日常工作使用EXCEL功能解析
摘 要:以实际操作为基础,介绍了如何应用Excel中的强大的数据处理和分析功能解决日常工作中遇到的难题,通过由浅入深的讲解,从而掌握一些Excel的特点和使用技巧
关键词:EXCEL;功能;操作;功能;解析
计算机技术已经渗透到各行各业中,如何充分利用计算机软件功能,来方便我们日常工作生活,提高效率。EXCEL作为OFFICE中重要的组成部分,在许多复杂的数据运算,数据的分析等功能上给我们带来许多便捷。本文就我们日常使用EXCEL一些实用的工作技巧进行解析,供广大读者参考。(以OFFICE2003版本演示操作)
一是选择性粘贴。虽然有公式、数值、格式和转置等功能,笔者认为使用最广泛是"粘贴数值"功能,在日常工作中经常会出现一组数据是通过公式计算机出来,如何把这一组数据复制到另外工作表或地址中,数值保持不变。
先看原始数据图1-1,具体操作如下:正常复制A、B列,粘贴到N、O列,在复制H列时,如果直接使用粘贴功能就会得到图1-2左边图示结果,应该使用菜单"编辑"--"选择性粘贴"--"数值",就会得到图1-2右边图示结果。
二是合并计算。所谓合并计算,用财务人员通俗的话讲,就是把多个格式一致的报表汇总起来。
先观察图2-1数据,会发现有三份数据,如何将他们汇总(如:求和、平均值、计数、最大值、最小值等)成一份完全数据。具体操作如下:首先复制表头到相应位置(如M1:O1),然后将光标放在N1单元格中,点菜单"数据"--"合并计算",打开合并计算对话框,如图2-2所示,根据要求选择函数,再点击"引用位置"后面的活动按钮后,选中"一月份数据"中的B2:C7范围,再点击"添加",然后重复上述步骤选中二月、三月份相应数据,最后在标签位置选中"首行"、"最左列"的复选框,点击"确定",得到图2-3结果。
三是邮件合并。在Office中,先建立两个文档:一个WORD包括所有文件共有内容的主文档(比如未填写的信封、通知、成绩单、证书、准考证等)和一个包括变化信息的数据源EXCEL(填写的收件人、发件人、邮编等信息),然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息,合成后的文件用户可以保存为Word文档,可以打印出来,也可以以邮件形式发出去 。
具体操作:准备数据源(如图3-1)、主文档(如图3-2);点击菜单"工具"--"信函与邮件"--"邮件合并"。一般情况在右侧窗口中默认类型为"信函"和"使用当前文档",下一步,点击"浏览"查找数据源,在第四步,通过"其他项目"分别将数据源插入合并域,最后完成合并操作,见图3-3所示。
四是筛选功能。相对于自动筛选,高级筛选可以跟据复杂条件进行筛选,而且还可以把筛选的结果复制到指定的地方,更方便进行对比,因此下面说明一下高级筛选的一些技巧。
先创建条件区域:设在同一行表示"且"关系,分两行或三行为"或"的关系,在设置时还可以运用通配符。图4-1要求查找姓孙且是女性或等级为合格不重复记录。通过菜单"数据"--"筛选"--"高级筛选",就会出现图中对话框,分别点击"列表区域"后面活动按钮选中原始区域,"条件区域"选中条件区域,"复制到"选中指定地方单元格。若是查找不重复,还要选中"选择不重复的记录"复选框。
五是条件格式。所谓条件格式是指当指定条件为真时,Excel自动应用于单元格的格式,例如,单元格底纹或字体颜色。如果想为某些符合条件的单元格应用某种特殊格式,使用条件格式功能可以比较容易实现。如果再结合使用公式,条件格式就会变得更加有用。
选中区域,然后点击菜单"格式"--"条件格式",根据要求设置相关条件。既可以设置"单元格数值"也可以选用"公式"来设置相关条件要求。如图5-1所示,得到结果图5-2。
六是分类汇总。就是对所有资料按照多种数据需求整理进行分类汇总。
分类汇总之前要先进行排序,不然的话他就只会把挨在一起的又是一样的分为一类,没有在一起的又是另外一类,所以达不到目的。排好序之后,选中你要分类汇总区域。(最好是有整行选取)然后菜单:数据---分类汇总,分类字段选你要进行分类的标志的那一例,汇总方式选平均值(或其它求和、最大值、计数等),汇总项就是你要求的那个的平均值,其他的默认后确定就可以了。
例如:按"班级"字段分类汇总个班"数学"、"语文"、"英语"的平均分。 首先排序,主要关键字也就是按"班级"字段分类汇总的关键字排序。然后再进行分类汇总操作。
七是有效性。EXCEL中的"有效性"设置,主要用途是限定单元格输入内容。这个设置其应用是很广泛的,能够给我们带来很大的帮助,提高工作效率,提高录入信息的准确性等等。
主要操作是先选定要设置有效性的区域,然后点击菜单"数据"--"有效性"(可设置0~100整数)。若超出这范围将进行"警告"提示。
八是根据自己需要设置工具栏。如在工具栏增加"双下划线"、"分类汇总"、"有效性"等。具体操作如下:点击菜单"工具"--"自定义",打开自定义窗口,选中命令按钮进行拖拉即可添加或删除工具栏。
EXCEL操作技巧比较多,以上只是在我们日常工作使用频率较多的几种功能分析,供各位在工作学习能有所帮助。
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