应用项目管理理论和方法管理大学生团队的探讨

摘　要：本文对高校学生团队管理的现状和特点作了描述，简单介绍项目管理理论和方法，并对如何运用项目管理理论和方法提高大学生团队的管理水平提出了一些创新思路。

关键词：项目管理；大学生团队

      项目管理作为一种新时期的管理理念，其理论和方法正逐渐被推广到各个领域，对各行各业提高管理工作水平发挥了巨大的作用，产生了可观的经济和社会效益。大学生团队是大学生参与校内外实践活动的主要组织形式。应用项目管理的理论与方法对大学生团队进行管理，作为新时期高校管理工作的一项新尝试，将有利于建立更科学合理有效的大学生团队管理体系，有利于学校管理水平和大学生综合素质的提高。
　　一、大学生团队的组织形式和特点
　　目前，各高校的学生团队可大致分为两类：一类是通过行政划分、依据专业类别注册的以班级为代表的高校学生正式组织；另一类是通过自由整合、依据能力兴趣形成的，以社团为代表的非正式组织。
　　高校学生正式组织由历史惯性延续而来，并具有行政权威，因此在学生事务管理中的作用和价值体现得较为明显。
　　以社团为代表的高校学生非正式组织则近似于职能式管理，可以实现组织各方面的职能管理工作。例如，文娱部负责排演节目，外联部负责与赞助企业、协办单位联系，宣传部负责活动的宣传动员等。
　　以组织一场大型晚会为例。该活动涉及到方案策划、活动宣传、节目编排、经费来源和物品采购等环节，需要由具有相应职能的团队分别来完成具体任务。这种组织结构的模式如图1。
　　
　　图1
　　在这种组织结构中，每个团队成员都有自己的直接的“上级”，如组长、班长、社团部长、老师等，以保证团队的直线指挥系统能够充分发挥作用。这种直线型组织结构刚性较大，因此，在这种组织中开展工作时，经常需要根据各团队的职能划分成不同的部分，并分别由各团队自行完成这些分割开的具体任务。
　　二、 应用项目管理的理论与方法对大学生团队进行管理的必要性、可行性和优越性
　　1、应用项目管理的理论与方法对大学生团队进行管理的必要性
　　在上述组织环境下，按照传统的做法，要完成一个大型晚会，参与这个活动组织的至少会有好几个团队，例如组织部、外联部、文娱部、宣传部等等。这种多团队合作完成的工作在运作过程中不可避免地会产生摩擦，需要在社团的层面上进行协调。一般而言，各社团部长的权限是均等的，因此，如果双方互不相让，不愿妥协，就容易出现冲突和相互推诿的情况。这些内耗对于活动的开展和管理都是不利的，会增加活动的时间成本，影响活动的进展效率。因此，有必要对现行的学生团队管理模式进行改进，引入一种以项目为导向的管理方法。
　　2、应用项目管理的理论与方法对大学生团队进行管理的可行性
    项目管理，就是项目的管理者，在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效的管理，即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。
　　所谓项目，是一个组织为实现自己既定的目标，在一定的时间、人员和其他资源的约束条件下所开展的一种有一定独特性的、一次性的工作。这表明，项目是人类社会中的一类特有的社会活动，它是为创造特定产品或服务而开展的一次性活动。
　　项目的定义表明，凡是人类为创造独特产品或服务的一次性活动都属于项目的范畴。虽然许多高校每年都会举办多场规模不等的活动，但因学生具有新老交替、流动性的特点，参与活动组织的学生不会每次都相同。除此以外，活动还要受到场地和赞助商的变更、天气的不确定性以及活动内容的重新编排等因素的影响。这些可变量使得几乎每场活动都是独一无二的，这符合项目的目的性、独特性、一次性、制约性、过程性等特点。
　　在高校中，每年的新生入学、军训、“三下乡”活动、运动会、技能竞赛、校企合作大会、大型讲座等，均可视为一个项目。因此，将项目管理相关理论应用于大学生团队管理是可行的。
　　3、 应用项目管理的理论与方法对大学生团队进行管理的优越性
　　项目化管理是将组织团队的各项活动当作项目，并运用项目管理的模式进行管理。其根本目的是在确保人员、时间、经费和各项性能指标的条件下，以尽可能高的效率完成预定目标，实现资源的有效整合利用和效益最大化。
　　在传统的项目管理方法中，首先需要任命一名项目经理他所肩负的责任就是领导他的团队准时、优质地完成全部工作，在不超出预算的情况下实现项目目标。
　　接下来，项目经理需要把项目的开发分成项目启动、项目策划、项目执行、项目监测和项目完成五个阶段，并制定每个阶段需要完成的目标。然后，由项目经理根据每个完成目标所需的人员素质要求选拔项目成员。对于大型项目，还可视情况增设若干个分项目经理。这样做的结果是，不同团队的成员因为一个项目而组成团队。
　　通过这种方式整合的团队称为项目型组织，它是一种面向任务或活动的组织结构。我们也可以设定多个项目团队同时开展工作，其结构和团队的组织模式如图2所示。

图2
　　这种组织结构中的项目团队是一个独立地从事具体项目工作的单位，项目活动的协调就在项目团队内部进行。项目团队的项目经理和分项目经理都是专职的，而且具有较大的权力和较高的权威性。此外，还有专职的项目管理人员和项目工作人员以及数量不等的临时项目工作人员。这种组织是一种专为开展一次性和独特性的项目任务而设计的组织结构。因而，相较于传统的直线职能型大学生团队管理模式，以项目管理理论为指导的项目型大学生团队管理模式对于项目任务和工作的开展是更有利的。
　　三、应用项目管理的理论与方法对大学生团队进行管理的实践思路
　　我们以某高校举办大型晚会为例，设定为“第一届XX主题晚会项目”。项目的具体运作过程如下：
　　1、项目启动：发起项目、成立项目领导小组
　　首先任命团委的责任老师担任项目经理。他首先要做的第一件事就是选拔分项目经理。在进行选拔前，项目经理先对晚会流程、校内师生对晚会效果的期望和要求、晚会项目实施对人员的能力要求等进行分析。从而，把晚会项目分解为策划、外联、采购和节目等四个分项目。项目经理综合每个学生的知识能力、工作习惯、协作精神、责任心和个人意愿等因素选拔出四名分项目经理，并 成立“第一届XX主题晚会项目领导小组”。
　　2、项目策划：组建项目团队、制定方案
　　确定项目领导小组人员后，各分项目经理进行任务分工，并采用“公开招募、自愿报名、统一面试、公平竞争”的选拔原则，根据本团队的任务需求和参选学生的综合素质，严格挑选团队成员。
　　确定项目组成人员后，各分项目经理进行组内分工，制定活动的宣传、筹款、节目排演等方面的实施方案。
　　3、项目执行与监测：过程跟踪、控制与管理
　　项目经理和分项目经理分别制定项目和分项目的工作进度表，将每项任务的计划起始时间、完成时间和实际工作进度都一目了然地体现在表格上。在监测过程中，实行日报制度。这样，项目经理就能及时了解各分项目团队的工作进展情况，并对超支和进度滞后的任务进行适当干预。
　　4、项目完成：总结经验，考评奖惩
　　晚会活动结束后，分项目团队进行任务总结汇报等项目收尾工作，同时申报优秀团队、先进个人等各项评比表彰。采用项目经理、分项目经理和团队成员相互评分的方法，选出在项目期间表现突出的团队和个人，并纳入团委评优表彰体系。
　　四、 项目管理运用于大学生团队管理应注意的问题
　　1、 要培养懂项目管理的教师队伍
    一个执行力强的项目管理团队，必须有一个卓越的项目经理。项目经理是整个项目的核心，他既是一个管理者，也是一个领导者。作为管理者，项目经理必须熟悉活动项目的开展方式和进展流程，能够综合各种不同的观点来考虑问题；作为领导者，项目经理要有眼光、有魄力、有魅力，要有较强的协调能力和凝聚力，要敢于承担责任。另一方面，项目经理在项目的实施过程中需要运用到项目管理的基本方法和工具，例如甘特图、里程碑图、S曲线、鱼骨图等。因此，担任项目经理的教师要掌握项目管理的基本理论和方法。
　　2、 项目成员的任用要慎重。
    项目成员是通过项目经理、分项目经理层层选拔而来，但现实情况中，项目经理往往不能顺利地按照自己的需求选拔到合适的项目团队成员，甚至会出现项目成员中途不适应工作而退出项目。这类情况出现时，项目经理就应该果断地换人。因为项目是需要集体参与、共同协作完成的，任何项目成员的能力水平、工作态度、个性特质都会影响项目的进展和完成效果。慎重选择项目团队成员，组建高素质的项目团队，可以减小人员管理偏差对项目实施效果造成的不良影响。
　　
　　参考文献：
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