浅谈OA系统在办公系统中的发展误区与实施策略

摘　要：信息社会的主要标志之一就是计算机技术进入办公领域，所以OA系统在办公系统中的发展前景非常广阔。本文通过对OA系统在办公系统中实施出现额误区和问题进行分析，总结出OA系统在办公系统实施过程中的实施策略。

关键词：OA系统；发展与误区；实施策略
系统定义
　　1.1 OA的定义及特点
　　由于办公自动化起步的比较晚，而且功能涉及的也较广，所以那些有益于提升办公效率的办公设施都可纳入OA的范畴，以至于至今没有一个严格、统一的定义。简单的如文字编排、计算机绘图，先进一些的如无纸化办公，即通过计算机实现所有信息传递，和专用的信息管理系统(MIS)都是办公自动化。
　　1.2 OA系统
　　OA系统即办公室自动化系统，一般是指包括网络化的大规模信息处理系统。一个完整的办公自动化系统应包括信息的生成与录入、信息的加工与处理、信息的储存与检索、信息的复制、信息的输送，还包括信息安全管理等方面的功能。传统的办公系统和现代化的办公自动化系统不同，最本质的区别在于信息的储存和输送的介质不一样，传统的OA系统是通过纸张来记录文字、数据和图形、利用照相机或摄像机胶片记录影像，通过录音机磁带记录声音。这些都属于模拟存储媒介，所用的各种设备间没有形成主动地协调配合，很难满足高效率的信息处理、检索和输送的要求，储存媒介所占的空间也较大。在现代化的OA系统中、通过计算机和网络技术使信息以数字化的形式在系统中进行储存和输送，利用多种计算机运行平台和各异的应用软件来满足各种设备自动地协调配合工作、使人们能够高效率地进行信息的处理和输送。
2. OA系统在我国的发展
　　随着我国的OA软件的持续发展，已从最开始的面向单机提供的辅助办公产品，发展到可面向企业级的应用大型协同工作软件提供。第一代OA以数据为处理中心，尽管已经取得了办公信息载体从纸介质方式向比特方式的飞跃，但信息在很大程度上仍然是孤立。工作流是第二代OA的中心。办公自动化随着技术的发展也发生了质的飞跃。分布式组件技术、三层计算模式、Internet技术、多媒体技术、基于工作流的分布式应用、Lotus Notes、Microsoft Exchange等群件平台出现使得可以很方便地实现非结构化文档的处理、全文检索、工作流管理这些重要的OA功能，并且增强了软件的柔性构造功能，工作流是这种OA的最主要的体现。它从根本上打破了前期OA的"信息孤岛"的局面，并且变成了"信息大陆"。可见，办公自动化是与信息社会化的发展需要相符的，它是以软科学的理论和计算技术、网络技术和数据通信技术的普遍应用为基础渐渐发展起来的，已成为信息社会最主要的标志。
3.当前OA系统在办公系统中的发展误区
　　近年来，随着信息化建设的快速发展，OA系统软件快速普及，媒体和厂商都在广为宣传，各种概念、观点、产品接踵而来。我国许多的企业都实施了OA项目，但是OA系统在办公系统中普遍存在以下几个发展误区：
　　（1）OA就是行政办公收发文
　　由于OA在刚产生的时候，主要用户是政府和事业单位，因此人们以为OA未能处理企业管理层关心的问题以及不能控制企业在运行过程中的关键业务。
　　但是，随着OA的持续发展，整合不同部门的岗位人员并转化为个性化的办公系统的OA设计才具有活力和生命力。只有保障资源与信息的协调运行，才能生产出与现代企业得运作相符的办公OA产品。
　　（2）OA仅是指文件的审批和管理
　　当前，市面上的大部分的OA是采用非关系性型数据库，主要的平台是Lotus，这个平台是一种封闭式的平台，是文档类的数据库，在技术上方面主要是应用于早期的政府收发文。OA系统的核心是作为企业管理软件来进行企业管理。
　　（3）OA是ERP的一部分
　　OA的管理思想和ERP相比有所不同，ERP注重的是以结果作为导向。OA关注的是对人及过程的管理，注重灵活性以及协同性。OA的关键是以HR为核心，把工作流为作血脉的中心平台，然后在此平台上再搭建其他的功能模块。所以，OA目前的发展趋势是成为协同管理平台，它和ERP一同构成企业信息化的基石。
系统在办公系统中的实施策略
针对以上误区的分析，要想成功实施OA，要主要关注以下三点。
　　（1）部门领导要带头推广
　　有些领导基于年龄的关系，常常不愿意接近电脑。通常来说，领导使用OA最主要的功能是审批，OA厂商如果把领导经常用到的审批用语录入到OA中，那么领导仅需轻击鼠标就可以进行审批。如此人性化的措施，必将会协助领导早日掌握OA。
　　（2）系统实施要做到分步、从易到难
　　一般来说，单位都会趋向于系统功能的多而且全。但是初期的实施功能必须要选择那些很有必要且易推行的功能，因为他们的工作流程设计的相对简单。公布信息性质类的功能，如邮政系统、公司的公告、论坛、文档资料的授权等对于那些相对比较复杂的流程，还有一些协助办公性质的暂时不用的功能模块，如资产管理、办公用品管理、表单管理等，我们可以思考在系统运用较好的情形之下由系统管理员逐渐设置，进而推行，这样可以防止员工进入OA系统之后不知所措。
　　（3）各部门的协调配合
　　OA办公自动化系统提出涉及的范围比较广，而且其又代表着新的管理理念和模式，能够在很大程度上影响并改变着员工过去的作业习惯，所以在推行的过程中，高层领导必须高度重视与OA的管理部门(特别是行政部门或办公室)的密切协调配合，制定有关使用OA的规章制度，明确系统的使用要求，特别是要切断不必要的传统纸质信息得流转方式。
5.结语
　　总之，OA系统的确可成为降低办公成本、提高办公效率的有利手段。但是在具体的实施过程当中，只有克服了存在的误区和问题，施行与之相应的要点和策略，才能使OA系统发挥其应有的作用。
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