浅析信息化背景下高校成人教育学籍档案管理的思考

　　【摘要】随着社会的快速发展，信息技术应运而生，其在多个领域广泛运用，当然，高校成人教育学籍档案管理也不例外，将信息技术运用到成人教育学籍档案管理工作中，可以全面提升学籍档案管理质量。以往传统的学籍档案管理模式存在诸多问题，导致档案管理效率始终难以提升，而以信息技术为核心的电子化学籍档案管理模式有诸多优点，如实现数据共享、方便快捷等等，能够全面提升高校成人教育学籍档案管理的有效性。

　　【关键词】信息技术成人教育学籍档案管理分析

　　高校成人教育学籍档案的形成主要就是学生在学习时产生的原始资料，其内容可以全面反映出学生在校的实际情况与各项能力等。对于学籍档案管理来讲，其有着独特的规律，相关档案管理人员应掌握这些规律，然后在信息化背景下开展学籍档案管理，这对于加强成人教育学籍档案管理有着十分重要的作用。

　　一、高校成人教育学籍档案管理的重要性

　　针对于成人教育学籍档案管理来讲，档案内容主要为学生在校期间的事迹与内容，这些档案对学生未来学习与工作有着极大的帮助，由此可见学籍档案管理的重要作用。首先学籍档案能够全面体现出毕业生的综合素质。高校成人教育学籍档案会记录毕业生在实习阶段的整个过程以及各种优秀表现等，档案所涉及到的内容十分复杂繁琐。另外，学籍档案内容还会体现出学生在校学习能力及各种奖罚，从学籍档案中可以了解学生在校与实习期间的各種表现，进而对其综合素质进行评价，掌握学校培养学生的全过程；其次能够为用人单位选择提供参考。高校成人教育学籍档案有着一定的权威性，未来学生在参加工作时，用人单位会根据学生学籍档案思考是否对其进行‘录用，在档案中掌握学生在校期间学习与生活情况。详细的学籍档案资料可以提升学生在用人单位的竞争能力，进而提升学生的就业选择。所以，提升高校成人教育学籍档案管理对学生未来发展有着极大的促进作用；最后学籍档案管理是人事档案的基础。学籍档案是人事档案的重要组成部分，后者是在国家机构与社会组织中形成的，会详细记录相关人员的各项表现，是个人学历与身份验证的基础。对于人事档案来讲，高校毕业生在签订了灵活就业后，学籍档案就随之转变成为了人事档案。

　　二、信息化管理渗透到学籍档案管理中的内涵

　　学籍档案是高校教育效果体现的关键内容，同时也是学生在校期间的记录。其包含的内容诸多，如：新生人校、各学科成绩单、学籍变更以及毕业生信息等诸多内容，学籍档案能够反映出学生在校期间的各种事迹，同时还能够体现高校教育质量与相应的管理能力。高校学籍档案是在管理学生中逐渐形成的，其有着独特的特征，内容动态且多样，学籍档案的特点反映出了其内在作用，不仅能够为高校创新人才培养方式提供强有力的借鉴，还可以作为上级部门评定高校教育提供原始材料。对于高校学籍档案管理的作用来讲，有效管理学籍档案可以实现档案的开发与二次利用，进而发挥出学籍档案的各项效益，这也一直都是学籍档案管理人员始终奋斗的目标。在档案管理过程中，学籍档案管理应实现现代化管理，而信息了以支术的开发与利用就是重要举措。

　　高校学籍档案管理借助信息化技术可以全面提升管理的有效性，多媒体技术、网络技术以及传感技术都是信息化技术的重要组成部分，将这些技术渗透到学籍档案管理中，可以全面提升学籍档案管理的规范性与准确性。另外，为适应社会发展，高校学籍档案管理还应拓展为招生、学生管理以及毕业生就业一体化的管理系统，同时建立学籍档案信息库，在其中详细记录学生各项信息，进一步实现网络化管理。基于此，可以明确信息化技术是高校学籍档案管理创新改革的唯一选择。

　　三、高校成人教育学籍档案管理中存在的常见问题

　　（一）成人教育学习档案管理过程存在的问题

　　高校成人教育学籍档案实现信息化管理过程主要包括新生录取信息、注册信息以及各科成绩的录入等信息，这些管理过程都需要环环相扣，缺一不可。所以说，学籍档案的过程管理十分重要，会直接影响学籍档案信息化管理质量。但当前高校成人教育学籍档案管理过程实现信息化存在诸多问题，主要问题为以下几点：其一，注册信息审核能力较差，这一问题会导致高校学籍档案管理平台难以发现错误信息，更正信息速度较差，进而直接影响学籍档案信息的真实性与准确性；其二，学籍异动管理不到位。高校成人教育与普通教育不同，成人学生长期存在工学矛盾问题，而转学、转专业以及休学等异动情况时常发生，面对这样的问题，学籍档案管理人员如果稍不认真，就会出现记录错误，导致学籍档案内容出现错误。如学分互认、补修课程等等，严重影响后续档案记录与管理；其三，为成绩管理严谨性较差。学籍档案成绩管理主要为成绩记录、成绩审查以及重修等内容，在实际管理过程中，经常会出现成绩错报或没有及时上报的等情况，如果延续到学生毕业，就会影响毕业时效，甚至会因为成绩问题而难以毕业。

　　（二）学籍档案管理队伍能力较差

　　高校成人教育是高等教育的补充，在成人教育学籍档案管理中，高校普遍不重视，进而导致对学籍档案管理人力、物力投入不足，学籍档案管理队伍的综合素质较差，甚至部分管理人员是临时工，缺乏专业能力，临时工有着思想不稳定、流动性大等特征，因为学籍档案管理十分复杂繁琐，一旦临时工辞职，没有交接清楚，就会出现各种各样的问题。另外，还存在现代化管理技术的运用效率低下问题。学籍档案管理人员配备不科学，没有对管理人员进行技能培训，导致管理人员不能掌握现代化档案管理技能，进而使其难以应对信息背景下学籍档案管理要求。

　　（三）学籍档案管理制度执行力较差

　　诸多高校都制定了学籍档案管理制度体系，但在执行过程中还存在诸多问题，主要问题就是制度的执行力较差，没有认识和意识到学籍档案管理制度的重要作用。主要表现为以下几点：首先就是一些早期毕业生的名册上大部分都没有公章，认为这是可有可无的环节，这样学籍档案在未来使用时就会失去其权威性，甚至不能发挥出其凭证作用；其次就是原始学籍档案会出现破损现象，因为没有及时修补导致一些内容不能体现，在上交时也没有明确表示时间，存在页码标注不符合要求或漏码问题，使档案内容存在不真实问题；最后就是学籍档案资料格式不统一，字体和载体十分复杂。如果学籍档案资料载体与规格不同，那么在统一装订或修改时会存在诸多问题，不仅不利于学籍档案的规整性，同时在未来管理时也会出现各种各样的问题。

　　四、信息化背景下高校成人教育学籍档案管理的对策

　　（一）引入先进且规范的学籍档案管理软件

　　当前，高校成人教育所引用学籍档案管理软件主要为以下两种：其一为购买已经开发好的软件；其二为高校自主开发的档案管理软件。前者虽然是已经成熟的软件，但每个高校的学籍档案情况并不统一，所以，运用这种类型的软件难以适应高校学籍档案管理的实际需求，因为其通常都适用文书类档案管理，所以，运用到学籍档案管理中较为牵强；后者即为高校自行开发的学籍档案管理软件，这类软件虽然是根据高校实际情况所研发的，同时也比较符合院校学籍档案管理情况，但其在分类管理中存在些许问题，分类标准方面较为欠缺。基于此，高校在引入学籍档案管理软件时，应全方位考虑，在开发过程中可以与软件公司签订合同，要求其开发出适合本校学生特点和符合学校学籍档案管理需求的软件，可以在原有学籍档案管理体系的基础上做出科学修正。另外，如果高校想要自主开发学籍档案管理软件，应在符合学籍档案管理工作的基础上，依照国家档案体系来设定科学的分类标准，使学籍档案管理软件能够满足高校学籍档案管理实际需求，使档案管理实现规范化与标准化。

　　（二）构建互联网平台实现信息共享

　　高校各个部门对学生的信息掌握要求都会有一定差别，如果学籍档案管理体系与高校各部门系统实现互联，那么各部门就可以依照自身实际需求来调用学籍档案内容，以此来减少翻阅纸质学籍档案的时间。成人教育较为特殊，高校各级主管部门需要对其学籍档案信息进行细致查询，所以，应建立互联网平台，实现信息共享，这样可以减少学籍档案的查询时间，在互联网平台中，成人教育学籍档案管理板块可以与高校主管部门进行全面对接，以此来提升办事效率。另外，高校成人教育学籍档案管理工作会涉及到诸多方面，如部门协调以及自动化办公等等，想要实现全面互联，就需要借助计算机网络体系来进行完善，以此来减少学籍档案管理的工作量，保障高校成人教育学籍档案管理的有效性与精准性。

　　（三）强化学籍档案管理人员的教育培训

　　学籍档案管理是一项系统性活动，也属于一种政策性的工作模式，其工作量十分复杂繁琐，且涉及的内容十分广泛，学籍档案会跟随学生的整个大学生涯。而学籍档案管理人员属于成人教育学籍档案管理的重要组成部分，档案管理人员的专业能力和专业素养十分重要，可以直接影响到学籍档案管理质量。所以，应加强对学籍档案管理人员的教育培训。首先应加强对学籍档案管理人员的法制教育，引导其积极学习档案法条例与成人学籍档案管理政策，这样不仅可以提升学籍档案管理人员的法制意识与责任意识，同时还能够进一步提升其档案管理意识；其次应对学籍档案管理人员建立互动交流平台，定期开展专业培训或交流会议，借助这样的学习交流来帮助学籍档案管理人员掌握新的学籍档案管理模式，促进其专业能力的提升，同时实现学籍档案的信息化管理；最后高校应将学籍档案管理工作人员培养融入到自身发展规划中，在政策与建设上给予一定帮助和支持，全面创新学籍档案管理工作模式，以此来发挥出学籍档案管理人员对本职工作的积极性。在管理中借助有效的方式来提升学籍档案管理人员的专业能力，如学术交流或专业培训等。另外，高校成人教育學籍管理人员还需要不断创新实践，探索有效的学籍档案管理模式，实现与时俱进，以此来加强自身综合能力与学籍档案管理能力。

　　结束语：结合全文，将信息化技术渗透到高校成人教育学籍档案管理中，可以有效改变以往传统且单一的档案管理模式。高校成人教育学籍档案可以说是学生的重要身份信息，其会详细记录学生在校期间的学习情况与相应的生活情况，所以说，学籍档案管理工作十分繁琐且复杂，仅靠传统的纸质记录方式难以全面体现学生实际情况，但结合信息技术就可以实现传统档案管理模式与信息管理模式的融合，全面实现共存互补。这是高校成人教育学籍档案管理必然的发展趋势，既能够提升学籍档案管理效率，还能够进一步使学籍档案管理规范化与精准化。