校园网办公自动化系统建设的问题和策略

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2012）33-7888-03
　　随着信息技术的发展和信息传播速度的提高，一个现代社会对于信息掌握程度的高低是至关重要的，它关乎到一个国家的综合实力[1]。从全面推动校园信息化建设看，正确认识办公自动化并推行其建设发展，已成为提升院校办公效率、实现院校跨越式发展的必然要求。
　　1　办公自动化系统
　　办公自动化（Office　Automation，简称0A）是一个很宽泛的概念，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化领域的范畴，因此可以将其理解为是一种将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公形式。
　　OA系统以工作流的概念为基础，以计算机和网络技术为核心，使办公室的有关事务从传统的手工文书处理与分散的文件管理方式转移到计算机网络信息集成的自动化管理方式之中，为组织内部员工方便快捷地共享信息及高效地协同工作提供了有效途径，从而达到了信息共享、提高工作效率和工作质量的目的，并且为后期高层的管理决策提供了科学依据[2]。因此，办公自动化不仅是政府机关、企业提高办公效率提升管理决策水平的重要工具，同样，也成为高校信息化建设发展水平的重要标志。
　　2　办公自动化系统的理论基石
　　2.1　基于层级关系的组织模型
　　韦伯对于组织的表述，指的是人类组织机构中的一般性正式结构要素，特别是政府体制中的全体人员和组织机构[3]。因此，如果参照韦伯的古典组织理论来构造办公自动化系统的组织结构模型，就可以将组织模型分解为组织树的科层制结构，从而就可以方便的设定职务级别、岗位和人员的角色模型。因此，基于层次关系的组织模型就使得OA系统具备了结构稳定、人员关系明晰、部门边界清晰、网络虚拟化程度高等显著特点。
　　2.2　基于协同办公的过程管理
　　协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它可以完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则定义来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理。通过规范管理流程，执行组织制度，充分发挥制度优势沉淀管理过程与结果，就能够形成组织知识。基于协同办公的过程管理可以减少各种繁琐的中间环节，提高办公效率，规范内部管理，使各类人员有层次的处理各种问题。同时流程管理也实现了各类事项处理中细节的可视可控，使得在OA系统中事务的整个处理过程更加清晰明朗。
　　3　校园网办公自动化系统的体系架构
　　3.1　系统网络框架
　　作为复杂庞大的OA系统，其部署实施必须考虑到数据中心平台在系统建设中应发挥的重要作用。数据中心平台通常包括中心服务器和磁盘阵列，实现了服务和数据分离的部署形式，OA系统应用服务器运行“办公自动化服务平台”，是整个校园网办公自动化系统的中枢神经系统；通过磁盘阵列技术，提供面向全校的信息存储服务，实现对OA系统中各类数据库、文件的管理、控制、备份、更新和维护功能。总体架构如图1所示。
　　
　　图1 办公自动化系统的网络框架图
　　3.2　系统平台结构
　　校园网OA系统可以考虑通过CAS统一身份认证平台将OA系统与现有系统进行集成，实现单点登录功能，同时实现与现有其他系统的统一身份认证功能。系统平台架构如图2所示。
　　
　　图2 办公自动化系统的平台结构图
　　协同办公平台：可以通过各种协同方式建立相关业务主题以及业务流程等，并且以此满足组织和个人的办公需求，实现各类人员及团队的基础业务管理，提升业务管理水平。公文管理平台：根据国家标准的公文管理制度以及校园的公文管理规定，实现对公文的收发、管理、统计等相关处理功能，从而改善公文管理的制度。公共信息发布：实现校园网上各类新闻、公告的发布，提高办公效率。人事档案管理：对人员调整事件进行记录，实现人员基本档案信息的搞笑管理。文档管理平台：通过有的放矢的将个人文档、单位文档、公文档案、项目文档进行共享，从而实现文档关联、推送、借阅和检索，提升校园办公中知识共享的基本水平。文化建设平台：利用各类在线沟通方式，将校园文化贯穿于日常工作中，从而辅助促进校园文化的建设和发展。移动办公应用：通过各类手机客户端软件和短信网管，实现移动办公的基本操作和离线业务提醒，从而实现移动办公的需求。
　　4　第三方应用系统的集成
　　为了达到在现有校园网中各应用系统间实现单点登录（Single　Sign　On，　SSO）的目的，就需要通过统一身份认证系统。由此，也就可以解决随着Web应用系统不断增加而带来的诸如Web应用系统的信息孤岛以及用户恶意注册等相关问题。
　　CAS是一款由耶鲁大学研制的开源的单点登录统一身份认证系统，它能够为企业提供开源且具有良好结构的协议；且其开源Java服务组件可以为用户提供二次开发的可能；　与之相对应的客户端有多种，如Java，.Net，PHP，Perl，Apache，Uportal等[4]。对于校园网而言就可以通过该系统，将已经投入使用多年的应用系统集中进行集成与整合，实现校园网中各业务系统间的统一身份认证功能。
　　以本案的办公自动化系统为例，在统一身份认证服务器建设完毕之后，需通过该认证服务器进行用户身份认证，则应在应用程序的类库中加入统一身份认证客户端的jar文件，并在应用程序配置文件中进行统一身份认证服务器客户端的配置，从而完成OA系统与统一身份认证系统的集成。具体如图3所示。
　　
　　图3 统一身份认证服务器客户端的配置
　　5　总结与展望
　　在推动信息化建设的进程中，常常会遇到各种各样的阻力，这是因为任何一项技术的成功推广都不是仅凭借成熟的技术本身，因此，必须首先加以有效的管理措施予以大力辅助支持；其次，如果希望办公自动化系统能够在日常办公中发挥其应有的作用，还必须破除原有工作思路和模式的束缚，对陈旧的办公习惯进行一场彻底的革命。办公自动化系统的推广和应用不能一蹴而就，必须人人参与、相互合作共同完成，只有这样才能将先进的技术转化成为高效的生产力，提升校园网应用和信息化建设水平。
　　参考文献：
　　[1]　汤晓莉.办公自动化及电子政务理论论析[J].电脑知识与技术，2011， 11（7）：8092-8093.
　　[2]　姜旭平.信息系统开发方法[M].北京：清华大学出版社，1997.
　　[3]　李纯斌.对韦伯“组织理论”的思考[J].重庆师范大学学报：哲学社会科学版，2005（2）：109-112.
　　[4]　洪丹丹.统一身份认证服务器的研究与实现[J].中国教育信息化，2011（11）：16-18.