浅谈高校教学档案数字化建设中应采取的措施

摘　要：高校教学档案在高校档案建设中占有很重要的地位。因此在实现高校教学档案数字化建设中，要剖析教学档案数字化建设的涵义、优点、和当前高校教学档案数字化建设中存在的问题，从而在教学档案数字化建设实施的过程中能够采取相应的措施，有的放矢的解决问题。

关键词：高校 ； 教学档案 ； 数字化 ； 建设 ； 措施
     高校的中心工作是教学，教学档案是反映高校教学活动的载体。因而高校教学活动产生的所有材料,就成为高校档案收集、整理、保存的对象。传统的高校教学档案工作都以纸质材料为主要工作对象，且有一套既定的工作方法和规章制度。但随着信息化时代的到来和网络传输如此便捷的今天，档案手工操作已满足不了时代的要求。高等院校档案管理信息化建设已迫在眉睫。
   1教学档案数字化建设的涵义
   档案数字化是一种新型的档案信息形态。它是通过计算机信息处理技术，把各种载体教学档案资源转化而来的一种数字化档案信息。它以数字化形式存储，网络化形式互相连接，利用计算机系统进行管理的一种现代化档案管理模式。它的功能能够通过互联网进行联机检索和阅读，实现档案资源共享的目的。
    2教学档案数字化建设的优点
　　数字化档案管理的优点是:信息管理数字化;资源管理虚拟化;信息资源管理职能化;用户
使用方便化;信息储存最大化。 在这种五化的前提下，数字化档案具有了通用性、安全性。不但标准化程度高，而且可视性强。计算机联网查询和实时浏览也得到了保证。在这种前提下，虚拟化的资源管理可通过网络互联实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到资源的共享。而智能化的信息管理又可使用户运用超文本及多媒体技术快速、高效、并且在大范围内进行智能化检索。同时还可以对档案进行加密处理。在这种前提下，不管在何时何地，用户都可以通过计算机及时、准确、方便、系统地使用档案信息。从而节省大量的人力、物力和财力。教学档案数字化的优点还在于：能够使信息储存量最大化。科学检测标明：电子档案虽然体积小，但储存容量极大。一张CD-ROM光盘可储存650Mb,相当于 30万汉字，1000册图书，35万张A4打印纸上的文字信息，或10万张图形信息。可以任意地储存，无限制地使用。还有一个优点是：保存时间长，保真性高，内容全面完整。不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容。
　　3高校教学档案数字化建设中存在的问题
　　3.1专业人才缺乏。首先是人才问题。档案数字化建设，需要的是既懂档案业务管理，又能熟练掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的人才。这是一种复合型人才。就目前大多数高校的现状来看，不要说这种复合型人才寥寥可数，就是懂得以上其中一项专业的人才也不是很多。实际而较为普遍的情况是：科本出身的专业人才较少，外行转来管档案的居多；档案工作人员新手不少、年龄偏大者多、兼职者有之。
　　3.2制度建设匮乏。教学档案信息化建设的前提和必要条件是档案材料标准化、制度化和规范化。然而大多数院校对本院校教学档案材料的标准化、制度化和规范化没有重视起来。教务工作更多的是购买一些教学管理软件，看来是要支持教学档案数字化建设,但是往往买回来的这些设备，更多地是:为了适应很多高校的特殊实际管理情况，大都做了个性化的修改。而修改后的软件在通用性、实用性等方面存在着一定不足，再加上计算机软件及其有关设备硬件存在差异，这些不足和差异都影响着电子数据规范性和共享性，制约着信息交流范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。                        
     4高校教学档案数字化建设应采取的对策
     4.1专业人才的吸纳和现有人才的专业技能培训
　　档案工作人员的专业素质直接影响教学档案信息化进程，因此学校一定要加强教学档案管理队伍的建设。一是要对现有人员进行技能培训；二是要吸纳一部分既懂档案管理又熟练计算机应用能力的人来充实档案队伍。
 4.2规章制度、工作标准和工作规范的尽快完善?
没有工作标准和工作规范，就会没有目标，无的放矢。没有规章制度，就会无章可循，
就会没有完成任务的制度保证。所以，院校要尽快出台高校教学档案管理的规章制度，制定工作标准和规定工作规范。使工作人员在规章制度、工作标准和工作规范完善的情况下全身心地投入工作。
　参考文献：
　　[1]张照余.档案信息网络化建设[M].档案出版社.2001:94-99
　　[2]《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局令[2008]第27号)