人事档案数字化面临的风险及其防控

　1 做好人事档案数字化风险防控的重要意义
　　政府部门的人事档案是根据政府部门的需要记录个体的个人信息、工作履历、重要事绩的信息材料。这份档案既是政府部门作人事安排的基础，也是人事部门作好激励工作的基础，也是个人对自己作综合评估的重要依据。做好人事档案管理对政府部门、人事部门、个人需求来说，都有着重要的意义。随着社会信息化的发展，人们要求人事档案管理也要向着数字信息化的方向发展，然而数字信息化的档案目前面临着很多风险问题，如果不能有效的防控风险，人事档案数字信息化将很难继续进行。
　　2 人事档案数字化风险防控面临的主要问题
　　2.1 数字化档案的真实性风险控制
　　人事档案资料对政府部门、人事部门、人个需求来说，有重要的意义，为了保证人事档案的客观性，人们要求人事档案的数字化数据能确保其真实性。然而电子化数据本身具易复制性、易修改性、易丢失性的特点，这些特点都给人事档案数字化管理带来风险。以一份人事档案资料来说，它的信息是用数字化方法记录的，它附带的身份证资料、图片资料等均为档案管理人员扫描得到的。如果人们有心要涂改电子化档案资料，就可以用相关的软件修改电子档案中的文字信息，用平面设计软件更改身份证及照片信息，利用特殊的软件更改档案修改时间的信息等。电子设备能实现档案的无痕修改，如果不能对真实性的风险有效的控制，那人电子化人事档案资料的真实性将不能满足人们的需求。
　　2.2 数字化档案的存诸性风险控制
　　政府部门的人事档案电子化管理，是一个长期的、持续的过程，相关人员做人事档案管理时，会扩充人事档案材料的内容。不断扩大的数据库，这给管理人员带来管理上的困难，如果管理人员要转移数据库的资料，可能会造成数据损失的风险；电子化的数据库案在被反复的读取、保存的过程中，也有可能会出现数据损坏的风险；如果电子档案的存储介质出现问题，可能也会出现擞据损坏的风险。如何在存诸中保持数据的完整性，是人事档案管理人员需要重视的一个问题。
　　2.3 数字化档案的病毒性风险控制
　　信息化的时代，数据安全问题成为人们非常重视的一个问题。数据化的人事档案要方便人们调阅，就需要把电子数据信息公享化，而这可能会引起病毒性风险的问题。比如如果有人从网络入侵人事档案管理的服务器，那么档案资料有可能被全部窃取。人们在服务器中读写数据的时候，如果使用带有病毒的介质，可能会使人事档案管理服务器染上病毒。如果服务器中出现病毒，则相当于人事档案数据库的“门户大开”，散播病毒者可随意的窃取自己需要的档案材料。
　　2.4 数字化档案的电磁性风险控制
　　数据化的人事档案是以电磁等形式出现，它们与其它的电磁设备会存在一定的同步性，这种同步性存在着风险。比如如果将某些电磁设备放到存储有人事档案材料的服务器旁边，这些电磁设备会影响服务器的磁盘运作，磁盘受到电磁影响会使数据化的档案材料失真或丢失；服务器的电磁设备所散发出的磁场若与另一种电磁波同步，对方就能完全窃取服务器内的数据化档案材料。
　　3人事档案数字化风险防控问题的解决对策
　　3.1使用同步化管理
　　数据化的人事档案虽然具有易整理、易存储、易传播的特点，但是却有易修改的问题。为了确保人事档案的真实性，人事档案管理部门的人员要以同步化的方式管理档案。它要求实体档案与数据化档案能做到同步化，实体档案作为数据化档案的留底，如果一旦发生数据分岐问题，要以实体档案的资料为标准；数据化的档案则可作为日常调阅、检索、共享的对象。
　　3.2使用规范化管理
　　所谓的规范化的管理，是指人事档案部门要根据数据化档案存储的需求制定一个标准的操作方法，人事档案管理人员必须按这套标准的操作方法操作，以免出现数据化档案不完整的现象。比如人事档案管理人员使用移动硬盘备数据的时候，要先完全删除外部设备，隔绝计算机对移动硬盘的操作时才可以拔出移动硬盘设备，以免移动硬盘中的数据会遭到电磁的冲击；人事档案管理人员需要定期的备份数据，且要使用多种方法备份数据，以免使数据化的档案资料丢失。
　　3.3 使用隔离化管理
　　为了加强网络的安全性，人事档案部门要使用隔离式的管理方式。这种方式是指一个部门要形成一个局域网络，局域网络中的数据可以传播或共享，而局域网要连接入外网，则需要通过严格的审核。这种方式能减少外网入侵局域网的机会。使用局域网的工作人员不能使用外部的存储介质，只能使用部门指定的存储介质，以免出现病毒问题。网络技术人员要定期的维护网络与存储介质，降低病毒入侵的机会。
　　3.4 使用屏磁化管理
　　电磁波泄密的问题已经引起人们高度的重视，目前人们已经研究出接地技术、隔离技术、软件技术等解决电磁泄密问题。以TEMPEST软件技术为例，该软件安装到计算机上，它能在操作的时候，散播不规律的高频“噪声”，使信息接收者难以接收到正确的电磁波信息。人事档案管理人员要请网络技术人员使用屏磁化技术做好档案保密工作。
　　4 总结
　　随着社会的发展，人们提出人事档案数字化的需求，然而数字化本身却带来很多风险问题，只有做好防控工作，才能减少数字化人事档案的弊端，使人事档案满足人们的需求。
　　参考文献
　　[1]马秀珍.建设数字档案馆是社会发展的需要[J].科技情报开发与经济，2005（06）.
　　[2].王世福.数字档案馆关键技术的思考[J].海洋信息，2004（01）.
　　作者简介
　　王少英（1961-），女，现为吉林省四平市四平宾馆助理档案员。