关于提升高校院系行政管理水平的一点思考
发布时间：2015-07-10 09:08
摘要：提高高校基层院系行政管理水平，必须首先加强院系行政领导能力的建设，同时，要进一步优化行政岗位设置和人员素质，全面加强行政管理工作的制度建设及科学合理的管理服务评价标准，是提高院系管理服务水平的关键。
关键词：行政管理服务；能力建设；队伍结构；管理制度
改革开放30多年来，高等教育管理体制、管理模式、管理理论等方面的改革不断深入。高等学校为了进一步适应办学规模的不断扩大，提高教学质量、科研能力和管理水平，先后进行了一系列校内管理体制的改革。例如将高校原有的“系”合并为“学院”，实行了学校与学院的两级管理模式，将学校管理的重心下移至院系，使院系成为了高校管理工作的前沿。因此，提升院系行政管理能力和服务水平、提高工作效率等等对高校行政管理工作的可持续发展都具有极其重要意义。本文拟就个人在日常工作中的所见所闻谈些粗浅的看法。
一、院系行政管理服务工作中存在的不足
高校院系的行政办公室是一个直接为教学、科研服务，为教师、学生服务的基层行政管理、服务机构。其管理服务工作涉及方方面面、上上下下。在日常行政管理服务的工作中，虽然我们尽了很大努力，完成了各项工作任务，取得了一定的成绩，但距离社会发展对高等教育管理改革的要求和学校对院系行政管理工作的要求还存在一定的差距。
1、缺乏对行政管理工作的管理意识和方式的创新思维。对院系行政系统管理工作思路不清、按部就班、没有创新，没有突破；在日常工作中往往见小不见大，忽略站在高点上的全局意识，对工作中存在的问题往往强调客观因素多，主动分析主观原因少；在深化院系行政管理工作改革面临较好机遇时，往往表现为优柔寡断、瞻前顾后、缺少担当。
2、人员结构变化与岗位分工调整不协调。由于高校改革中的院系合并，致使部分原本工作人员较多的老院系行政、后勤人员进一步汇集。为了维持稳定、和谐的大局，各院系又千方百计安排富余人员，其中包括争取增加行政编制、供养闲人等方式，这就形成了有岗在编的部分行政人员的工作量严重不足，出现了“一岗多人”“因人设岗”和“因人设事”等现象。时至今日，随着行政队伍的自然减员和新人的招聘选拔，院系行政队伍的人员结构正在逐步完成由老龄化向年轻化、由低学历向高学历的转变。这在客观上使院系行政人员队伍得到了初步优化。但是，原有行政人员的工作范围和职责并未随之进行全面的梳理与调整、合并，反而继续因袭原有的不合理的人员设置，把自然减员后应该优化、合并、重组的岗位继续招聘新人接替，继续保持和延续了人员分工不合理和工作量分配上严重的不均衡现象。
3、工作能力与岗位职责不协调。高校院系的行政办公室是一个直接为教学、科研服务，为教师、学生服务的基层行政管理、服务机构。院系行政系统各办公室面对的服务对象和岗位职责虽然各有不同，但对各办公室工作人员的基本素质和工作能力的要求应当按岗位职责的要求选定。对各办公室主任岗位应当要有一定的学历、能力要求。有些办公室工作人员由于学历、能力、工作经验无法达到岗位职责的要求，为了完成某些由于该岗位工作人员能力不及而无法完成的工作时，院系还要为该岗位的行政工作人员聘请本院系的研究生为其做“助理”，协助完成该岗位的行政人员不能胜任的某些工作。
4、考核激励机制还不完善。在管理服务的评价方面，缺乏对院系部分行政岗位工作的较为全面的了解和客观评价，对每个人所从事的工作量及对工作的完成情况（质与量）缺乏全面、科学的考核与评估，仅有每年年终在一定范围内对行政人员进行的“测评”。这种“测评”虽有一定程度的参考意义，但由于缺少刚性考核指标，也不乏某些评价带有太多的个人感情色彩，致使“会哭的孩子吃奶多”而挫伤了大部分踏踏实实工作的行政人员的积极性。
二、解决行政管理工作存在的问题，提升行政管理服务水平
以上这些问题和不足有历史原因，也有现实原因。既有来自领导层面的，也有来自普通行政管理人员的。如何进一步提高院系的行政管理、服务水平，笔者认为：
1、加强行政领导能力的建设。首先要进一步提高对院系行政管理工作重要性的认识，要身在其位善谋其政，理清思路；要主动进取、锐意改革；要善于协调院系行政系统各办公室之间和工作人员之间的分歧与矛盾，加强各办公室之间和工作人员之间具有实质意义和一定水平的沟通与交流，切忌简单的形式模仿；要正视行政管理服务工作中存在的问题，敢于承担领导责任，敢于抓工作中的主要矛盾，敢于开拓、科学创新，敢于撇开个人情感，分清轻重缓急、合理安排各项工作，才能有效解决院系行政管理工作中的诸多不足。
2、要建立严格的岗位目标责任制，实现院系行政各办公室岗位设置与各岗位人员调配的合理性、科学性。（1）应当进一步明确行政各办公室的岗位职责与能力标准,对行政各管理岗位引入竞争机制，在院系行政系统内部公布各岗位的岗位职责与工作目标，并在内部对各岗位实行公开招聘，严格考核各岗位工作人员的综合素质水平，真正做到“人尽其才”，以实现真正意义上的竞争上岗。（2）根据行政人员自然减员和新人加入后行政人员整体结构发生的变化，抓住时机，推进改革，调整、合并人员分工，彻底解决历史遗留问题，充分调动和挖掘所有行政工作人员的热情与潜能，逐步纠正行政岗位设置上存在的历史遗留问题，调整人员布局。对已经具备了可以精简、优化的部分工作职责予以重新调整，成就一支精干、高效的院系行政管理队伍。
3、应当建立、健全科学的岗位考核、激励机制及科学合理的管理、服务评价制度。结合本院系的具体情况，把硬性指标与弹性指标相结合，制定和完善不同行政管理岗位的评价指标体系和评价办法，把考核评价作为管理的重要手段，加大岗位目标责任的约束力度，促进和保障岗位职责与管理目标的实现。
4、应当建立、健全行政管理的各项规章制度和工作流程，强化内部管理，强化服务意识，提升管理、服务水平,促使办公室各项工作纳入制度化、规范化、科学化的轨道。（1）必须首先建立、健全一套完善的、切实可行的规章制度,使行政管理服务的各项工作有章可循，避免工作中的随意性，减少因掺杂各种个人因素而影响管理工作的公平与公正。（2）提升和强化服务意识，变被动服务为主动服务。行政各办公室应当在院系的主页上开辟服务专栏，将行政、后勤、安全等日常管理服务工作的一般性工作规范及办事流程公布出来，使老师、学生通过院系主页查看办事流程和了解各类服务、温馨提示、安全警示等信息，提高服务质量和办事效率，为教师、学生提供更加便捷的服务。（3）应当继续提升院系行政管理人员的职业道德和业务工作水平，增强工作责任感。院系行政各办公室是管理、服务工作的“窗口”，它涉及院系工作的方方面面，头绪较多，琐碎繁杂。行政工作人员的一言一行都直接影响到本院系和院系行政系统的整体形象。因此，在日常工作中要不断引导和教育所有行政工作人员必须在工作中努力做到坚持原则、遵纪守法；顾全大局，宽厚友善；淡泊名利，甘于奉献，以平和的心态面对每天默默无闻、不断轮回重复的所有工作。
院系行政办公室是一个综合性机构体系,是高校管理与服务工作的前沿。我们只有在工作中不断进取，勇于承担院系行政管理改革的责任，以专业的管理、服务水平为目标，树立院系行政管理队伍良好的形象，才能真正提高院系行政管理与服务工作的水平，才能保证院系办公室工作的优质、高效运转。
关键词：行政管理服务；能力建设；队伍结构；管理制度
改革开放30多年来，高等教育管理体制、管理模式、管理理论等方面的改革不断深入。高等学校为了进一步适应办学规模的不断扩大，提高教学质量、科研能力和管理水平，先后进行了一系列校内管理体制的改革。例如将高校原有的“系”合并为“学院”，实行了学校与学院的两级管理模式，将学校管理的重心下移至院系，使院系成为了高校管理工作的前沿。因此，提升院系行政管理能力和服务水平、提高工作效率等等对高校行政管理工作的可持续发展都具有极其重要意义。本文拟就个人在日常工作中的所见所闻谈些粗浅的看法。
一、院系行政管理服务工作中存在的不足
高校院系的行政办公室是一个直接为教学、科研服务，为教师、学生服务的基层行政管理、服务机构。其管理服务工作涉及方方面面、上上下下。在日常行政管理服务的工作中，虽然我们尽了很大努力，完成了各项工作任务，取得了一定的成绩，但距离社会发展对高等教育管理改革的要求和学校对院系行政管理工作的要求还存在一定的差距。
1、缺乏对行政管理工作的管理意识和方式的创新思维。对院系行政系统管理工作思路不清、按部就班、没有创新，没有突破；在日常工作中往往见小不见大，忽略站在高点上的全局意识，对工作中存在的问题往往强调客观因素多，主动分析主观原因少；在深化院系行政管理工作改革面临较好机遇时，往往表现为优柔寡断、瞻前顾后、缺少担当。
2、人员结构变化与岗位分工调整不协调。由于高校改革中的院系合并，致使部分原本工作人员较多的老院系行政、后勤人员进一步汇集。为了维持稳定、和谐的大局，各院系又千方百计安排富余人员，其中包括争取增加行政编制、供养闲人等方式，这就形成了有岗在编的部分行政人员的工作量严重不足，出现了“一岗多人”“因人设岗”和“因人设事”等现象。时至今日，随着行政队伍的自然减员和新人的招聘选拔，院系行政队伍的人员结构正在逐步完成由老龄化向年轻化、由低学历向高学历的转变。这在客观上使院系行政人员队伍得到了初步优化。但是，原有行政人员的工作范围和职责并未随之进行全面的梳理与调整、合并，反而继续因袭原有的不合理的人员设置，把自然减员后应该优化、合并、重组的岗位继续招聘新人接替，继续保持和延续了人员分工不合理和工作量分配上严重的不均衡现象。
3、工作能力与岗位职责不协调。高校院系的行政办公室是一个直接为教学、科研服务，为教师、学生服务的基层行政管理、服务机构。院系行政系统各办公室面对的服务对象和岗位职责虽然各有不同，但对各办公室工作人员的基本素质和工作能力的要求应当按岗位职责的要求选定。对各办公室主任岗位应当要有一定的学历、能力要求。有些办公室工作人员由于学历、能力、工作经验无法达到岗位职责的要求，为了完成某些由于该岗位工作人员能力不及而无法完成的工作时，院系还要为该岗位的行政工作人员聘请本院系的研究生为其做“助理”，协助完成该岗位的行政人员不能胜任的某些工作。
4、考核激励机制还不完善。在管理服务的评价方面，缺乏对院系部分行政岗位工作的较为全面的了解和客观评价，对每个人所从事的工作量及对工作的完成情况（质与量）缺乏全面、科学的考核与评估，仅有每年年终在一定范围内对行政人员进行的“测评”。这种“测评”虽有一定程度的参考意义，但由于缺少刚性考核指标，也不乏某些评价带有太多的个人感情色彩，致使“会哭的孩子吃奶多”而挫伤了大部分踏踏实实工作的行政人员的积极性。
5、缺少完整的、操作性强并行之有效的行政管理制度及工作流程。目前，大部分办公室无管理制度可循，仅个别办公室虽有部分管理制度，但多年来也未能及时修订。在行政管理工作中，不是靠制度管理，而是采取较为随意的管理方式，就连最基本的日常工作考勤都没有统一的明文规定的考勤管理规则。另外，行政各办公室的各项业务工作都有一定的办事程序，大部分老师、学生对此并不十分了解，致使他们在办事过程中增加了时间与精力成本的支出。
二、解决行政管理工作存在的问题，提升行政管理服务水平
以上这些问题和不足有历史原因，也有现实原因。既有来自领导层面的，也有来自普通行政管理人员的。如何进一步提高院系的行政管理、服务水平，笔者认为：
1、加强行政领导能力的建设。首先要进一步提高对院系行政管理工作重要性的认识，要身在其位善谋其政，理清思路；要主动进取、锐意改革；要善于协调院系行政系统各办公室之间和工作人员之间的分歧与矛盾，加强各办公室之间和工作人员之间具有实质意义和一定水平的沟通与交流，切忌简单的形式模仿；要正视行政管理服务工作中存在的问题，敢于承担领导责任，敢于抓工作中的主要矛盾，敢于开拓、科学创新，敢于撇开个人情感，分清轻重缓急、合理安排各项工作，才能有效解决院系行政管理工作中的诸多不足。
2、要建立严格的岗位目标责任制，实现院系行政各办公室岗位设置与各岗位人员调配的合理性、科学性。（1）应当进一步明确行政各办公室的岗位职责与能力标准,对行政各管理岗位引入竞争机制，在院系行政系统内部公布各岗位的岗位职责与工作目标，并在内部对各岗位实行公开招聘，严格考核各岗位工作人员的综合素质水平，真正做到“人尽其才”，以实现真正意义上的竞争上岗。（2）根据行政人员自然减员和新人加入后行政人员整体结构发生的变化，抓住时机，推进改革，调整、合并人员分工，彻底解决历史遗留问题，充分调动和挖掘所有行政工作人员的热情与潜能，逐步纠正行政岗位设置上存在的历史遗留问题，调整人员布局。对已经具备了可以精简、优化的部分工作职责予以重新调整，成就一支精干、高效的院系行政管理队伍。
3、应当建立、健全科学的岗位考核、激励机制及科学合理的管理、服务评价制度。结合本院系的具体情况，把硬性指标与弹性指标相结合，制定和完善不同行政管理岗位的评价指标体系和评价办法，把考核评价作为管理的重要手段，加大岗位目标责任的约束力度，促进和保障岗位职责与管理目标的实现。
4、应当建立、健全行政管理的各项规章制度和工作流程，强化内部管理，强化服务意识，提升管理、服务水平,促使办公室各项工作纳入制度化、规范化、科学化的轨道。（1）必须首先建立、健全一套完善的、切实可行的规章制度,使行政管理服务的各项工作有章可循，避免工作中的随意性，减少因掺杂各种个人因素而影响管理工作的公平与公正。（2）提升和强化服务意识，变被动服务为主动服务。行政各办公室应当在院系的主页上开辟服务专栏，将行政、后勤、安全等日常管理服务工作的一般性工作规范及办事流程公布出来，使老师、学生通过院系主页查看办事流程和了解各类服务、温馨提示、安全警示等信息，提高服务质量和办事效率，为教师、学生提供更加便捷的服务。（3）应当继续提升院系行政管理人员的职业道德和业务工作水平，增强工作责任感。院系行政各办公室是管理、服务工作的“窗口”，它涉及院系工作的方方面面，头绪较多，琐碎繁杂。行政工作人员的一言一行都直接影响到本院系和院系行政系统的整体形象。因此，在日常工作中要不断引导和教育所有行政工作人员必须在工作中努力做到坚持原则、遵纪守法；顾全大局，宽厚友善；淡泊名利，甘于奉献，以平和的心态面对每天默默无闻、不断轮回重复的所有工作。
院系行政办公室是一个综合性机构体系,是高校管理与服务工作的前沿。我们只有在工作中不断进取，勇于承担院系行政管理改革的责任，以专业的管理、服务水平为目标，树立院系行政管理队伍良好的形象，才能真正提高院系行政管理与服务工作的水平，才能保证院系办公室工作的优质、高效运转。