多校区学校学生学籍管理分析

[论文关键词]高等学校；多校区；学籍管理
　　[论文摘要]本文从学校学籍管理工作的范围及其重要性入手，结合所在学校多校区学籍管理现状，就做好多校区学籍管理工作及相关问题进行了探讨。


目前，我国许多学校存在多校区的运行模式。面对多校区运行模式，如何做好学籍管理工作，是摆在所有学籍管理人员面前的一个值得思考的问题。本文结合我校的实际，对多校区学籍管理问题作如下探讨。
一、学校学籍管理的现状及单一校区学籍管理优势
学籍管理模式根据办学规模的不同，大致可分为院校直接管理和校院两级管理两种基本模式。院校直接管理模式是指学籍管理只设院校一级管理部门，不再设下一级管理部门，这种模式在学生人数少、学历层次单一的院校比较普遍。校院级管理是指学籍管理设两级管理部门，通过业务隶属共同做好学籍管理工作。目前，我国院校学籍管理多采用校院两级管理的模式。随着教育规模的扩大，社会对学校人才培养目标的要求也由精英时代的统一模式向个性化转变，学籍管理单纯依赖传统意义上的手工管理很难保证管理的效度。上世纪90年代初，各学校纷纷将计算机管理手段引人到日常管理中。近几年，随着学校管理手段信息化程度的不断提高，使学籍集中管理成为可能，并逐渐成为必需。
单一校区的学籍管理的优势主要表现在是专人管理，为学籍管理数据的准确性提供了基础。具体表现如下:
第一，便于发现问题。单一校区的学籍管理集中在学籍管理部门的专职学籍管理人员。作为学籍管理人员，都会定期提取学籍信息进行审核。面对数万条学籍信息，靠逐条查找是不可能发现问题的，只有通过不同口径下的查询、不同条件下的统计才可能发现问题。、匕如，某次提取学籍数据时发现和记录数据不符，某次做氛计时两种条件下两次统计结果不一致等等。
第二，便于解决问题。学籍管理人员的常规工作就是做好日常的学籍异动及相关数据统计，即学生的休、复、转、退、升降级等工作。学籍管理人员时时都在面对不同学业情况的学生，并与数字打交道，将工作做好、保证数据准确，是学籍管理工作的重点，这一点在教务管理软件应用还不是完善阶段尤为重要。学籍管理人员每天都应从系统上通过提取、汇总、统计等多种方式清点人数，审查学籍信息。如同工人师傅干久了同一项工作就生出经验、掌握技术一样。专人管理技术的优势就体现在问题出现了，能很快找出原因，在下次做同样操作时管理人员就会格外注意，尽量避免再次出现同样的错误。在我校综合教务系统调试阶段，就出现过丢失记录的现象。由于是专人管理，每次出现问题我们都能很快发现，并利用备用库核对、追加，及时补救，没有给其他部门的工作带来影响。
第三，凸现学籍管理的统一性。学籍管理工作是一项系统工作，是一项集政策与服务于一身的工作，它是由很多个独立且又统一的工作环节构成。在单一校区，学籍管理人员同处一室又各有分工，这一模式高效率地实现了学籍管理工作的全部职责，它一方面避免了工作中相互推诱等不良现象，另一方面又在统一科室中实现相同的管理目标。在某种意义上，同一校区的就像一个小家庭，他们同居一室，各有分工，完成共同的工作中的不同细节，小家庭要做好同一件事很容易实现。
二、多校区的出现及引发的学籍管理问题
我国大学多校区产生的起因是高等教育的大发展，是我国高等教育综合化和大众化的必然趋势和结果。目前我国高等学校多校区主要由院校合并及兴建新校区而形成，许多院校进行着一校多区的办学实践，这对原有的学校管理模式提出了新课题，以往单一校区的管理模式能否在一校多区的现状下顺利运行并力求实现高质量和高效率，是摆在众多高校领导和管理工作者面前的一个巫待解决的问题，就本文涉及的学籍管理而言，不可避免地会引发出一些问题。
上面我们已经提到，多校区的产生主要有两种原因，一是院校合并，二是兴建新校区。多校区的出现势必导致学校的管理分散。多校区引发的学籍管理问题首先是管理分散与政策执行尺度统一。对于因院校合并形成多校区的高校，这一问题尤为突出。首先，原来两个甚至于多个独立院校合并成一所大学，一经合并，在同一培养层次上，应该执行同一学籍管理规定，并掌握相同的执行尺度，但由于原有多校情况不同，做到这一点需要一个过程;其次，学籍管理直接面对学生、教师及家长，在高校大力开展教学改革，提倡多层次培养人才的今天，学籍管理的服务职能更加突出，时时刻刻地体现在日常工作中。学籍管理人员应当奉行“以人为本”的服务理念，做到“管理育人、服务育人”。再次，一所大学的各类证明证书统一管理、各类数据统一上报，这是管理中必须坚持的原则。分散管理使这些本来操作简单的具体工作复杂化了，网络版的教务管理软件在多校区如何实现数据的唯一性、准确性?如何实现了数据共享?学校中更多部门关注并依赖该系统提供的数据做具体工作，解决实际问题，这是我们管理者引进软件时期望达到的目的之一。如果数据是不准确的，那高校就没法实现引进这样一套系统提高管理水平的初衷。

由上可见，多校区的出现，对高校原有运行模式和管理是一种考验。
三、做好多校区学籍管理工作的几点建议
基于以上分析，笔者认为，要做好多校区学籍管理工作，必须着力做好以下几个方面工作。
第一，加强业务培训，实现政策执行尺度的统一。实现政策执行尺度一致，需要管理人员对相关政策有准确理解和掌握，只有谙熟有关政策，才能做好政策的执行人。因此，加强学籍管理人员的业务培训越发重要。各高校都按照教育部《普通高等学校学生管理规定》制定了一套符合本校实际情况的学籍管理实施细则。通过培训，使管理人员了解相关法律法规，掌握本校相关管理文件，熟悉本职业务，逐渐成长为一名好的政策执行人。对于那些因院校合并产生的多校区学校，加强对来自不同校区的学籍管理人员的业务培训更为迫切。
第二，强化“以人为本”的管理理念。学籍管理中的“以人为本”多体现在为学生服务上。由于校区问题，有些工作的周期势必加长，在某种意义上，削弱了服务。针对这一问题，一方面要进一步规范学籍管理工作流程，尽可能简化办事程序;另一方面要充分利用网络克服地域问题，提高管理的时效;此外，学籍管理人员要在布置具体工作时，充分考虑到多校区问题，提前做好预案，充分在各项工作体现“以人为本”的管理理念。
第三，明确分下，责任到人。在同一校区时，学籍管理人员在同一科室办公，工作一般按类划分，同一件工作的出处保持唯一。多校区的出现，我们不得不考虑到距离问题，有些工作可以简单地用“条块”管理划分，学籍管理却无法实现简单的“条块”管理。如果必须用“条块”管理来划分的话，必须是“条块结合，时而以条为主，时而以块为主”。
日常学籍处理和一般证明管理“以块为主，以条为辅”，两个校区同时做，并对本校区负责。日常学籍处理各自分别做，一般的证明如在学证明、退学证明、退档证明等同时开具，用编号加以区分。由于学籍处理对应的是同一个学籍库，因此，除了要求管理人员做事仔细认真、做好日常记录外，还需要在业务的隶属关系上作明确规定，即多校区的学籍管理人员之间并不是相互独立的关系，而是相互联系的整体，在业务工作上，校本部学籍管理部门可以对分校区学籍管理人员直接下达指令，各校区领导应给予支持。
学生信息人库、学籍信息上报、证书印制、新生电子注册、毕业生学历注册、一些长效性证明及证书的管理工作“以条为主，以块为辅”。学生信息人库、学籍信息上报、证书印制、新生电子注册、毕业生学历注册等工作均需专人来做，但是这些工作的准备工作及数据信息的审核等则需各校区学籍管理人员共同来做。对于长效性证明及证书的管理，涉及相关法律法规的严肃性和编号问题，这类证明、证书在不同的校区单独编号显然不妥，必须有统一的出口。为解决好这类问题，还需要我们在管理中完善办事周期，用规范的办事流程来提高工作效率。
第四，定期沟通，加强交流。学籍管理工作是一项严肃的工作，不允许由于地域的原因各行其是。对于多校区学籍管理工作而言，定期的沟通显得尤为重要。在教务管理系统中，多校区会使数据库无形的分割，形式上是各校区分工负责管理，但是学籍库、成绩库是无法也不可能按照地域、学院分割开的，学籍管理必须坚持统一管理。所以，学籍管理人员的定期沟通很重要。定期沟通，不仅可以避免不经意出现的问题，将问题解决在萌芽状态，还可以提高学籍管理的效能，实现学籍信息及时准确，为其他教学管理工作提供更为有效的数据依据。