高校秘书职能支撑体系的问题和建设分析

为提高国民素质，满足大众接受高等教育的迫切需求，如今的高等教育已经从精英化模式慢慢转变为大众化模式。高校经过近十年的扩招，办学规模急剧扩大，在校生人数显著增加，高校的管理工作变得千头万绪。有效的高校管理是确保高校正常运转，提高办学质量，实现高素质人才培养，塑造新一代大学生形象的重要保证。高校秘书是高校管理人员的重要组成部分，是高校管理工作中承上启下的关键环节，是实现高校管理职能不可或缺的一环，承担着很多琐碎繁杂的事务。角色理论的提出和实践，对高校秘书职责的履行是很好的理论指导和心理暗示。而要做好高校秘书这个角色，应该具有的内部条件，或者称素质标准包括职业道德、业务能力、心理智能这几方面，而外部条件包括社会认同、人际尊重、单位肯定等。内部条件和外部条件的总和构成了完整的高校秘书职能支撑体系。 
　　一角色理论简介 
　　角色理论是一种阐释社会关系对人的行为具有重要影响的社会心理学理论[1]。该理论认为人在社会关系中的地位，即人的社会角色，规定了人的社会行为。作为一个社会人，每个个体都扮演着不同的角色，但这并非一成不变。同一个体在不同阶段随着自身的年龄、受教育程度、阅历的不同，所扮演的角色会随之变化。即使是同一个体在同一阶段，由于所处环境、面对对象的改变，所扮演的角色也会跟着变化。所以说，每个人都处于一个矛盾、统一的角色集合中。在高校这一特定环境中，学校通过规章制度或口头传达秘书的各种工作职责，规定了部门赋予秘书的权利和应该履行的义务，这实际上是一种部门对个人的“角色期望”[2]，当然这是一种外部“角色期望”，期望该个体在学校里履行好秘书的职能。作为秘书，能否切实履行好自身职责范围的工作，即做好角色扮演，首先必须要进行角色领会，形成角色定位并具备角色能力，其次还应将“角色期望”内化，内化的程度越高，秘书工作的开展就越成功。当然，在角色内化过程中会遇到自身扮演各种角色的矛盾与冲突，所以如何顺利切换角色、有效化解各种角色内及角色间冲突是做好秘书工作的切实保障。 
　　二高校秘书的角色定位 
　　角色理论认为，个人能否善于扮演角色，首先在于角色学习及领会角色的程度如何。角色学习应包含两方面内容：一是形成角色观念；二是具备角色能力。所谓角色观念是指个体在特定的社会关系中对自身所扮演角色的认识、态度和情感的总和。具体来说，角色观念主要包含以下几方面内容：一是个体对自身所处地位的认识，即角色地位观念。二是个体对自身所扮演的角色行为模式的认识，即角色行为观念。三是个体对自身所扮演的角色应具有的思想和行为的特色与风格方面的认识，也即角色形象观念。由此可以看出，只有形成上述角色观念后，才能使个体对自身所扮演的角色有充分的认识，从而形成准确的角色定位。 
　　作为高校秘书这一角色而言，首先他处在一种中间人、传递者的地位，大部分情况下，他并不是学校中各项事务的决策者。因此他办事的出发点就是要把领导发出的指令，加以自身理解，配以合理手段，顺利传达给每一位相关人员，保证领导的意图得以实现。同时，在领导与师生的管理互动方面，还要及时把师生对上级决策的反应，加以自身的分析、总结反馈到领导那边。这种互动的反应可以是言语的，也包括教学及其他活动中的各种数据指标。实际上，高校秘书对自身所处地位的准确理解也有助于角色义务观念的形成。高校工作职责的确立并非一定要明文规定，何况制度订立时，限于高校办公室工作的繁杂性及当时形势的独特性，在随后的工作验证中会发现或许考虑的并非那么周到，所谓百密一疏，但是只要高校秘书对自身所处地位的认识足够准确，在面对复杂问题及新问题时，依然可以从自身所处地位入手，开展有序、高效的工作。其次，高校秘书在具体活动环节的实施上还要注意行为模式的表现，注重角色形象。高校秘书作为信息的传递者与反馈者，实际上起到了疏通各类人员与各级部门关系的作用，当面对大量的信息互动及沟通合作时，必须心思缜密，做事考虑周全，遇到各种情况都要冷静对待，戒骄戒躁，牢固树立管理、服务育人观念，才能被他人认可此角色，并接受这一角色做出的相关角色行为。 
　　三高校秘书职能支撑体系 
　　内部支撑体系包括职业道德素质、业务素质、心理智能素质等几方面。职业道德素质是职业的生命，高校秘书的职业道德主要表现在这几个方面：忠于职守，热爱本职工作，要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导和教师做好各项工作，要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职；兢兢业业，甘当无名英雄，不计个人得失，要有吃苦耐劳甚至委屈求全的精神；谦虚谨慎，办事公道，热情服务，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作，做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力；遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。 
　　业务素质应该具备这几方面的能力，首先是办事的能力，秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力，办事能力包含口语表达能力，要口齿清楚，表达准确，懂得说话艺术；交际能力，一个秘书如果善于交际，见面就熟，容易接近，容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高，就容易协调各方面的关系；应变能力，在实际工作中，有时候跟原来的计划和方案有变化，甚至大相径庭，这时候要能迅速作出调整，原则不变，灵活处置，以达到预期目的；理解和领会能力，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力，关键要听得快，听得清，记得牢，反应快。其次要有扎实的文字处理能力，秘书几乎整天与文字打交道，娴熟的文字处理能力是秘书人员的基本功，是具有较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识、及时的现实资料信息、较强的分析问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，是一种综合性能力，秘书人员文字处理能力的形成和提高，须作综合的努力，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践[3]。再者要熟练掌握使用办公自动化设备的技能，随着时代的发展，先进的办公设备在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，必须熟练掌握办公自动化设备的使用、保养和简单的维护，会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话机、复印机、传真机等，学会用电脑起草、修改文件以及档案资料检索，缩微摄影技术，熟练使用办公自动化软件，如Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access，使用Email收发邮件等，并可以使用一两种计算机语言进行简单的编程。 
　　心理智能素质是指完成高校秘书工作应具有的心理、智能、智力方面的潜在和显现的能力，是情商的具体体现，首先要有坚毅的意志和随和的性格，在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废。能关心集体和关心群众，性格方面要豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感，培养良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。要有完善的知识结构，完善的知识结构需要秘书在日常搜集整理中要不断学习积累才能完成。要有随机应变的能力，高校秘书工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的人员是做不好秘书工作的。要具有很强的思维能力，记忆能力，语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力，很强的记忆力是秘书人员必备的基本功，为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记事。另外还要具有反省能力，要能及时总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足，常常自省的人，容易开发智能和增长才干。 
　　外部支撑体系包括社会认同、人际尊重、单位肯定等。社会认同是社会成员共同拥有的信仰、价值和行动取向的集中体现，是一种集体观念在行动上或情感上的表现。体现在社会群体或高校教职工群体对高校秘书工作的认识和理解程度。人际尊重是指高校秘书工作联系的特定的人群对秘书工作人员的劳动和人格的尊重，高校秘书人员经常默默无闻地做着看似打杂的小事，但对高校的正常运转起着至关重要的作用，理应得到社会的认同和教师的尊重。单位肯定是指高校秘书工作在高校领导中的地位和重视程度，只有高校领导认识到秘书工作的好坏与高校提高教学质量、开展教科研、促进服务社会有直接关系，是建设和谐高校的一个重要方面，而切实落实好高校秘书人群的诸如工资待遇、职称晋升、福利待遇等方面的措施，让高校秘书人群感到高校秘书工作确实得到了单位的肯定，对本职工作有种自豪感和归宿感，能踏踏实实、心甘情愿、一如既往地做好本职工作，这是外部支撑体系的重要条件。 
　　总之，高校办公室是在学校领导直接管理下的综合办事机构，是一个集综合性、协调性和服务性于一体的多功能部门，在管理系统中处于沟通上下、协调左右、联络内外的中心枢纽位置。秘书职能实现的是否健全，关乎办公室功能发挥的是否有效。因此秘书人员应该积极进取，努力提高自身的各方面素质，为高效完成秘书工作创造条件，而高校管理层必须肯定秘书职位的重要性，给予秘书人员足够的重视，认真落实秘书人员各方面的待遇，建设和谐的高校文化。秘书职能发挥的是否理想，完全取决于秘书角色扮演的是否成功。高校秘书只要清晰地认识角色定位，具备良好的角色职能支撑并恰当处理角色冲突，才能将其职能演绎得无比精彩。 
　　参考文献 
　　[1]乔纳森特纳.社会学理论的结构(下) [M].邱泽奇,译.北京:华夏人民出版社,2001. 
　　[2]郑杭生.社会学概论新修[M].北京:中国人民大学出版社,2003. 
　　[3]陈思泽.提高新时期高校办公室秘书素质的基本要求[J].西南农业大学学报(社会科学版),2009,7(2):211-213.