关于企业实施办公自动化系统建设的思考

摘　要：

关键词：
　　在信息技术迅速发展的今天，传统的办公方式已经越来越不能满足现在军工单位业务的需求了，传统的工作方式已经暴露出它的局限性，显得捉襟见肘。这种传统的办公方式在保密上确实有着很大的优势，但是存在着浪费人力、时间、效率低下的缺点，影响了企业的工作效率。在国家大力推进信息化建设的进程中，很多企业单位已经意识到信息化建设的重要性，开始加大信息化建设的投入和力度。
　　一、OA系统功能架构和特点
　　目前，无论是大公司还是中小企业都在积极地呼吁并推行OA系统。而OA系统到底是什么，却没有一个标准的定义，众说纷纭，五花八门。其实OA系统也是无法定义的，因为每个单位都有着自己独特的业务特点和情况，办公的侧重点自然也有所不同，所以OA的定义自然也不统一。就OA系统要实现的功能来说，主要有以下：公文处理和传递，如公文拟稿、核稿、签发、分发、签收、批办、传阅直至最后的归档；信息发布和评论，如通告、会议通知的发布和就相关主题信息发表相关评论；电子邮件；会议管理；领导日程管理；信息资源检索以及相应的应用系统等。从某种意义上，OA系统的特点就是最大限度的摆脱纸质载体和传统工作模式，在网上实行无纸化的电子化操作。
　　二、OA系统建设的意义
　　OA系统是一个融合了先进管理理念和工作方式的全新系统，有很多优势之处，它的运行必定对企业单位的科研生产和科研管理起到相当大的促进作用。
1、节省时间，提高效率，加快办公效率
    以往传统模式下的文件传递和分发，完全依靠人力，工作人员经常拿着一个文件夹楼上楼下的走，请领导批办，然后再按照领导的意见进行承办和传阅。甚至一个通知要发给各单位，也要把整个楼层跑个遍，才能传达到位，整个传递的环节不但大大消耗了人力，还极大地浪费了时间。有些文件是急件，要突出它的时效性，但是整个环节太冗余，时效性往往不是很突出。如果把这些工作都移到OA系统上的话，会大大地减少人力和时间的投入，而且会显著地提高效率。
2、减少单位计算机管理工作的负担
    采用OA系统后，可以减少移动存储介质的使用或完全不使用的话，就大大降低了安全风险，所以在OA系统中传递信息，例如使用局域网电子邮箱，就可以避免使用涉密移动存储介质，而且还能杜绝介质在不同机器上插拔所带来的病毒和木马威胁。在OA系统中，统一配置查杀病毒软件，又减少了传统环境下从互联网下载病毒库移植到涉密机上的风险。此外，对整个系统，无论是安全策略，还是审计监控，都实行统一化管理，不仅为计算机管理工作人员减轻了负担，也减少了泄密隐患。
3、权限管理，加强交流
    企业单位工作人员的职位不同，看到的信息也应该是不同的，因此OA系统所有信息应进行等级保护，权限管理，相应权限的人看到相应信息，避免低密级的人知悉高密级信息。可以说，虽是同一个平台，不同的人看到的内容却有所不同，这也正符合企业单位的特点，将一些企业管理的重要信息知悉范围控制到最小化。此外，针对相应主题的信息，有权限的人可以针对该信息发表自己的言论和看法，这又加强了信息的交流和互动，使领导层能够知道广大群众的想法和态度，有利于工作的促进和开展。所以，权限管理并不是割断了大家的联系，反而使大家能在相应的范围内更好的交流。
4、简化领导工作
　　目前存在一个现象，领导经常要在文件上进行批阅，所以桌上往往堆积着一打厚厚要处理的文件、通知和技术资料，有时堆积如山。领导经常收到基层送来的文件，不但数量多，种类也繁杂，有时在外出差，桌上的文件经常放置几天没有处理，这样增加很大的安全隐患。等领导回来，面对如此多要处理的文件，增加了工作的复杂度，有些需要处理的文件或会议通知已经过了待办时间。为了改变这种零乱的工作方式，可以实行电子化办公，每次进行身份认证，进入自己待办工作界面，逐一处理就可以，如果要出差，可以将一些工作在系统中指定相应的代理人即可。这样既简化了工作又没有遗漏工作。
　　三、系统在建设中存在的问题
1、系统要符合本单位的实际情况
　　目前很多企业单位已经有自己的信息部门，并具备一定的开发能力，但是OA系统是一个大型的多人协调操作，有一定规范流程，并涉及多学科的系统。在开发这个系统时，必然要投入很大的人力、财力和时间。如果由本单位工作人员开发，往往会使自己设计的系统陷入自身的设计局限性，可以说存在一定的开发周期和风险。所以大多数都选择购买市场上的成熟产品，并二次开发。在购买OA系统的过程中，不要盲目的追求价钱高，也不要认准哪家便宜；更不要看到其他单位引进了某公司的OA系统，就争相效仿。因为价钱高，功能多，但未必适合自己，有些功能也是浪费；别的单位引进的OA系统是与别人业务相符，并不一定适合自己。在采购过程中，一定要从本单位的实际情况出发，结合本单位特点，综合考虑，合理规划，在根据自身业务特点合理二次开发。
2、建设中需要协调配合，统筹安排
　　在系统的开发初期，需要协调好技术开发人员和相应的业务人员（系统使用者），开发者一般只懂技术，但不懂业务；而将来的系统使用者精通业务却不懂技术。一个好的系统，并不是开发人员凭空捏造，胡乱猜想的，是需要一点一点调研的，他们也不可能在很短的时间内精通整个业务流程，这是不现实的。所以，有必要建立一种良好的沟通机制，将业务人员所表达的意思能够被开发人员所理解，并表述清楚每个细节，而开发人员也要不断地进行信息反馈，使双方都知道对方的意图和自己想要知道的信息。
3、OA系统建设是一项长期的工作
　　任何应用系统在推广使用时，都不可能是十全十美的。很多人都有一种错误的认识，认为这个OA系统还没有做到最完善的地步，还不具备使用的条件。一定要等到一个完美的系统摆在面前才会使用，如果这样的话，永远发现不了该系统的不足，始终感觉该系统很陌生。其实人与系统是需要互相适应的，人需要不断地摸索使用，从而适应这种工作方式和使用方法，在使用中发现该系统的不足，然后根据用户的合理性要求，技术人员不断地改进和完善，最终实现系统和人的统一。OA系统在最初时，可能不具备完全运行的条件，也许只实现了部分功能，但是大家一定要看清系统的潜在的价值，这需要用户和技术人员共同的努力。
　　结束语：办公自动化系统建设虽然在系统建设中也存在这样那样的问题和困难，但是它的优越性已经充分的体现出来，而且必定成为以后的办公趋势和方向，必将对公司的发展和管理提供强有力的支持和保障，并产生深远的影响。