从文件管理的档案化看电子文件管理

摘　要：本文从电子文件的特点入手，通过对电子文件管理特点的进一步分析，从电子文件的保存、电子文件管理部门内部整合、电子文件管理部门加强外部合作等方面探讨电子文件档案化途径。

关键词：文件管理；档案化；电子文件
    文件与档案是同一事物在不同阶段上的两种不同的形式，文件是档案的来源，档案是文件运动的终点。文件具有现实作用，是指导工作、管理事物、交流情况的工具；而档案是对履行现行效用后对具有查考、借鉴价值者按照一定的规范汇集保存起来的文件。归档是文件转化为档案的必要程序和条件，也是区分文件和档案的界限与标志，文件管理的水平决定了档案来源的质量；档案管理的质量是文件发挥其查考、利用作用的基础。正是由于档案与文件之间密不可分关系，决定了文件管理与档案管理之间有着紧密的联系。为了更好的发挥文件与档案的作用，当前学术界比较推崇的做法是将文件管理档案化。
　　一、文件管理的档案化
     文件生命周期理论告诉我们：从文件到档案是连续统一、前后衔接的过程,文件处理工作是档案的基础,要做好档案工作,必须先从文件处理工作抓起,实行前端控制,文件处理工作不仅是机关和企业工作不可缺少的部分，对档案管理工作的影响也是具有决定性的，而且前一阶段的文件质量直接决定后一阶段的档案质量。因此，应该把文件管理和档案管理看作是一个系统工程，采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点又相互连续、衔接的工作程序
     文件管理的档案化就是指将档案管理的思想直接参与到文件处理过程中，与之相融合，是文件处置规划的组成部分。档案化意味着，从文件形成之时就将保证文件的真实性、完整性和能否有效保存等档案管理的考量指标纳入整个文件管理的业务活动过程中；参与规定应该记录什么和保存什么，以及如何支持业务活动, 如何反映业务活动者的社会责任等。简言之，文件管理档案化就是对文件进行前端控制和全程管理。
　　二、电子文件管理
　　电子文件的出现为文件管理提出了新的挑战，以前的文件管理主要是纸质文件管理，经过长时间的实践，人们对与纸质文件管理已经摸索出规律，但是，电子文件与纸质文件有共同之处，也有自身的特点，在对电子文件进行管理中要充分考虑电子文件不同于纸质文件的地方。
　　（一）电子文件的定义
　　电子文件根据国际档案理事会的定义是：以代码形式记录于载体, 如磁盘、磁带或穿孔卡带之上的文件档案, 它的内容只能通过机器来利用, 并根据来源组织安排。包括用于存贮电子文件、信件、图纸、报表等所形成的软盘、光盘、硬盘和磁带等计算机存储介质。
　　（二）电子文件的特点
　　电子文件和纸质文件相比，既有纸质文件无可比拟的优越性，也有技术原因带来的一些局限性，具体特点如下：1、电子文件容量大，内容形式多样化。随着计算机网络技术和移动存储技术的发展，服务器和硬盘的可存储空间越来越大，稳定性进一步加强，电子文件在储存的时候不再受制于馆舍面积的大小。电子文件除了文字、图形资料外，还可以储存影音资料，丰富了文件的形式。2、电子文件的传阅性较好。电子文件在进行查阅的时候不受时间和空间的影响，不会因为文件查阅使用次数较多出现损坏，也不会由于地理位置的阻隔影响文件查阅的效率，应用于互联网技术的电子文件有利于文件的传播和利用。3、电子文件的保密性较差。由于电子文件载体的原因，电子文件在使用过程中修改简单，原始文件容易遭到恶意篡改，对电子文件的真实性容易存在质疑。
　　（三）电子文件管理的特点
　　结合电子文件的特点，电子文件的管理与传统纸质文件的管理相比，也有自己的一些特点，主要有：1、电子文件的载体稳定性有待于加强。纸质文件的载体稳定性较强，在非人为破换的情况下保存时间较长，而电子文件的载体主要为光盘、硬盘等，其中，光盘的使用寿命受光盘本身质量影响极大，在现有技术条件下硬盘的理论使用寿命为三万小时左右。在电子文件的保管过程中，需要不定期的对文件内容进行抽查，重新拷贝，防止由于光盘、硬盘使用寿命的原因造成电子文件的损毁。2、电子文件在保存前要辨别真伪。电子文件在保管以前应进行适当的审核整理，保存有价值的电子文件，删除无用或重复的电子文件，同时，以DOC.格式的电子文件为例，修改简单，在保存前应该转化成PDF.格式，以防止在保存的过程中被删改。
　　三 电子文件档案化的途径分析
    目前，对于电子文件的管理主要是借鉴纸质文件的管理经验，在此基础上结合电子文件的特点进行探索，主流观点是电子文件的档案化管理。
　　（一）电子文件管理要与其他领域和部门加强合作。单纯依靠一个部门来完成电子文件管理已经不适应现在社会的发展，电子文件管理需要相关部门和工作人员的共同协作。1、作为电子文件的管理部门对于电子文件的信息来源和传播情况要掌握，利用本部门的专业优势消灭信息孤岛的存在。2、通过与各个部门和领域的沟通，结合当前电子文件管理的实际，提出档案管理对于电子文件形式、内容等方面的要求，使电子文件在形成过程中有标准可以，为未来的电子文件标准化奠定基础。
　　（二）电子文件管理部门要做好对内整合的本职工作。所谓“ 整合”就是通过行政、法制、技术等手段将形成于不同时间、空间、背景和作者的电子文件信息进行科学的整理和组合，实现信息资源结构和配置的优化，以满足信息资源开发利用的需要。电子文件管理中的整合要建立严格的电子文件全过程管理制度，保证电子文件的真实性和有效性。具体有以下几点：1、电子文件的归档要及时，确保真实性。由于电子文件易于修改，在对电子文件管理的时候每一次的整理时间间隔不能过长，防止电子文件的信息失真。电子文件在形成后及时进行收集整理，在条件允许的情况下对文件进行适当的加密保护，防止恶意篡改，保证电子文件的真实性和权威性。电子文件一经形成没有特殊原因不得修改，如果有特殊情况需要修改，每一次修改都要有完整的记录。2、电子文件的管理人员要进行适当的档案培训。电子文件的管理人员一般具有一定的计算机操作经验，能满足电子文件管理的技术要求，但是缺乏档案管理的相关经验，可以通过短期的档案培训，使电子文件的管理人员掌握档案管理的基本规律，借鉴纸质文件的管理经验，有利于电子文件的管理。
　　（三）电子文件的 保存。电子文件的保存存在两个方面的问题，一个是由于前期对于电子文件的搜集缺乏系统性，造成电子文件的流失，另一个是由于电子文件自身的特点造成的已经形成的电子文件安全性存在隐患。对于第一个问题，只能在事后进行补救，在以后的电子文件管理中避免类似情况的出现，本文分析第二个问题。已经形成的电子文件的保存要考虑的是安全问题，包括存储设备的安全性和网络的安全性。（1）存储设备的安全性。电子文件的保存情况受到存储设备的稳定性和使用寿命的影响。存储设备有以下几种：第一，利用电能方式储存信息的装置如：各式内存，如各式随机存取存储器（RAM）、只读存储器（ROM）等；第二，利用磁能方式储存信息的装置如：硬盘、软碟、磁带、磁芯内存、磁泡存储器；第三，利用光学方式储存信息的装置如：CD或DVD；第四，利用磁光方式储存信息的装置如：MO（磁光碟）；第五，利用其他实体物如纸卡、纸带等储存信息的装置如：打孔卡、打孔带等。在电子文件管理当中，主要应用的是利用磁能方式和光学方式储存信息的装置。在对电子文件的保存中，要充分利用信息技术发展的成果，及时更新电子文件的存储设备，对于电子文件要定期进行备份，特别重要的电子文件要有相应的纸质文件。同时加强对存储设备的管理，存储设备要有专门的地方进行存放，专人进行设备维护，为电子文件的保存创造一个独立良好的环境。（2）网络的安全性。随着因特网的普及，人们对于网络的依赖性日益增强，利用网络进行电子文件管理是未来的一个趋势，网络的安全性主要指已经上网的电子文件会不会遭到黑客的恶意篡改，保证网络上的文件只能被有访问权限的人看到。保证网络的安全性就是做好网站的维护工作，做好方可的身份验证，通过各种加密手段保证电子文件的安全性。
　　参考文献:
　　[1]张大伟.电子文件档案化管理的新思维.图书情报知识.2007.4