以直接检索、统计和查阅,同时可以实现远距离传递档案信息,提高工作效率。