图书馆档案信息化之我见

摘　要：随着信息技术时代的到来，信息化建设已普及到社会的各个角落，图书馆也不例外，这是因为一方面，人们在社会生产活动中所研发、所积累的知识呈现出爆炸性增长的势态，海量的知识信息要求图书馆不断加以收藏整理，强化推广，另一方面由于工作所涉及的知识技能越来越复杂，人们更加注重优化自身知识结构,扩展自己的知识面，对于知识的需求不断上升，对于图书馆的依赖程度越来越高。因此，研究图书馆信息化建设工作的方向与工作方法，就显得尤其重要。

关键词：图书馆；档案；信息化
一、图书馆档案信息化的意义
　　图书馆是收集、储藏和传播知识的功能性场所，随着知识经济时代的到来，一方面，人们在社会生产活动中所研发、所积累的知识呈现出爆炸性增长的势态，海量的知识信息要求图书馆不断加以收藏整理，强化推广，另一方面由于工作所涉及的知识技能越来越复杂，人们更加注重优化自身知识结构,扩展自己的知识面，对于知识的需求不断上升，对于图书馆的依赖程度越来越高。然而，由于传统的图书馆服务存在地域限制，只能够就近服务小人群，而人们受制于地域的限制与服务时间的限制，也不能够有效的汲取自己所需要的知识，特别是职业人群，这一人群在工作过程中需要不断地补充自己的知识，扩展自己的思维，但却往往因为图书馆的服务时间与自己的工作时间相冲突，无法享受图书馆的知识传播服务。
　　因此，在信息化技术普及的浪潮下，图书馆应当加强自身的服务功能转变，利用计算机技术和网络技术，不断地强化自身的知识服务功能，从传统的纸质媒介知识存储转换为电子存储，从传统的取阅服务发展成为网络在线服务。当然，两者之间的转换不可能一步到位，而是长期共存，逐步转换。在信息化的浪潮下，研究图书馆信息化建设问题，意义十分重大。
　　二、当前图书馆档案信息建设的主要方式
　　传统的图书馆是以藏书作为自身的知识存储形式的服务机构，因此，要实现图书馆的信息化升级，首先必先以图书馆的核心服务功能作为信息化工作的重点，将各类图书馆藏书“搬”到网络上，实现电子存储、电子阅读、电子传送，从而实现图书馆的升级工作。整体看来，图书馆信息化升级工作已是大势所趋，然而，在这一过程中，由于信息技术日新月异，技术不断推陈出新，各类新技术齐头并进，因此，图书馆在信息化进程中也存在着不同的方式方法，但总的来说，呈现出一种网络化传播、电子化存储的大趋势，大致有以下几种方式：
　　1.档案目录数据库建设
　　这当属一种早期型图书馆信息化建设工程，也就是笔者前文所提到的“各类技术齐头并进”，通过这项技术，图书馆实现了对自身馆藏资源的整理归类上线，编制了馆藏内容的电子目录，读者可以在图书馆内进行查询和调阅下载，从而初步实现了图书馆的信息化阶段工作，然而，档案目录数据库的建设并没有改变图书馆的服务地域限制特性，依旧不能服务更大的人群，只能够对进入图书馆的读者提供初步的信息化服务，换言之，档案目录数据库的建设，确实实现了将图书馆内容电子化的工作，但无法将其进一步传播，图书馆依旧不能扩大服务区域，只是升级成了“信息孤岛”，这一工作目前许多图书馆已不再推进，这当属档案信息化的基础工作项目。
　　2.共享型目录中心建设
　　在建设数据库的基础之上，进一步进行开发，通过VPN技术，实现目录信息跨区域联网共享，机读目录数据网络化传播，通过共享型目录中心，初步实现有效的档案数据查询功能，由于此技术在原有的档案目录数据库基础上进行开发，既叠加式开发。通过这项建设工作，图书馆将打破孤岛格局，实现联网化服务，同时能够与业内其它图书馆展开各种实质性合作，不再需要各自分头进行大量的信息收录、档案收藏整理工作，建立一个个高大全的信息孤岛，从而实现深度合作，信息共享，形成了一个有机的整体。
　　3.纸质文件数字化
　　信息化过程中，传统的图书馆需要做大理的基础性工作，这些基础性工作虽然不是信息化工程皇冠顶上的那颗明珠，却是必不可少的。在这其中，最为重要，也是最为繁杂的，就是纸质媒介的数字化格式转换工作。
　　传统的图书馆往往都是是馆藏图书的方式进行建设的，在信息化阶段，为了将这些馆藏图书搬到网上，就必须对它们进行格式转换，这一方面是为了配合信息化建设工作，另一方面也是因为纸质媒介易受自然界各类因素的影响：受潮、起火、年代久远泛黄等，对于图书馆的温度和湿度都有着严格的要求，不易保管，容易损坏。将其转换成电子格式，在服务于读者的同时，实现了永久化、便携式的特性。
　　纸质文件电子化，需要通过扫描、拍照等方式，将其转换成为影像微缩文件，除了纸质文件外，图书馆往往还有大量的音像档案文件，这些文件中，对于照片和录音的转换更加复杂些，然而，由于现实生活中，照片的使用频率远高于录音文件，许多图书馆在转换的过程中，将重点放在于对图像档案的转换方面。
　　三、图书馆档案信息化的新思路
　　通过上述工作方式，已初步构建了图书馆的信息化框架，但我们也需要注意到，在信息化工作的推进过程中存在着一些问题，如数据库的建设是否有贪大求全的意味？庞大的数据库建设起来，其利用率如何？数据库的共享面有多大，较过去是否能够为更多的读者提供服务？数据库能否与外部数据库实现共享，是否能够顺利对接？以上问题的产生，部分是由于技术原因，如由于各图书馆采取了不同的信息化技术，系统对接过程中存在着标准化的问题，但更多的是管理思维的问题，我们是否敢于打破信息孤岛格局，是否勇于在信息化的建设之路上积极探索？笔者认为，信息化工作的方向取决于管理者的思维方向，只有拓宽思路，紧跟技术发展的浪潮，把握图书馆服务大众，传播知识的自身使命，才有可能将图书馆档案信息建设方向保持在正确的轨道上，达成优化图书馆档案管理的目的。图书馆管理者应当以物尽其用为档案管理的根本原则，将档案工作由过去的保存转向开发利用，通过标准化的数据库建设工作，来优化信息化的图书馆管理工作，这可以从以下两个方面来实施：
　　1.以实际情况为基础，树立以需求为导向的特色档案信息化思想
　　档案管理信息化是一项需要投入大量人力物力，运用多种技术，开发周期较长的系统工程，因此，在进入实施阶段之前，需要进行充分的调查论证， 对图书馆的网络状况、档案管理现状、工作人员技术水平等方面进行调查分析。通过以上调查，掌握图书馆的软硬件设施、人员技能、读者需求等方面的信息，在此基础上分析图书馆馆藏与同业竞争者的特点，设计出一套立足自身实际情况、满足读者需求、具有本馆特色的方案并加以实施，如“中国高校科技信息网”“台湾名人录数据库”等，这些专题数据库都是以需求为导向建立的特色数据库，实用性强，颇受读者欢迎。通过对图书馆自身的调查与对读者需求的分析，将图书馆建设成为具有自身特色，服务贴近需求的综合性电子数据库，是当代图书馆档案管理工作优化的一项重点。
　　2.以文件格式电子化为契机，深化整合档案信息资源
　　档案信息的整合工作是发挥档案价值的有效方法，当前，档案管理工作信息化，并无多少经验可以借鉴，也不存在一种成熟的模式可模仿。然而，借助档案文件格式转换的机会，重新将其归类建档，取其精华，设置本馆重点建设方向，通过网络服务的方式，与其它兄弟单位互补有无，取长补短，有效的将图书馆有限的数据资源通过网络交换的方式，共同构建庞大的网络信息数据库，从而实现海纳百川般的档案数据库，服务读者。要实现此目标需要在以下几个方面优化图书馆档案管理工作：一、避免过去那种建设大而全的图书馆的思想，集中主要的人力物力用于本馆必要的、特色的档案工作上，减少了重复建设工作；二、打破信息孤岛的局面，通过VPN虚拟网，实现信息有效整合，远程档案互联，从而突破传统图书馆的空间限制，将资源最大化的利用起来，加大与其它图书馆机构的沟通合作，从而实现档案数字化管理、信息化利用的管理使用模式，最大限度的发挥档案的价值，优化档案管理工作流程。
参考文献
[1]周玲：  对档案信息化建设的思考[J]. 档案学通讯 2003.6.
[2]马绪超：档案信息化建设的背景[J].近景和前景. 机电兵船档案 .2004.1.
[3]闫玲：  图书馆档案管理的发展趋势[J]. 图书馆工作与研究. 2008.4