基于WEB网上审批技术的网上采购系统分析

摘　要：本文系统介绍了网上采购系统的基本理论与关键技术，详细的分析了某国有企业的传统采购模式，结合国情，重点研究了基于WEB的网上审批技术，设计了一套具备采购的基本框架和基本功能的网上采购系统。

关键词：网上采购；认证审批；工作流
　　随着世界经济的全球化，基于时间的竞争已成为重要的企业战略，使得企业更加重视电子商务的价值，作为电子商务重要环节的网上采购系统已在国际著名企业开始应用。当前，网上采购处在快速成长阶段，许多企业和公司出于自身业务的急剧成长或竞争需要，纷纷对网上采购进行大量投资。这些投资包括对企业原有ERP系统改造或自行构建新的电子商务系统。正如美国科尔尼管理顾问公司在“优秀采购”调查后指出的那样：“传统的采购濒临死亡，网上采购推动企业变革。
　　一、采购与网上采购
　　广义的采购除涵盖所有购买活动以及购买过程中所有活动的计划、组织、协调和监控外，还包括保持和发展与供应商的关系，包括购买、运输、存储、内部接收等。按采购的参与者来分，采购可以分为个人采购和集体采购。
　　网上采购就是以网络（INTERNET/INTRANET）为基础，需求方与供应方之间进行的商务采购活动，是电子商务研究的主要内容之一。
　　随着因特网应用的不断深入，网上采购将继续发展，国内外市场规模将日益扩大、影响力也将逐步提升。网上采购亦将成为一种常用的经济手段，推动国民经济及社会信息化的发展。
　　二、网上采购的优势
　　网上采购是电子商务的重要组成部分，是基于互联网平台进行的一种电子商务模式。与传统的采购方式相比，网上采购具有以下优势：
　　1）降低采购成本
　　采购企业可以通过网络进行全方位的选择，从中选择报价和服务最优秀的供应商；另一方面，采购过程基本可在办公室通过网络进行，大大节省采购人员的差旅费开支。
　　2）获得采购主动权
　　网上采购中，企业根据自己的实际要求，提出对产品的采购产品信息，在网上公布出来，供应商展开价格与质量的竞争，胜者负责将质优价廉的商品送到采购商指定的地点。采购商可以与供应商随时进行沟通，获得即时的售后服务。
　　3）提高采购效率
　　在网上采购中，采购商与供应商以及采购公司内部繁琐的手续都将得到简化，信息的传递会更快捷而方便，物流配送可由专门的第三方物流提供方来完成等，这都将大大提高了采购的效率。借助网上的搜索引擎，采购信息几乎可在瞬间得到。
　　4）优化存货管理
　　网上采购是一种“即时性”采购，不会产生大的延误，可使存货管理达到最优化的水平。采购信息的公开化，使采购商可以掌握全球范围内的供应商数据，采购企业不必因为一家供应商的停产、减产等原因而准备充足的存货，从而降低存货的开支，避免不必要的风险。
　　5）保证采购质量
　　在传统采购活动中，因为有人情、回扣等因素影响，采购中出现质量问题是极为常见的。在网上采购中，采购商可在很大范围内选择供应商，做到“货比百家、千家”，尽可能找到质量和价格最为理想的合作伙伴。
　　总之，通过实施网上采购，对企业实施电子商务，提高管理水平和竞争能力具有重要的促进意义。
　　三、依据实例设计的网上采购系统
　　某集团公司由20多个子公司所组成，其采购报告主要来自各个子公司，由专门的采购部门集中采购。网上采购系统的总体业务流程如图1所示。
　
　
　　图1 网上采购系统的总体业务流程
　
　　网上采购系统主要用户是公司采购申请人员、普通用户、审批的各级领导、总公司负责采购的人员、总公司普通用户、总公司负责财务的人员、相关供应商、系统管理员等。为了管理方便，可将其分类为：普通用户、供应商用户、下属单位用户、总公司用户、超级用户，其中，权限由低到高。这样对用户的管理是要精心考虑的一个话题。
　　由于某集团公司已有ERP系统，所以网上采购系统与现有ERP系统结合也是应该认真考虑的。同时，作为电子商务的重要组成部分，也必须考虑网上采购系统的安全机制。
　　四、总结
　　互联网的迅猛发展将对企业传统购销活动带来重大冲击和挑战，进而引发企业购销模式的剧烈变革。电子商务是把买家、卖家、厂商和合作伙伴在Internet、Intranet、和Extranet结合起来的应用。电子商务将成为网络时代经济的核心商业模式，已成定局。因此建立电子商务系统势在必行。但在实际操作过程中应坚持“优化总体设计，寻求重点突破、逐步系统集成”的方针。在总体设计上，以网上采购和网上销售为突破口和支撑点，推进电子商务系统的建设。
　　综上所述，当前企业实施网上采购还应该注意的是：
　　第一、网上采购的流程设计，必须充分考虑企业现状。应有较大的灵活性，且便于操作，并能通过实施网上采购，逐步重组企业业务流程，这样网上采购才会有生命力。
　　第二、基于电子认证和电子文件的法律保护还不健全，在生成电子合同的同时，目前仍需保留书面合同。
　　第三、目前尚不能全面实施网上结算，为避免企业风险，仍需坚持网下结算。
　　第四、当前市场规则还有待进一步规范，为了避免网上欺诈行为的发生，可实行会员制度，不与不了解的客户做交易。
　　总之，实施网上采购既存在机遇，也存在挑战；但我们相信其前途是一片光明的。
参考文献：
[1] 周曙东主编.电子商务概论.东南大学出版社，2002，102～102
[2] 吴英良.电子商务的发展现状与趋势.计算机应用研究，2002，19（9）：1～5
[3] 张宏展，胡正国.基于Internet的网上采购系统的设计与实现.西北工业大学学报，2001，19（3）：403～406
[4] 许华虎，高珏，孙鸿广.企业的Intranet建立及网上采购管理系统的实现.计算机工程，2000，26（1）：97-98